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Löschfristen DSGVO: Wann Daten löschen?

DSGVO Löschfristen berechnen: Rechnungen 10 Jahre, Bewerbungen 6 Monate, Personalakten 3 Jahre. Datenkategorie wählen. Kostenloser CERTISCAN Rechner.

Löschfristen berechnen

W\u00e4hlen Sie die Art der gespeicherten Daten
Schnell\u00fcbersicht:
Rechnungen: 10 Jahre
Gesch\u00e4ftsbriefe: 6 Jahre
SV-Meldungen: 5 Jahre
Personalakte: 3 Jahre
Arbeitszeiten: 2 Jahre
Bewerbungen: 6 Monate
10 Jahre
Aufbewahrungsfrist
⚠️ Lange Aufbewahrungspflicht
DatenkategorieRechnungen / Buchungsbelege
Aufbewahrungsfrist10 Jahre
Rechtsgrundlage§ 257 HGB, § 147 AO
HinweisFrist beginnt am Ende des Kalenderjahres der Ausstellung.
Löschpflicht (DSGVO)Art. 17 DSGVO nach Fristablauf
DokumentationLöschung muss nachweisbar sein
\u2139\ufe0f Hinweis: Die Aufbewahrungsfristen sind gesetzliche Mindestfristen. Nach Ablauf besteht eine L\u00f6schpflicht nach Art. 17 DSGVO. CERTISCAN verwaltet L\u00f6schfristen automatisch und dokumentiert L\u00f6schungen im Audit-Trail.

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CERTISCAN verwaltet Löschfristen automatisch – Art. 17 DSGVO konform. Audit-Trail dokumentiert jede Löschung revisionssicher auf deutschen Servern. Ab 29 €/Monat.

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Löschfristen nach DSGVO – wann müssen Daten gelöscht werden?

Die DSGVO fordert in Art. 17 das Recht auf Löschung – aber gesetzliche Aufbewahrungspflichten gehen vor. Der kostenlose CERTISCAN Löschfristen-Rechner zeigt für jede Datenkategorie die exakte Frist und die gesetzliche Grundlage.

Beispiel: Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 257 HGB, § 147 AO). Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber nur 6 Monate (§ 15 Abs. 4 AGG). Danach besteht eine Löschpflicht nach Art. 17 DSGVO.

Die wichtigsten Löschfristen

  • Rechnungen/Buchungsbelege: 10 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO)
  • Geschäftsbriefe: 6 Jahre (§ 257 HGB)
  • Bewerbungen (Absage): 6 Monate (§ 15 AGG)
  • Personalakten: 3 Jahre nach Ausscheiden (§ 195 BGB)
  • Verträge: 3–10 Jahre je nach Typ

Warum CERTISCAN für Löschfristen?

CERTISCAN verwaltet Löschfristen automatisch: Retention-Policies pro Datenkategorie, automatische Erinnerungen und revisionssichere Dokumentation der Löschung im WORM-Audit-Trail. Auf deutschen Servern (Hetzner). Ab 29 €/Monat.

Berechnung gepr\u00fcft von Christoph Schulz, Gr\u00fcnder CERTISCAN. Letzte Aktualisierung: M\u00e4rz 2026.

Löschfristen berechnen: CERTISCAN vs. Alternativen

FunktionCERTISCANExcelAktenordner
Automatische Löschfristen✅❌❌
Lösch-ErinnerungAutomatischManuellKeine
Lösch-DokumentationWORM-Audit-TrailTabelleAktennotiz
RevisionssicherSHA-256 Hash-ChainNeinNein
DatenkategorienKonfigurierbarManuellManuell
EU Data Act Export✅❌❌
Hosting DeutschlandHetzner DELokalLokal
Kosten29 €/Mo0 €0 €

Alles über Löschfristen und Aufbewahrungspflichten

Gesetzliche Grundlagen

  • Art. 17 DSGVO: Recht auf Löschung ("Recht auf Vergessenwerden")
  • Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO: Speicherbegrenzung (Daten nur so lange wie nötig)
  • § 257 HGB: Handelsrechtliche Aufbewahrung (6/10 Jahre)
  • § 147 AO: Steuerrechtliche Aufbewahrung (6/10 Jahre)
  • § 195 BGB: Regelverjährung (3 Jahre)
  • § 15 Abs. 4 AGG: AGG-Klagefrist Bewerbungen (2+4 Monate)

Aufbewahrungsfristen nach Datenkategorie

Personalwesen

  • Personalakte: 3 Jahre nach Beschäftigungsende (§ 195 BGB Verjährung)
  • Lohnunterlagen: 6 Jahre (§ 257 HGB) bzw. 10 Jahre bei steuerlicher Relevanz
  • Lohnsteuerkarten: 6 Jahre (§ 41 EStG)
  • SV-Meldungen: 5 Jahre (§ 28f SGB IV)
  • Arbeitszeitnachweise: 2 Jahre (§ 16 ArbZG)
  • BEM-Akten: 3 Jahre nach Abschluss
  • Bewerbungen (Absage): 6 Monate (§ 15 AGG)
  • Bewerbungen (Einstellung): In Personalakte überführen

Rechnungswesen

  • Rechnungen: 10 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO)
  • Buchungsbelege: 10 Jahre
  • Jahrensabschluss: 10 Jahre
  • Geschäftsbriefe: 6 Jahre (§ 257 HGB)
  • Angebote: 6 Jahre (wenn Handelsbrief)

Verträge

  • Kaufverträge: 6 Jahre nach Erfüllung
  • Mietverträge: 3 Jahre nach Ende (§ 195 BGB)
  • Dienstleistungsverträge: 3–6 Jahre
  • Versicherungsverträge: 6 Jahre nach Ende

Kundendaten

  • Kundenstammdaten: 3 Jahre nach letzter Interaktion (Verjährung)
  • Newsletter-Daten: Bis zum Widerruf (dann sofort löschen)
  • Website-Logs: 7 Tage (BSI-Empfehlung) bis 6 Monate
  • Cookie-Daten: Max. 13 Monate (ePrivacy)

Fristberechnung

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt/empfangen wurde:

  • Rechnung vom 15.03.2026 → Frist beginnt 01.01.2027 → Löschung ab 01.01.2037
  • Bewerbungsabsage 15.03.2026 → Löschung ab 15.09.2026 (6 Monate exakt)

Löschkonzept erstellen

  1. Dateninventar erstellen (welche Daten wo?)
  2. Rechtsgrundlage pro Datenkategorie bestimmen
  3. Aufbewahrungsfrist zuordnen
  4. Löschregeln definieren (automatisch/manuell)
  5. Regelmäßig prüfen und löschen
  6. Löschung dokumentieren (CERTISCAN Audit-Trail)

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H\u00e4ufig gestellte Fragen

10 Jahre nach Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 257 HGB, § 147 AO). Eine Rechnung vom 15.03.2026 darf erst ab 01.01.2037 gelöscht werden.
Abgelehnte Bewerber: 6 Monate nach der Absage (§ 15 Abs. 4 AGG Klagefrist). Eingestellte Bewerber: Unterlagen werden Teil der Personalakte (3 Jahre nach Ausscheiden).
3 Jahre nach Beschäftigungsende (§ 195 BGB Verjährung). Lohnunterlagen mit steuerlicher Relevanz: 10 Jahre. Arbeitszeitnachweise: 2 Jahre (§ 16 ArbZG).
Unzulässige Speicherung ist ein DSGVO-Verstoß. Bußgelder bis 20 Mio. € oder 4% des Jahresumsatzes. Deutsche Wohnen wurde wegen fehlender Löschung mit 14,5 Mio. € bestraft.
In der Regel mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde. Ausnahme: Bewerbungen (ab Absage-Datum). Personalakten: ab Beschäftigungsende.
Ja, die DSGVO fordert Nachweisbarkeit (Art. 5 Abs. 2). Sie müssen belegen können, dass Sie Daten ordnungsgemäß gelöscht haben. CERTISCAN dokumentiert Löschungen automatisch im WORM-Audit-Trail.
Ein Löschkonzept definiert für jede Datenkategorie die Aufbewahrungsfrist und den Löschprozess. Es ist Best Practice und wird von Datenschutzbehörden erwartet. CERTISCAN unterstützt mit automatischen Retention-Policies.
CERTISCAN verwaltet Löschfristen automatisch: Retention-Policies pro Datenkategorie, Erinnerungen vor Fristablauf und revisionssichere Dokumentation der Löschung. EU Data Act konform. Ab 29 €/Monat.
Ja! Auch Daten in Backups müssen nach Fristablauf gelöscht werden. Empfehlung: Backup-Retention auf die längste Aufbewahrungsfrist begrenzen und bei Restore-Bedarf prüfen.
Arbeitszeitnachweise müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden (§ 16 ArbZG). Bei steuerlicher Relevanz (Lohnbuchhaltung) bis 10 Jahre. CERTISCAN speichert Zeitdaten revisionssicher mit automatischer Fristenverwaltung.

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