E-Rechnung empfangen: Was seit dem 1. Januar 2025 für ALLE Unternehmen Pflicht ist
Die Ausstellungspflicht kommt erst ab 2027 gestaffelt — die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen, gilt im B2B jedoch schon seit dem 1. Januar 2025. Was Sie jetzt können müssen und wie Sie es ohne Aufwand umsetzen.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen strukturierte E-Rechnungen von anderen Unternehmen (B2B) empfangen und verarbeiten können. Anders als die Ausstellungspflicht — die erst ab 2027 gestaffelt greift — gilt die Empfangspflicht seit dem ersten Tag ohne Übergangsfrist und ohne Umsatzgrenze. Das betrifft auch Handwerksbetriebe, kleine Dienstleister und Kleinunternehmer.
Wer ist betroffen? Alle im Inland ansässigen Unternehmen mit B2B-Umsätzen — vom Ein-Personen-Betrieb bis zum Konzern.
Was muss ich können? Eine E-Rechnung entgegennehmen (ein E-Mail-Postfach genügt formal), ihren strukturierten Inhalt lesen und sie GoBD-konform, revisionssicher archivieren.
Brauche ich die Zustimmung des Absenders? Nein. Für den Empfang einer E-Rechnung ist keine Zustimmung mehr nötig — der Rechnungssteller darf sie Ihnen einfach schicken.
Was ist eine E-Rechnung überhaupt? Ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach EN 16931 (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) — kein einfaches PDF-Bild.
Keine Rechtsberatung – Angaben ohne Gewähr. Beträge, Fristen und Schwellen können sich ändern; im Zweifel Fachperson hinzuziehen.
Häufige Fragen
Seit wann muss ich E-Rechnungen empfangen können?
Seit dem 1. Januar 2025. Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze entgegennehmen und verarbeiten können — ohne Übergangsfrist und ohne Umsatzgrenze. Das betrifft auch Handwerksbetriebe, kleine Dienstleister und Kleinunternehmer.
Reicht ein E-Mail-Postfach, um E-Rechnungen zu empfangen?
Für die reine Entgegennahme genügt formal ein E-Mail-Postfach. Damit ist es aber nicht getan: Sie müssen den strukturierten Inhalt lesen und prüfen können und die Rechnung GoBD-konform, revisionssicher im Originalformat aufbewahren. Ein einfacher E-Mail-Ordner erfüllt die Archivierungspflicht in der Regel nicht.
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein reines PDF-Bild gilt umsatzsteuerlich als „sonstige Rechnung", nicht als E-Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach EN 16931 — in Deutschland typischerweise XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (Hybrid aus PDF und eingebettetem XML).
Muss ich der E-Rechnung zustimmen?
Für den Empfang einer E-Rechnung im B2B ist keine Zustimmung mehr erforderlich. Ein Lieferant darf Ihnen seit 2025 eine E-Rechnung senden, und sie gilt als ordnungsgemäß zugestellt — auch wenn Sie technisch noch nicht vorbereitet sind. Nur für Papier/PDF während der Übergangszeit spielt Zustimmung noch eine Rolle.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Für Buchungsbelege — dazu zählen Rechnungen — gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren (zuvor 10 Jahre, verkürzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz, § 147 Abs. 3 AO). Aufzubewahren ist das strukturierte Originalformat, nicht ein Ausdruck.
Gelten die Fristen 2027 und 2028 auch für den Empfang?
Nein. Die gestaffelten Fristen (ab 2027 für Unternehmen über 800.000 EUR Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle) betreffen ausschließlich das Ausstellen von E-Rechnungen. Die Pflicht zu empfangen gilt bereits seit dem 1. Januar 2025.
Wie prüfe ich, ob eine eingegangene Datei eine gültige E-Rechnung ist?
Mit einem Validierungswerkzeug, das den Datensatz gegen die Norm EN 16931 prüft. Der E-Rechnungs-Validator von CERTISCAN zeigt Ihnen, ob eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei formal korrekt ist und wo Fehler liegen — bevor Sie sie buchen und den Vorsteuerabzug riskieren.
Die gute Nachricht: Empfangsbereitschaft herzustellen ist mit wenig Aufwand möglich. Dieser Leitfaden erklärt Schritt für Schritt, was das Gesetz verlangt und wie Sie es sauber umsetzen.
Was seit dem 1. Januar 2025 gilt
Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz (verkündet März 2024), das den § 14 UStG neu gefasst hat. Kernpunkt für den Empfang:
Ab dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze zu empfangen.
Das ist eine Bringschuld auf der Empfängerseite: Sie können nicht mehr verlangen, weiterhin ausschließlich Papier oder PDF zu erhalten. Schickt Ihnen ein Lieferant ab 2025 eine E-Rechnung, gilt sie als ordnungsgemäß zugestellt — auch dann, wenn Sie technisch (noch) nicht darauf vorbereitet sind. Der Vorsteuerabzug hängt an der ordnungsgemäßen Rechnung; wer nicht empfangen kann, riskiert Verzögerungen und Nachfragen.
Wichtige Klarstellungen
Keine Übergangsfrist beim Empfang. Die vielzitierten Übergangsfristen (2026, 2027) betreffen ausschließlich das Ausstellen — nicht das Empfangen.
Keine Umsatzgrenze. Auch Kleinstbetriebe und Kleinunternehmer (§ 19 UStG) müssen empfangen können, obwohl sie von der Ausstellungspflicht befreit sind (die Befreiung vom Ausstellen einer E-Rechnung wurde durch das Jahressteuergesetz 2024 geregelt).
Nur inländische B2B-Umsätze. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sowie bestimmte Ausnahmen (siehe unten) sind nicht erfasst.
Was eine E-Rechnung ist — und was nicht
Der häufigste Irrtum: „Wir schicken doch längst PDFs per E-Mail, wir sind digital." Aus umsatzsteuerlicher Sicht ist ein PDF keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung". Entscheidend ist die strukturierte, maschinenlesbare Form.
Format
E-Rechnung im Sinne des Gesetzes?
Kurz erklärt
XRechnung
Ja
Reines XML nach EN 16931. Standard im öffentlichen Auftragswesen.
ZUGFeRD (ab Profil EN 16931)
Ja
Hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Für Menschen und Maschinen lesbar. (Profile MINIMUM/BASIC-WL reichen als vollständige E-Rechnung nicht aus.)
PDF (nur Bild)
Nein
Gilt als „sonstige Rechnung" — kein strukturierter Datensatz.
Papier
Nein
Klassische Rechnung.
Foto / Scan
Nein
Nicht strukturiert, nicht maschinell auswertbar.
Format
XRechnung
E-Rechnung im Sinne des Gesetzes?
Ja
Kurz erklärt
Reines XML nach EN 16931. Standard im öffentlichen Auftragswesen.
Format
ZUGFeRD (ab Profil EN 16931)
E-Rechnung im Sinne des Gesetzes?
Ja
Kurz erklärt
Hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Für Menschen und Maschinen lesbar. (Profile MINIMUM/BASIC-WL reichen als vollständige E-Rechnung nicht aus.)
Format
PDF (nur Bild)
E-Rechnung im Sinne des Gesetzes?
Nein
Kurz erklärt
Gilt als „sonstige Rechnung" — kein strukturierter Datensatz.
Format
Papier
E-Rechnung im Sinne des Gesetzes?
Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland erfüllen das insbesondere XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1 in den konformen Profilen). Ob eine eingegangene Datei diese Vorgaben tatsächlich erfüllt, lässt sich mit einem Prüfwerkzeug testen — etwa mit unserem E-Rechnungs-Validator.
Was „empfangen können" konkret bedeutet
Das Bundesfinanzministerium hat klargestellt: Für den reinen Empfang genügt formal ein E-Mail-Postfach. Sie müssen also keine teure Spezialsoftware kaufen, nur um eine E-Rechnung entgegenzunehmen. Damit endet die Pflicht aber nicht — sie fängt dort erst an.
Empfang ist mehr als „E-Mail auf"
„Empfangen können" umfasst in der Praxis drei Fähigkeiten:
Entgegennehmen: Ein definierter Eingangskanal, den Ihre Geschäftspartner kennen (z. B. rechnung@ihrefirma.de). Ein persönliches Postfach eines Mitarbeiters, der im Urlaub ist, ist riskant.
Auslesen und prüfen: Den strukturierten Inhalt (XML) sichtbar und prüfbar machen — inhaltlich (stimmt der Betrag, die Leistung?) und rechnerisch. Bei XRechnung brauchen Sie dafür einen Viewer oder eine Buchhaltung, die das Format darstellt.
Weiterverarbeiten: Idealerweise fließt der Datensatz direkt in die Buchhaltung/Freigabe, ohne dass jemand Zahlen abtippt. Das ist der eigentliche Effizienzgewinn der E-Rechnung.
Wer nur das PDF eines ZUGFeRD-Dokuments ansieht und den eingebetteten XML-Teil ignoriert, verschenkt genau diesen Vorteil — und übersieht im Zweifel, dass bei ZUGFeRD der strukturierte XML-Teil rechtlich maßgeblich ist, falls PDF-Bild und Daten voneinander abweichen.
GoBD-konforme Verarbeitung und Archivierung
Ein E-Mail-Postfach reicht zum Entgegennehmen — nicht zum Aufbewahren. E-Rechnungen sind aufbewahrungspflichtige Dokumente und unterliegen den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern … in elektronischer Form).
Was die GoBD verlangen
Originalformat erhalten: Die E-Rechnung muss im strukturierten Originalformat (das XML) aufbewahrt werden — nicht nur als ausgedrucktes oder erneut in PDF umgewandeltes Abbild.
Unveränderbarkeit / Revisionssicherheit: Der Datensatz darf nach Eingang nicht mehr unbemerkt verändert werden können. Ein E-Mail-Ordner, in dem man Mails löschen und verschieben kann, erfüllt das in der Regel nicht.
Maschinelle Auswertbarkeit: Die Finanzverwaltung muss bei einer Prüfung auf die Daten zugreifen und sie auswerten können.
Nachvollziehbarkeit: Der Weg von der eingegangenen Rechnung bis zur Buchung muss dokumentiert und lückenlos nachvollziehbar sein (Verfahrensdokumentation).
Aufbewahrungsfrist: Für Buchungsbelege — dazu zählen Rechnungen — gilt seit 2025 eine Frist von 8 Jahren (durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zuvor 10 Jahren verkürzt, § 147 Abs. 3 AO). Zu beachten sind Übergangs- und Sonderfälle: Die verkürzte Frist gilt für Belege, deren zehnjährige Frist Ende 2024 noch nicht abgelaufen war; für bestimmte Finanzunternehmen (Banken, Versicherer, Wertpapierinstitute) bleibt es bei 10 Jahren. Wichtig: Der Ausdruck einer E-Rechnung ersetzt die Aufbewahrung des strukturierten Originals nicht.
In der Praxis heißt das: Sie brauchen einen Prozess oder ein System, das die eingehende E-Rechnung automatisch im Originalformat ablegt, gegen Veränderung schützt und auffindbar hält. Genau das übernimmt das E-Rechnungs-Modul von CERTISCAN — vom Eingang über die Prüfung bis zur revisionssicheren Archivierung.
Abgrenzung: die gestaffelte Ausstellungspflicht 2027 / 2028
Damit keine Verwirrung entsteht — hier die klare Trennung. Empfangen müssen alle seit 2025. Ausstellen müssen Unternehmen erst später und in Stufen. Bis dahin gelten Übergangsregelungen, in denen Papier oder (mit Zustimmung des Empfängers) PDF weiter erlaubt sind.
Zeitpunkt
Was gilt
seit 01.01.2025
Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
2025–2026 (Übergang)
Ausstellen weiter als Papier oder — mit Zustimmung — als PDF/sonstige elektronische Rechnung zulässig.
ab 01.01.2027
Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz (2026) müssen E-Rechnungen ausstellen.
ab 01.01.2028
Alle übrigen inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen (auch EDI-Verfahren müssen dann EN-16931-konform sein).
Zeitpunkt
seit 01.01.2025
Was gilt
Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
Zeitpunkt
2025–2026 (Übergang)
Was gilt
Ausstellen weiter als Papier oder — mit Zustimmung — als PDF/sonstige elektronische Rechnung zulässig.
Zeitpunkt
ab 01.01.2027
Was gilt
Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz (2026) müssen E-Rechnungen ausstellen.
Zeitpunkt
ab 01.01.2028
Was gilt
Alle übrigen inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen (auch EDI-Verfahren müssen dann EN-16931-konform sein).
Ausnahmen von der E-Rechnung
Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR und Fahrausweise dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
B2C-Rechnungen (an Privatpersonen) sind nicht erfasst.
Kleinunternehmer (§ 19 UStG) sind vom Ausstellen befreit — müssen aber empfangen können.
In 5 Schritten empfangsbereit — die KMU-Checkliste
So werden Sie ohne großes Projekt rechtssicher empfangsbereit:
Zentrales Rechnungs-Postfach einrichten. Legen Sie eine feste Adresse an (z. B. rechnung@ihrefirma.de) und kommunizieren Sie sie an Lieferanten und Kunden. So landet keine E-Rechnung im persönlichen Postfach eines Einzelnen.
Formate lesbar machen. Stellen Sie sicher, dass Sie XRechnung (XML) und ZUGFeRD darstellen und prüfen können — über Ihre Buchhaltung, einen Viewer oder eine Plattform.
GoBD-konforme Archivierung sicherstellen. Die strukturierten Originaldaten müssen unveränderbar und auffindbar 8 Jahre gespeichert werden — nicht als loser E-Mail-Ordner.
Prüf- und Freigabeprozess festlegen. Wer prüft sachlich, wer gibt frei, wie kommt die Rechnung in die Buchhaltung? Ein klarer Ablauf verhindert Doppelerfassung und Fehler.
Eingehende Rechnungen validieren. Prüfen Sie im Zweifel, ob eine Datei tatsächlich EN-16931-konform ist — z. B. mit dem E-Rechnungs-Validator. So erkennen Sie fehlerhafte Rechnungen früh und vermeiden Vorsteuer-Risiken.
Wer diese fünf Punkte erledigt, erfüllt die Empfangspflicht und legt gleichzeitig das Fundament für die eigene Ausstellungspflicht ab 2027/2028 — dann muss nur noch die ausgehende Seite ergänzt werden.
Häufige Irrtümer
„Wir bekommen sowieso nur PDFs." — Das kann sich jederzeit ändern: Jeder Lieferant darf Ihnen seit 2025 eine E-Rechnung schicken, ohne zu fragen. Verlassen Sie sich nicht darauf, verschont zu bleiben.
„Ausdrucken und abheften reicht." — Nein. Aufbewahrungspflichtig ist das strukturierte Original (XML), nicht der Ausdruck.
„Die Pflicht gilt erst ab 2027/2028." — Das gilt nur fürs Ausstellen. Empfangen müssen alle seit 2025.
„Als Kleinunternehmer bin ich raus." — Beim Ausstellen ja, beim Empfangen nein.
„ZUGFeRD ist doch nur ein PDF." — Es ist ein Hybrid; der eingebettete, strukturierte XML-Teil ist rechtlich maßgeblich.
Fazit: Die Empfangspflicht ist keine Zukunftsmusik, sondern seit über einem Jahr geltendes Recht. Der Aufwand, sie zu erfüllen, ist gering — das Risiko, sie zu ignorieren, wächst mit jedem Lieferanten, der auf E-Rechnung umstellt.