03Essenszuschuss: Die beliebteste Variante
Der arbeitgeberfinanzierte Essenszuschuss ist eines der attraktivsten Benefits, weil beide Seiten sparen:
Berechnung am Beispiel Mittagessen
| Position | Betrag |
|---|
| Restaurantpreis | 12,00 EUR |
| Arbeitgeberzuschuss | 7,87 EUR |
| Eigenanteil Arbeitnehmer | 4,13 EUR (= Sachbezugswert) |
| Geldwerter Vorteil | 0 EUR |
- Position
- Restaurantpreis
- Betrag
- 12,00 EUR
- Position
- Arbeitgeberzuschuss
- Betrag
- 7,87 EUR
- Position
- Eigenanteil Arbeitnehmer
- Betrag
- 4,13 EUR (= Sachbezugswert)
- Position
- Geldwerter Vorteil
- Betrag
- 0 EUR
Zahlt der Arbeitnehmer mindestens den Sachbezugswert, entsteht kein geldwerter Vorteil. Der Arbeitgeberzuschuss von 7,87 EUR ist für den Arbeitnehmer vollständig steuerfrei.
Pauschalversteuerung nach §40 Abs. 2 EStG
Alternativ kann der Arbeitgeber den Sachbezugswert mit 25% pauschal versteuern:
| Position | Betrag |
|---|
| Sachbezugswert Mittagessen | 4,13 EUR |
| Pauschalsteuer Arbeitgeber (25%) | 1,03 EUR |
| Kosten Arbeitgeber pro Mahlzeit | 5,16 EUR |
| Kosten Arbeitnehmer | 0 EUR |
- Position
- Sachbezugswert Mittagessen
Bei 20 Arbeitstagen = 103,20 EUR/Monat für den Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer erhält ein steuerfreies Mittagessen im Wert von 12+ EUR – ein hochattraktives Benefit.
04Sachbezugswert Unterkunft: Was Arbeitgeber wissen müssen
Besonders relevant ist der Sachbezugswert für Unterkunft in Branchen wie dem Facility Management, dem Gastgewerbe und der Landwirtschaft, wo Arbeitgeber häufig Personalunterkünfte stellen.
Berechnung des geldwerten Vorteils
| Szenario | Sachbezugswert | Miete AN | Geldwerter Vorteil |
|---|
| Freie Unterkunft | 278 EUR | 0 EUR | 278 EUR |
| Ermäßigte Unterkunft | 278 EUR | 150 EUR | 128 EUR |
|
Wichtig: Der Sachbezugswert gilt auch dann, wenn die ortsübliche Miete höher wäre. Das macht Personalunterkünfte steuerlich besonders attraktiv: Der Arbeitnehmer zahlt nur den Sachbezugswert als Miete, und der Arbeitgeber kann die tatsächlichen Kosten als Betriebsausgabe absetzen.
Abschläge bei minderer Qualität
Entspricht die Unterkunft nicht dem normalen Standard, können Abschläge vorgenommen werden:
- Keine Küche/Kochnische: -20%
- Kein Bad/WC in der Unterkunft: -10%
- Gemeinschaftliche Nutzung von Bad/WC: -5%
- Keine Heizung/mangelhafter Zustand: -15%
05Auswirkungen auf Sozialversicherung und Minijob
Sachbezüge zählen zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt in der Sozialversicherung. Das hat besonders für Minijobber gravierende Auswirkungen:
Beispiel Minijob mit Kantinenessen
| Position | Betrag |
|---|
| Barvergütung | 480 EUR |
| Sachbezug Mittagessen (20 Tage × 4,13 EUR) | 82,60 EUR |
| Gesamtentgelt | 562,60 EUR |
| 538-EUR-Grenze | Überschritten! |
Ergebnis: Der Minijob wird sozialversicherungspflichtig. Viele Arbeitgeber übersehen diese Rechnung – mit teuren Nachforderungen bei der Betriebsprüfung.
0650-EUR-Sachbezugsfreigrenze
Neben den Sachbezugswerten für Mahlzeiten und Unterkunft gibt es die allgemeine Sachbezugsfreigrenze nach §8 Abs. 2 Satz 11 EStG:
- Freigrenze 2026: 50 EUR pro Monat
- Gilt für alle Sachbezüge zusammen (Tankgutscheine, Warengutscheine, Fitnessstudio etc.)
- Freigrenze, nicht Freibetrag: Wird die Grenze um auch nur 1 Cent überschritten, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig
- Mahlzeiten und Unterkunft fallen nicht unter diese Freigrenze (eigene Bewertungsregeln)
07So rechnet CERTISCAN Sachbezüge korrekt ab
Das CERTISCAN People-Modul und die Lohnabrechnung berücksichtigen Sachbezugswerte automatisch:
- Mahlzeiten-Tracking: Welcher Mitarbeiter hat an welchen Tagen eine bezuschusste Mahlzeit erhalten?
- Automatische Bewertung: Sachbezugswert wird pro Mahlzeit korrekt berechnet
- Minijob-Warnung: System warnt, wenn Sachbezüge die 538-EUR-Grenze gefährden
- Unterkunft-Verwaltung: Monatlicher Sachbezugswert für Personalunterkünfte
- [DATEV-Export](/blog/datev-export-zeiterfassung-steuerberater): Sachbezüge werden korrekt als Lohnart exportiert
- Jahresvergleich: Dashboard zeigt Sachbezugswerte im Jahresvergleich
08Abgrenzung: Sachbezug vs. Geld
Eine wichtige steuerliche Unterscheidung: Ein Sachbezug liegt nur vor, wenn der Arbeitgeber eine konkrete Sach- oder Dienstleistung gewährt. Geldzahlungen – auch wenn sie zweckgebunden sind – gelten als Barlohn und unterliegen nicht den Sachbezugswerten. Die Übergabe eines Essensgutscheins ist ein Sachbezug, die Erstattung einer Restaurantrechnung ist Barlohn. Diese Unterscheidung hat seit dem BFH-Urteil von 2020 erheblich an Bedeutung gewonnen. Digitale Essensmarken über spezialisierte Apps werden als Sachbezug anerkannt, wenn der Arbeitnehmer nur bei bestimmten Akzeptanzstellen einlösen kann und das Guthaben nicht frei auszahlbar ist.
09Gestaltungstipps für Arbeitgeber
Essenszuschuss optimal einsetzen
| Variante | Kosten AG/Monat | Vorteil AN/Monat | Empfehlung |
|---|
| Zuschuss bis Sachbezug | 0 EUR (AN zahlt 4,13 EUR) | Vergünstigt | Basis |
| Zuschuss + Pauschalsteuer | 103,20 EUR (25% pauschal) | Kostenlos essen | Empfohlen |
|
Unterkunft für internationale Mitarbeiter
Gerade im Facility Management beschäftigen viele Unternehmen internationale Mitarbeiter. CERTISCAN unterstützt die Verwaltung von Personalunterkünften in 12 Sprachen – inklusive korrekter Sachbezugsberechnung.
10Häufige Fehler bei der Sachbezugsabrechnung
| Fehler | Konsequenz | Lösung |
|---|
| Sachbezüge nicht als Entgelt gemeldet | Nachforderung Sozialversicherung | CERTISCAN automatische Berechnung |
| Minijob-Grenze übersehen | Nachversicherung + Säumniszuschläge | Sachbezug-Warnung im System |
| Falscher Sachbezugswert (Vorjahr) | Differenznachzahlung | Jährliches Update in CERTISCAN |
|
11Fazit: Sachbezüge als Win-Win nutzen
Sachbezüge sind ein mächtiges Instrument der Vergütungsgestaltung. Richtig eingesetzt, profitieren Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen. Mit CERTISCAN behalten Sie den Überblick über alle Sachbezüge und vermeiden teure Fehler bei der Lohnabrechnung.
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