EU-Entgelttransparenzrichtlinie: Neue Pflichten für Arbeitgeber (Auskunft, Berichtspflicht, Gender Pay Gap)
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU) 2023/970 muss bis zum 7. Juni 2026 in deutsches Recht umgesetzt werden und bringt für Arbeitgeber ein individuelles Auskunftsrecht, eine gestaffelte Berichtspflicht ab 100 Beschäftigten und Konsequenzen bei einem Gender Pay Gap von 5 % oder mehr. Dieser Leitfaden erklärt, welche Pflichten wann greifen und wie Sie sich als Betrieb rechtzeitig vorbereiten.
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie – offiziell Richtlinie (EU) 2023/970 vom 10. Mai 2023 – verpflichtet Arbeitgeber dazu, Entgelte transparent zu machen und ein Lohngefälle zwischen Frauen und Männern aktiv zu erkennen und zu beseitigen. Sie setzt den Grundsatz "gleiches Entgelt für gleiche oder gleichwertige Arbeit" (Art. 157 AEUV) mit konkreten, durchsetzbaren Pflichten um.
Neu ist der Ansatz: Bisher mussten sich Beschäftigte im Verdachtsfall selbst um Informationen bemühen. Künftig muss der Arbeitgeber Transparenz von sich aus herstellen – durch Auskunftsrechte, Berichte und ein verbindliches Verfahren, sobald ein Lohngefälle sichtbar wird. Die Richtlinie gilt für alle Arbeitgeber im privaten und öffentlichen Sektor – das individuelle Auskunftsrecht ist dabei unabhängig von der Betriebsgröße, nur die Berichtspflichten sind an Schwellenwerte gekoppelt.
Die vier Kernpflichten auf einen Blick
Auskunftsrecht: Jede beschäftigte Person kann Auskunft über das eigene Entgelt und die durchschnittlichen Entgelthöhen – nach Geschlecht – für gleiche oder gleichwertige Arbeit verlangen.
Berichtspflicht: Ab 100 Beschäftigten muss über das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle berichtet werden – gestaffelt nach Größe.
Keine Rechtsberatung – Angaben ohne Gewähr. Beträge, Fristen und Schwellen können sich ändern; im Zweifel Fachperson hinzuziehen.
Häufige Fragen
Ab wann gilt die EU-Entgelttransparenzrichtlinie?
Die Richtlinie (EU) 2023/970 muss bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umgesetzt werden. Ab diesem Stichtag greifen die neuen Pflichten – das individuelle Auskunftsrecht, das Verschwiegenheitsverbot und die Transparenz vor der Einstellung. Die Berichtspflicht folgt gestaffelt mit ersten Terminen 2027 bzw. 2031.
Gilt das Auskunftsrecht auch für kleine Betriebe?
Ja. Das individuelle Auskunftsrecht über das eigene und das durchschnittliche geschlechtsspezifische Entgeltniveau für gleiche oder gleichwertige Arbeit gilt unabhängig von der Betriebsgröße. Nur die regelmäßige Berichtspflicht ist an Schwellenwerte (ab 100 Beschäftigte) gekoppelt.
Ab welcher Mitarbeiterzahl gilt die Berichtspflicht?
Ab 250 Beschäftigten muss erstmals bis zum 7. Juni 2027 und danach jährlich berichtet werden. Bei 150–249 Beschäftigten gilt der 7. Juni 2027 und danach ein Drei-Jahres-Turnus, bei 100–149 Beschäftigten der 7. Juni 2031 und ebenfalls alle drei Jahre. Unter 100 Beschäftigten besteht keine Berichtspflicht.
Was passiert bei einem Gender Pay Gap über 5 %?
Zeigt der Bericht in einer Gruppe mit gleichwertiger Arbeit ein Entgeltgefälle von mindestens 5 %, das nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien gerechtfertigt und nicht binnen sechs Monaten behoben ist, muss der Arbeitgeber gemeinsam mit den Arbeitnehmervertretungen eine Entgeltbewertung durchführen und Abhilfemaßnahmen festlegen.
Darf ich Bewerber noch nach dem bisherigen Gehalt fragen?
Nein. Nach der Richtlinie ist die Frage nach der Vergütung aus früheren Arbeitsverhältnissen im Bewerbungsprozess unzulässig. Zugleich muss das Einstiegsentgelt oder dessen Spanne den Bewerbenden vorab bekannt sein – in der Ausschreibung oder spätestens vor dem Vorstellungsgespräch.
Was bedeutet die Beweislastumkehr konkret?
Klagt eine beschäftigte Person wegen Entgeltdiskriminierung, muss der Arbeitgeber nachweisen, dass keine Diskriminierung vorliegt. Hat er seine Transparenzpflichten verletzt, verschiebt sich die Beweislast zusätzlich zu seinen Lasten. Ohne nachvollziehbar dokumentierte, geschlechtsneutrale Vergütungskriterien ist dieser Nachweis schwer zu führen.
Gilt in Deutschland schon ein Umsetzungsgesetz?
Deutschland hat seit 2017 das Entgelttransparenzgesetz, das die neuen EU-Vorgaben aber nur teilweise abdeckt. Für die vollständige Umsetzung ist ein novelliertes oder neues Gesetz nötig; ein deutsches Umsetzungsgesetz lag zum Redaktionsschluss noch nicht vor (eine Expertenkommission hat im Oktober 2025 Empfehlungen vorgelegt), sodass Schwellen und Sanktionen im nationalen Recht noch offen sind. Unabhängig davon läuft die EU-Umsetzungsfrist am 7. Juni 2026 ab.
Ab einem ungerechtfertigten Gefälle von 5 % greift ein verpflichtendes Korrekturverfahren.
Transparenz vor der Einstellung: Gehaltsspannen müssen offengelegt, die Frage nach der Gehaltshistorie ist untersagt.
Für Betriebe bedeutet das: Entgeltstrukturen, die bisher "Verhandlungssache" oder historisch gewachsen waren, müssen künftig auf objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien beruhen und erklärbar sein.
Umsetzungsfrist 7. Juni 2026 – und der Stand in Deutschland
Die Mitgliedstaaten müssen die Richtlinie bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umsetzen. Ab diesem Zeitpunkt gelten die neuen Regeln – unabhängig davon, ob Deutschland rechtzeitig ein eigenes Umsetzungsgesetz verabschiedet hat.
Deutschland hat bereits das Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) aus dem Jahr 2017. Dessen individueller Auskunftsanspruch greift bisher aber erst in Betrieben mit in der Regel mehr als 200 Beschäftigten und deckt die neuen EU-Pflichten (Berichtsstaffelung, 5 %-Verfahren, Beweislastumkehr, Transparenz vor der Einstellung) nur teilweise ab. Für die Umsetzung der Richtlinie ist deshalb ein neues bzw. novelliertes Gesetz erforderlich. Ein deutsches Umsetzungsgesetz lag zum Redaktionsschluss noch nicht vor; eine Expertenkommission hat im Oktober 2025 Empfehlungen dazu vorgelegt. Die genaue Ausgestaltung von Schwellen und Sanktionen im nationalen Recht steht damit noch nicht fest.
Wichtig für die Praxis: Auf ein fertiges nationales Gesetz zu warten, ist keine gute Strategie. Die Vorbereitung – saubere Entgeltdaten, definierte Arbeitnehmergruppen, geschlechtsneutrale Bewertungskriterien – braucht Monate. Wer erst 2026 beginnt, gerät unter Zeitdruck, sobald das Auskunftsrecht in Anspruch genommen wird.
Das individuelle Auskunftsrecht (Art. 7)
Beschäftigte erhalten das Recht, schriftlich Auskunft über ihr individuelles Entgeltniveau und über die durchschnittlichen Entgeltniveaus – aufgeschlüsselt nach Geschlecht – für die Gruppe von Beschäftigten zu verlangen, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten. Der Arbeitgeber muss diese Information innerhalb einer angemessenen Frist bereitstellen — die Richtlinie nennt hierfür spätestens zwei Monate nach dem Antrag (Art. 7 Abs. 4); die genaue Ausgestaltung im deutschen Recht bleibt abzuwarten.
Zusätzlich gilt eine proaktive Informationspflicht: Arbeitgeber müssen ihre Beschäftigten einmal jährlich darüber informieren, dass dieses Auskunftsrecht besteht und wie es ausgeübt werden kann. Die Auskunft darf nicht an Bedingungen geknüpft oder mit Nachteilen verbunden werden – ein Benachteiligungsverbot schützt Beschäftigte, die ihr Recht wahrnehmen.
Was der Arbeitgeber dafür braucht
Um Auskunftsanfragen fristgerecht und korrekt beantworten zu können, müssen zwei Dinge vorliegen:
Eine belastbare Zuordnung, welche Stellen "gleiche oder gleichwertige Arbeit" darstellen – bewertet nach objektiven Kriterien wie Qualifikation, Anforderungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen (Art. 4).
Entgeltdaten in einer Form, aus der sich Durchschnittswerte nach Geschlecht je Gruppe berechnen lassen – inklusive variabler Bestandteile wie Zuschlägen, Boni und Sachleistungen.
Wer diese Datengrundlage nicht hat, kann Anfragen nicht rechtssicher beantworten. Ein strukturierter Blick auf die eigene Gehaltsstruktur – etwa mit einem Gehaltsvergleich als erstem Anhaltspunkt – hilft, Handlungsbedarf früh zu erkennen.
Berichtspflicht: Staffelung und Termine (Art. 9)
Ab 100 Beschäftigten müssen Arbeitgeber regelmäßig über das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle berichten – der erste Bericht und der Turnus hängen von der Betriebsgröße ab.
Betriebsgröße
Erster Bericht spätestens
Danach
250 oder mehr Beschäftigte
7. Juni 2027
jährlich
150–249 Beschäftigte
7. Juni 2027
alle 3 Jahre
100–149 Beschäftigte
7. Juni 2031
alle 3 Jahre
weniger als 100 Beschäftigte
keine Berichtspflicht
freiwillige Meldung möglich
Betriebsgröße
250 oder mehr Beschäftigte
Erster Bericht spätestens
7. Juni 2027
Danach
jährlich
Betriebsgröße
150–249 Beschäftigte
Erster Bericht spätestens
7. Juni 2027
Danach
alle 3 Jahre
Betriebsgröße
100–149 Beschäftigte
Erster Bericht spätestens
7. Juni 2031
Danach
alle 3 Jahre
Betriebsgröße
weniger als 100 Beschäftigte
Erster Bericht spätestens
Was der Bericht enthält
Der Entgeltbericht umfasst unter anderem:
das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle im Gesamtbetrieb,
das Gefälle bei den variablen bzw. ergänzenden Entgeltbestandteilen,
den Anteil von Frauen und Männern in den vier Entgeltquartilen,
das Gefälle je Gruppe von Beschäftigten mit gleicher oder gleichwertiger Arbeit.
Die aggregierten Daten werden einer nationalen Überwachungsstelle gemeldet und den Beschäftigten sowie ihren Vertretungen zugänglich gemacht. Die genaue Meldestelle und das Meldeverfahren legt der nationale Gesetzgeber fest. Der Aufwand ist erheblich – die Datenbasis dafür sollte lange vor dem ersten Stichtag stehen.
Die 5 %-Schwelle und die gemeinsame Entgeltbewertung (Art. 10)
Zeigt ein Entgeltbericht in einer Gruppe von Beschäftigten mit gleichwertiger Arbeit ein Entgeltgefälle von mindestens 5 %, das der Arbeitgeber nicht mit objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien rechtfertigen und nicht innerhalb von sechs Monaten beheben kann, muss eine gemeinsame Entgeltbewertung durchgeführt werden.
Diese Bewertung erfolgt in Zusammenarbeit mit den Arbeitnehmervertretungen und umfasst insbesondere:
eine Analyse des Anteils von Frauen und Männern in jeder Beschäftigtengruppe,
die durchschnittlichen Entgelthöhen und die Entgeltbestandteile je Gruppe,
die Gründe für das festgestellte Gefälle und – sofern nicht sachlich gerechtfertigt – konkrete Abhilfemaßnahmen mit Umsetzungsfristen.
Der entscheidende Hebel ist die Bewertungsgrundlage: Entgeltunterschiede sind nur zulässig, wenn sie auf objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien beruhen (Qualifikation, Belastung, Verantwortung, Arbeitsbedingungen). "Der Kollege hat besser verhandelt" oder "das ist historisch so gewachsen" sind keine tragfähigen Begründungen mehr. Wer seine Vergütungslogik nicht nachvollziehbar dokumentieren kann, riskiert das verpflichtende Korrekturverfahren – und im Streitfall eine ungünstige Beweislage.
Verschwiegenheitsverbot, Transparenz vor der Einstellung & Beweislastumkehr
Neben Auskunft und Bericht bringt die Richtlinie weitere Pflichten, die den Arbeitsalltag unmittelbar berühren:
Transparenz schon vor der Einstellung (Art. 5)
Bewerberinnen und Bewerber müssen das Einstiegsentgelt oder dessen Spanne kennen – entweder in der Stellenausschreibung oder spätestens vor dem Vorstellungsgespräch. Zugleich darf der Arbeitgeber nicht mehr nach der bisherigen Vergütung fragen. Das verhindert, dass ein niedrigeres Gehalt aus der Vergangenheit fortgeschrieben wird.
Verbot von Verschwiegenheitsklauseln (Art. 7 Abs. 5)
Arbeitgeber dürfen Beschäftigten nicht verbieten, ihr eigenes Entgelt offenzulegen. Vertragsklauseln, die "über das Gehalt spricht man nicht" festschreiben, werden unwirksam. Bestehende Arbeitsverträge und Vorlagen sollten daraufhin geprüft werden.
Beweislastumkehr (Art. 18)
Klagt eine beschäftigte Person wegen Entgeltdiskriminierung, muss der Arbeitgeber beweisen, dass keine Diskriminierung vorliegt – nicht umgekehrt. Hat der Arbeitgeber seine Transparenzpflichten verletzt, verschärft sich diese Beweislast zu seinen Lasten zusätzlich. Kombiniert mit Ansprüchen auf Nachzahlung und Entschädigung (Art. 16) entsteht ein spürbares finanzielles Risiko.
Sanktionen
Die Mitgliedstaaten müssen "wirksame, verhältnismäßige und abschreckende" Sanktionen vorsehen (Art. 23), einschließlich Geldbußen. Die konkrete Bußgeldhöhe für Deutschland steht noch nicht fest — sie wird der deutsche Gesetzgeber im Umsetzungsgesetz festlegen.
Was Arbeitgeber jetzt tun sollten – Vorbereitungs-Checkliste
Die Umsetzung ist vor allem eine Datenaufgabe. Diese Schritte bringen Betriebe rechtzeitig in Position:
Entgeltstruktur erheben: Alle Vergütungsbestandteile pro Person erfassen – Grundgehalt, Zuschläge, Boni, Sachbezüge – geschlechtsdifferenziert auswertbar.
Arbeitnehmergruppen bilden: Stellen nach "gleicher oder gleichwertiger Arbeit" zuordnen, anhand objektiver Kriterien (Qualifikation, Anforderungen, Verantwortung, Arbeitsbedingungen).
Bewertungskriterien dokumentieren: Festlegen und schriftlich begründen, wovon die Höhe des Entgelts abhängt – geschlechtsneutral und nachvollziehbar.
Gefälle analysieren: Je Gruppe das Entgeltgefälle berechnen und prüfen, ob es die 5 %-Schwelle erreicht und ob es sachlich gerechtfertigt ist.
Auskunftsprozess aufsetzen: Zuständigkeit, Vorlage und Frist definieren, damit Anfragen fristgerecht beantwortet werden.
Verträge & Recruiting anpassen: Verschwiegenheitsklauseln streichen, Stellenanzeigen um Gehaltsspannen ergänzen, die Frage nach der Gehaltshistorie aus dem Bewerbungsprozess entfernen.
Datenpflege verstetigen: Die Analyse ist keine Einmalaufgabe – die Datenbasis muss dauerhaft aktuell bleiben.
Für die laufende Erfassung und Auswertung strukturierter Entgelt- und Personaldaten lässt sich dieser Prozess systemgestützt abbilden – etwa über das Modul Entgelttransparenz, das Arbeitnehmergruppen, Entgeltbestandteile und Kennzahlen zusammenführt. Ein erster grober Selbstcheck gelingt bereits mit dem Gehaltsvergleich-Rechner. Entscheidend bleibt der frühe Start: Wer die Datengrundlage jetzt schafft, beantwortet Auskunftsanfragen souverän und geht Berichten und dem 5 %-Verfahren gelassen entgegen.
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Die 5 %-Schwelle und die gemeinsame Entgeltbewertung (Art. 10)