Mindestlohn-Dokumentation nach § 17 MiLoG: Was der Zoll sehen will
Gebäudereinigungsbetriebe müssen nach § 17 MiLoG für jeden Beschäftigten Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen – spätestens bis zum 7. Kalendertag nach der Arbeitsleistung – und diese Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre aufbewahren. Grund: Die Branche steht auf der Liste des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls darf unangemeldet prüfen. Fehlende oder schludrige Aufzeichnungen kosten bis zu 30.000 €. Dieser Leitfaden erklärt, was genau dokumentiert werden muss, ab welcher Verdienstgrenze die Pflicht entfällt und wie sich der prüffeste Nachweis automatisieren lässt.
Die Gebäudereinigung ist eine der Branchen, in denen der Gesetzgeber besonders genau hinsieht. Deshalb gilt hier die verschärfte Aufzeichnungspflicht des § 17 MiLoG:
Was? Für jeden Beschäftigten sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen.
Bis wann? Spätestens bis zum Ablauf des 7. Kalendertags, der auf den Tag der Arbeitsleistung folgt.
Wie lange? Die Aufzeichnungen sind mindestens 2 Jahre aufzubewahren – auf Verlangen des Zolls im Inland und in deutscher Sprache bereitzuhalten.
Für wen? Für Beschäftigte in den §-2a-SchwarzArbG-Branchen (die Gebäudereinigung ist ausdrücklich genannt) sowie für geringfügig Beschäftigte (Minijobber).
Not legal advice – provided without warranty. Amounts, deadlines and thresholds may change; consult a professional if in doubt.
Frequently asked questions
Welche Betriebe müssen nach § 17 MiLoG dokumentieren?
Die verschärfte Aufzeichnungspflicht gilt für geringfügig Beschäftigte (Minijobber) sowie für alle Beschäftigten in den Branchen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Die Gebäudereinigung steht dort namentlich – deshalb müssen Reinigungsbetriebe die Arbeitszeit ihrer gesamten reinigenden Belegschaft aufzeichnen, nicht nur die der Minijobber.
Was genau muss aufgezeichnet werden?
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes betroffenen Beschäftigten. Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des 7. Kalendertags nach dem Arbeitstag erfolgen und mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden – im Inland und in deutscher Sprache, auf Verlangen des Zolls vorzulegen.
Ab welchem Verdienst entfällt die Aufzeichnungspflicht?
Nach der MiLoDokV entfällt die Pflicht, wenn das verstetigte regelmäßige Monatsentgelt mehr als 4.461 € brutto beträgt. Sie entfällt bereits ab mehr als 2.974 € brutto, wenn dieses Entgelt für die letzten vollen 12 Monate nachweislich gezahlt wurde (Stand 2025/2026). Die Überschreitung muss der Arbeitgeber belegen können; die Grenzen werden regelmäßig angepasst.
Reicht die Lohnabrechnung als Dokumentation?
Nein. Die Lohnabrechnung zeigt nur das Monatsergebnis, nicht die tägliche Arbeitszeit mit Beginn, Ende und Dauer. Genau diese Zeit-Aufzeichnung ist die Grundlage, an der der Zoll den effektiven Stundenlohn (gezahlter Lohn ÷ geleistete Stunden) nachrechnet.
Welches Bußgeld droht bei fehlender oder falscher Dokumentation?
Ein Verstoß gegen die Aufzeichnungspflicht des § 17 MiLoG kann mit einem Bußgeld bis zu 30.000 € geahndet werden (§ 21 MiLoG) – unabhängig davon, ob der Mindestlohn eingehalten wurde. Wird der Mindestlohn tatsächlich unterschritten, drohen bis zu 500.000 € plus Nachzahlungen und der Ausschluss von öffentlichen Aufträgen.
Muss ich auch kurze Zusatzeinsätze und Wegezeiten dokumentieren?
Ja, soweit sie Arbeitszeit sind. Der Zoll teilt den gezahlten Lohn durch alle geleisteten Stunden. Werden Stunden nicht erfasst, sinkt der rechnerische Stundenlohn und kann unter den Mindestlohn fallen, obwohl korrekt bezahlt wurde. Vollständigkeit schützt den Betrieb.
Welche Pflichten gelten neben der Zeitaufzeichnung noch?
Weil die Reinigung auf der § 2a-Liste steht, kommen die Sofortmeldung des Beschäftigungsbeginns (§ 28a SGB IV), die Mitführungspflicht von Ausweispapieren der Beschäftigten am Einsatzort und die schriftliche Unterrichtung der Beschäftigten über diese Mitführungspflicht hinzu. Diese Unterlagen müssen bei einer FKS-Kontrolle vorgelegt werden können.
entfällt die Aufzeichnungspflicht (bei nachgewiesener Zahlung über die letzten vollen 12 Monate bereits ab mehr als
2.974 € brutto
). Stand 2025/2026 – diese Grenzen werden regelmäßig angepasst.
Strafe: Fehlt, ist unvollständig oder verspätet die Dokumentation, drohen Bußgelder bis 30.000 € (§ 21 MiLoG). Wird der Mindestlohn tatsächlich unterschritten, sind es bis 500.000 €.
Der Kern in einem Satz: Der Zoll prüft die Einhaltung des Mindestlohns, indem er gezahlten Lohn durch aufgezeichnete Stunden rechnet. Ohne saubere Zeit-Dokumentation gibt es keinen Nachweis – und keine Verteidigung. Dieser Leitfaden zeigt, was genau vorliegen muss.
Warum gerade die Reinigung besonders dokumentieren muss
Nicht jeder Betrieb unterliegt der verschärften Aufzeichnungspflicht. Sie greift für zwei Gruppen (§ 17 Abs. 1 MiLoG):
Alle Beschäftigten in den Wirtschaftsbereichen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG).
Und genau auf dieser § 2a-Liste steht das Gebäudereinigungsgewerbe namentlich – neben Bau, Gaststätten/Beherbergung, Personen- und Güterbeförderung, Schaustellergewerbe, Forstwirtschaft, Messebau und Fleischwirtschaft. Der Gesetzgeber hat diese Branchen ausgewählt, weil dort erfahrungsgemäß ein erhöhtes Risiko für Schwarzarbeit und Mindestlohn-Unterschreitungen besteht.
Für einen Reinigungsbetrieb heißt das: Die Dokumentationspflicht gilt für die gesamte Belegschaft, die reinigt – nicht nur für Minijobber. Das ist der zentrale Unterschied zu Branchen, in denen nur die geringfügig Beschäftigten dokumentiert werden müssen.
Was genau dokumentiert werden muss
Die Pflicht ist inhaltlich schlank, aber unnachgiebig. Aufzuzeichnen sind für jeden Arbeitstag und jeden betroffenen Beschäftigten:
Angabe
Anforderung
Beginn der täglichen Arbeitszeit
konkrete Uhrzeit
Ende der täglichen Arbeitszeit
konkrete Uhrzeit
Dauer der täglichen Arbeitszeit
tatsächlich geleistete Stunden (ohne Pausen)
Frist der Erfassung
spätestens bis zum Ablauf des 7. Kalendertags nach dem Arbeitstag
Aufbewahrung
mindestens 2 Jahre, im Inland, in deutscher Sprache, auf Verlangen vorzulegen
Angabe
Beginn der täglichen Arbeitszeit
Anforderung
konkrete Uhrzeit
Angabe
Ende der täglichen Arbeitszeit
Anforderung
konkrete Uhrzeit
Angabe
Dauer der täglichen Arbeitszeit
Anforderung
tatsächlich geleistete Stunden (ohne Pausen)
Angabe
Frist der Erfassung
Anforderung
spätestens bis zum Ablauf des 7. Kalendertags nach dem Arbeitstag
Angabe
Aufbewahrung
Anforderung
mindestens 2 Jahre, im Inland, in deutscher Sprache, auf Verlangen vorzulegen
Was das Gesetz nicht verlangt, ist eine bestimmte Software oder ein Papierformular – wohl aber, dass die Aufzeichnung nachvollziehbar, vollständig und rechtzeitig ist. Ein Stundenzettel, der erst am Monatsende „rekonstruiert" wird, verletzt die 7-Tage-Frist. Genau hier scheitern viele Betriebe in der Prüfung.
Wichtig für die Reinigung: Alle Arbeitszeiten zählen mit – auch kurze Zusatzeinsätze, Nacharbeiten oder Zeiten, die als Arbeitszeit gelten. Denn bei der Prüfung teilt der Zoll den gezahlten Lohn durch alle geleisteten Stunden. Werden Stunden „vergessen", sinkt der rechnerische Stundenlohn – und kann unter den Mindestlohn rutschen, obwohl korrekt bezahlt wurde.
Wann die Pflicht entfällt: die Verdienstgrenzen der MiLoDokV
Die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV) nimmt gut verdienende Beschäftigte aus der Aufzeichnungspflicht heraus. Die zwei Schwellen (Stand 2025/2026):
Die Aufzeichnungspflicht des § 17 Abs. 1 und 2 MiLoG entfällt, wenn das verstetigte regelmäßige Monatsentgelt mehr als 4.461 € brutto beträgt.
Sie entfällt bereits ab mehr als 2.974 € brutto, wenn dieses Entgelt für die letzten vollen 12 Monate nachweislich gezahlt wurde.
Diese Grenzen werden per Verordnung regelmäßig angepasst – prüfen Sie daher zum Jahreswechsel den aktuellen Stand. Für die meisten Reinigungskräfte in Teilzeit oder auf Minijob-Basis liegen die Entgelte unter diesen Grenzen – die Pflicht greift also in aller Regel. Wer sich auf die Ausnahme beruft, muss die Überschreitung der Grenze nachweisen können (Unterlagen im Inland, in deutscher Sprache). Die Ausnahme ist damit kein Freibrief, sondern selbst dokumentationspflichtig.
Was der Zoll darüber hinaus sehen will
Die § 17-Aufzeichnung ist der Kern, aber nicht das Einzige. Weil die Reinigung auf der § 2a-Liste steht, kommen weitere Pflichten hinzu, die bei einer Kontrolle der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) relevant werden:
Sofortmeldung (§ 28a SGB IV): Der Beginn eines Beschäftigungsverhältnisses ist mit Aufnahme der Beschäftigung sofort an die Sozialversicherung zu melden – mit Name, Versicherungsnummer, Betriebsnummer und Tag der Aufnahme.
Mitführungs- und Vorlagepflicht von Ausweispapieren (§ 2a SchwarzArbG): Beschäftigte müssen am Einsatzort Personalausweis, Pass oder Ersatzpapiere mitführen und dem Zoll auf Verlangen vorlegen.
Unterrichtungspflicht des Arbeitgebers: Sie müssen Ihre Beschäftigten schriftlich über diese Mitführungspflicht informieren, die Unterrichtung für die Dauer der Beschäftigung aufbewahren und dem Zoll auf Verlangen vorlegen.
→ Wie eine FKS-Kontrolle konkret abläuft und welche Unterlagen sofort bereitliegen müssen, zeigt der LeitfadenZoll-Prüfung in der Gebäudereinigung.
Was Verstöße kosten (§ 21 MiLoG)
Das Mindestlohngesetz unterscheidet beim Bußgeld zwei Ebenen:
Verstoß
Bußgeld bis zu
Dokumentationspflicht verletzt (§ 17): Aufzeichnung fehlt, ist unvollständig, verspätet oder falsch
30.000 €
Mindestlohn tatsächlich unterschritten (§ 20)
500.000 €
Verstoß
Dokumentationspflicht verletzt (§ 17): Aufzeichnung fehlt, ist unvollständig, verspätet oder falsch
Bußgeld bis zu
30.000 €
Verstoß
Mindestlohn tatsächlich unterschritten (§ 20)
Bußgeld bis zu
500.000 €
Der entscheidende Punkt: Schon der Dokumentationsmangel allein ist eine Ordnungswidrigkeit – unabhängig davon, ob der Mindestlohn eingehalten wurde. Wer korrekt zahlt, aber nicht sauber aufzeichnet, hat trotzdem ein 30.000-€-Problem und kann die korrekte Zahlung im Zweifel nicht beweisen. Zusätzlich drohen bei Mindestlohn-Verstößen Nachzahlungen und der Ausschluss von öffentlichen Aufträgen – für eine Branche, die stark von Ausschreibungen lebt, ein empfindlicher Nebeneffekt.
Der häufigste Fehler: Aufzeichnung ≠ Lohnabrechnung
Ein weit verbreiteter Irrtum lautet: „Ich habe doch eine Lohnabrechnung, damit ist alles dokumentiert." Das stimmt nicht. Die Lohnabrechnung zeigt das Ergebnis (Monatslohn), aber nicht die tägliche Arbeitszeit mit Beginn, Ende und Dauer. Genau diese Zeit-Dokumentation ist aber die Grundlage, an der der Zoll den effektiven Stundenlohn nachrechnet.
Ohne die § 17-Aufzeichnung fehlt dem Betrieb die Basis, um zu beweisen, dass der Mindestlohn eingehalten wurde. In der Prüfung dreht sich die Lage dann schnell: Kann der Betrieb die Stunden nicht belegen, schätzt der Zoll – und Schätzungen fallen selten zugunsten des Betriebs aus.
Wie CERTISCAN die § 17-Pflicht automatisiert
CERTISCAN ist eine modulare Compliance- und Betriebsplattform für Gebäudereinigung, Handwerk und KMU. Rund um die Dokumentationspflicht greifen mehrere Bausteine ineinander:
Im Modul Zeiterfassung erfassen Ihre Kräfte Beginn, Ende und Dauer direkt am Objekt – per App/Terminal. Die Erfassung erfolgt tagesaktuell, die 7-Tage-Frist ist damit strukturell eingehalten statt nachträglich rekonstruiert.
Das Compliance-Cockpit bündelt den Nachweis: Auf Knopfdruck lässt sich für einen Beschäftigten oder ein Objekt das prüffeste Zeitpaket für den geforderten Zeitraum erzeugen – der sogenannte „Zoll-Knopf".
Revisionssichere Ablage: Aufzeichnungen werden unveränderbar mit Audit-Trail gespeichert und über die 2-Jahres-Frist hinaus vorgehalten. Nachträgliche Änderungen (etwa Korrekturen durch einen Verwalter) werden protokolliert (wer/wann/was/alt→neu).
Grenzwert-Logik statt Hardcode: Ob ein Beschäftigter unter die Aufzeichnungspflicht fällt (Verdienstgrenzen der MiLoDokV), lässt sich als gepflegter, jahres-versionierter Wert abbilden – ändert der Verordnungsgeber die Grenze, tragen Sie den neuen Betrag ein, kein Software-Update nötig.
Ehrlich eingeordnet: CERTISCAN stellt die technische Grundlage für eine § 17-konforme Dokumentation und den Zoll-Nachweis bereit. Die abschließende sozial- und arbeitsrechtliche Bewertung eines Einzelfalls bleibt Sache Ihres Lohnbüros bzw. Steuerberaters.