Löschfristen DSGVO: Wann löschen?

Löschfristen DSGVO: Wann löschen? | CERTISCAN

Im Vergleich

Funktion	CERTISCAN	Excel	Aktenordner
Automatische Löschfristen	Nur in Modulen mit Löschpfad
Lösch-Erinnerung	Nicht enthalten	Manuell	Keine
Lösch-Dokumentation	WORM-Audit-Trail	Tabelle	Aktennotiz
Revisionssicher	SHA-256 Hash-Chain	Nein	Nein
Datenkategorien	Fest je Modul	Manuell	Manuell
EU Data Act Export
Hosting Deutschland	Hetzner DE	Lokal	Lokal
Kosten	Auf Anfrage	0 €	0 €

Gut zu wissen

Alles über Löschfristen und Aufbewahrungspflichten

Gesetzliche Grundlagen

Art. 17 DSGVO: Recht auf Löschung ("Recht auf Vergessenwerden")
Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO: Speicherbegrenzung (Daten nur so lange wie nötig)
§ 257 HGB: Handelsrechtliche Aufbewahrung (6/10 Jahre)
§ 147 AO: Steuerrechtliche Aufbewahrung (6/10 Jahre)
§ 195 BGB: Regelverjährung (3 Jahre)
§ 15 Abs. 4 AGG: AGG-Klagefrist Bewerbungen (2+4 Monate)

Aufbewahrungsfristen nach Datenkategorie

Personalwesen

Personalakte: 3 Jahre nach Beschäftigungsende (§ 195 BGB Verjährung)
Lohnunterlagen: 6 Jahre (§ 257 HGB) bzw. 10 Jahre bei steuerlicher Relevanz
Lohnsteuerkarten: 6 Jahre (§ 41 EStG)
SV-Meldungen: 5 Jahre (§ 28f SGB IV)
Arbeitszeitnachweise: 2 Jahre (§ 16 ArbZG)
BEM-Akten: 3 Jahre nach Abschluss
Bewerbungen (Absage): 6 Monate (§ 15 AGG)
Bewerbungen (Einstellung): In Personalakte überführen

Rechnungswesen

Rechnungen: 8 Jahre (§ 147 AO, § 14b UStG, seit BEG IV)
Buchungsbelege: 8 Jahre (seit BEG IV)
Jahrensabschluss: 10 Jahre
Geschäftsbriefe: 6 Jahre (§ 257 HGB)
Angebote: 6 Jahre (wenn Handelsbrief)

Verträge

Kaufverträge: 6 Jahre nach Erfüllung
Mietverträge: 3 Jahre nach Ende (§ 195 BGB)
Dienstleistungsverträge: 3–6 Jahre
Versicherungsverträge: 6 Jahre nach Ende

Kundendaten

Kundenstammdaten: 3 Jahre nach letzter Interaktion (Verjährung)
Newsletter-Daten: Bis zum Widerruf (dann sofort löschen)
Website-Logs: 7 Tage (BSI-Empfehlung) bis 6 Monate
Cookie-Daten: Max. 13 Monate (ePrivacy)

Fristberechnung

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt/empfangen wurde:

Rechnung vom 15.03.2026 → Frist beginnt 01.01.2027 → Löschung ab 01.01.2035
Bewerbungsabsage 15.03.2026 → Löschung ab 15.09.2026 (6 Monate exakt)

Löschkonzept erstellen

Dateninventar erstellen (welche Daten wo?)
Rechtsgrundlage pro Datenkategorie bestimmen
Aufbewahrungsfrist zuordnen
Löschregeln definieren (automatisch/manuell)
Regelmäßig prüfen und löschen
Löschung dokumentieren (CERTISCAN Audit-Trail)

Häufige Fragen

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

8 Jahre nach Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 147 AO, § 14b UStG – durch das 4. Bürokratieentlastungsgesetz von 10 auf 8 Jahre verkürzt). Eine Rechnung vom 15.03.2026 darf erst ab 01.01.2035 gelöscht werden. Bücher, Bilanzen und Jahresabschlüsse bleiben bei 10 Jahren.

Wann muss ich Bewerbungsunterlagen löschen?

Abgelehnte Bewerber: 6 Monate nach der Absage (§ 15 Abs. 4 AGG Klagefrist). Eingestellte Bewerber: Unterlagen werden Teil der Personalakte (3 Jahre nach Ausscheiden).

Wie lange darf ich Personalakten aufbewahren?

3 Jahre nach Beschäftigungsende (§ 195 BGB Verjährung). Lohnunterlagen mit steuerlicher Relevanz: 10 Jahre. Arbeitszeitnachweise: 2 Jahre (§ 16 ArbZG).

Was passiert bei zu später Löschung?

Unzulässige Speicherung ist ein DSGVO-Verstoß. Bußgelder bis 20 Mio. € oder 4% des Jahresumsatzes. Deutsche Wohnen wurde wegen fehlender Löschung mit 14,5 Mio. € bestraft.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

In der Regel mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde. Ausnahme: Bewerbungen (ab Absage-Datum). Personalakten: ab Beschäftigungsende.

Muss ich die Löschung dokumentieren?

Ja, die DSGVO fordert Nachweisbarkeit (Art. 5 Abs. 2). Sie müssen belegen können, dass Sie Daten ordnungsgemäß gelöscht haben. CERTISCAN dokumentiert die von ihm selbst ausgeführten Löschungen automatisch im WORM-Audit-Trail.

Was ist ein Löschkonzept?

Ein Löschkonzept definiert für jede Datenkategorie die Aufbewahrungsfrist und den Löschprozess. Es ist Best Practice und wird von Datenschutzbehörden erwartet. CERTISCAN setzt die Löschung dort automatisch um, wo Löschpfade gebaut sind (u. a. HinSchG, QM, GPS-Daten, Mitarbeiter-Löschpfad); das Löschkonzept selbst erstellen Sie.

Wie hilft CERTISCAN bei Löschfristen?

CERTISCAN löscht automatisch in den Bereichen mit gebauten Löschpfaden (HinSchG, QM, GPS-Standortdaten, Login-Historie, Mitarbeiter-Löschpfad nach Art. 17) und dokumentiert jede Löschung revisionssicher. Einen Fristenkatalog über alle Datenkategorien oder Erinnerungen vor Fristablauf gibt es nicht. Den Datenexport nach EU Data Act bietet CERTISCAN. Preis auf Anfrage.

Gelten Löschfristen auch für Backups?

Ja! Auch Daten in Backups müssen nach Fristablauf gelöscht werden. Empfehlung: Backup-Retention auf die längste Aufbewahrungsfrist begrenzen und bei Restore-Bedarf prüfen.

Was gilt bei Zeiterfassungsdaten?

Arbeitszeitnachweise müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden (§ 16 ArbZG). Bei steuerlicher Relevanz (Lohnbuchhaltung) bis 10 Jahre. CERTISCAN speichert Zeitdaten revisionssicher; eine automatische Fristenverwaltung für Zeitnachweise gibt es nicht.

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