Mindestlohn-Dokumentation nach § 17 MiLoG: Was der Zoll sehen will

Das Wichtigste in 30 Sekunden

Die Gebäudereinigung ist eine der Branchen, in denen der Gesetzgeber besonders genau hinsieht. Deshalb gilt hier die verschärfte Aufzeichnungspflicht des § 17 MiLoG:

• Was? Für jeden Beschäftigten sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen.
• Bis wann? Spätestens bis zum Ablauf des 7. Kalendertags, der auf den Tag der Arbeitsleistung folgt.
• Wie lange? Die Aufzeichnungen sind mindestens 2 Jahre aufzubewahren – auf Verlangen des Zolls im Inland und in deutscher Sprache bereitzuhalten.
• Für wen? Für Beschäftigte in den §-2a-SchwarzArbG-Branchen (die Gebäudereinigung ist ausdrücklich genannt) sowie für geringfügig Beschäftigte (Minijobber).
• Ausnahme: Bei einem verstetigten Monatsentgelt über 4.461 € brutto entfällt die Aufzeichnungspflicht (bei nachgewiesener Zahlung über die letzten vollen 12 Monate bereits ab mehr als 2.974 € brutto). Stand 2025/2026 – diese Grenzen werden regelmäßig angepasst.
• Strafe: Fehlt, ist unvollständig oder verspätet die Dokumentation, drohen Bußgelder bis 30.000 € (§ 21 MiLoG). Wird der Mindestlohn tatsächlich unterschritten, sind es bis 500.000 €.

Der Kern in einem Satz: Der Zoll prüft die Einhaltung des Mindestlohns, indem er gezahlten Lohn durch aufgezeichnete Stunden rechnet. Ohne saubere Zeit-Dokumentation gibt es keinen Nachweis – und keine Verteidigung. Dieser Leitfaden zeigt, was genau vorliegen muss.

Warum gerade die Reinigung besonders dokumentieren muss

Nicht jeder Betrieb unterliegt der verschärften Aufzeichnungspflicht. Sie greift für zwei Gruppen (§ 17 Abs. 1 MiLoG):

1. Geringfügig Beschäftigte (Minijobber nach § 8 Abs. 1 SGB IV) – branchenunabhängig.
2. Alle Beschäftigten in den Wirtschaftsbereichen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG).

Und genau auf dieser § 2a-Liste steht das Gebäudereinigungsgewerbe namentlich – neben Bau, Gaststätten/Beherbergung, Personen- und Güterbeförderung, Schaustellergewerbe, Forstwirtschaft, Messebau und Fleischwirtschaft. Der Gesetzgeber hat diese Branchen ausgewählt, weil dort erfahrungsgemäß ein erhöhtes Risiko für Schwarzarbeit und Mindestlohn-Unterschreitungen besteht.

Für einen Reinigungsbetrieb heißt das: Die Dokumentationspflicht gilt für die gesamte Belegschaft, die reinigt – nicht nur für Minijobber. Das ist der zentrale Unterschied zu Branchen, in denen nur die geringfügig Beschäftigten dokumentiert werden müssen.

Was genau dokumentiert werden muss

Die Pflicht ist inhaltlich schlank, aber unnachgiebig. Aufzuzeichnen sind für jeden Arbeitstag und jeden betroffenen Beschäftigten:

Was das Gesetz nicht verlangt, ist eine bestimmte Software oder ein Papierformular – wohl aber, dass die Aufzeichnung nachvollziehbar, vollständig und rechtzeitig ist. Ein Stundenzettel, der erst am Monatsende „rekonstruiert" wird, verletzt die 7-Tage-Frist. Genau hier scheitern viele Betriebe in der Prüfung.

Wichtig für die Reinigung: Alle Arbeitszeiten zählen mit – auch kurze Zusatzeinsätze, Nacharbeiten oder Zeiten, die als Arbeitszeit gelten. Denn bei der Prüfung teilt der Zoll den gezahlten Lohn durch alle geleisteten Stunden. Werden Stunden „vergessen", sinkt der rechnerische Stundenlohn – und kann unter den Mindestlohn rutschen, obwohl korrekt bezahlt wurde.

Wann die Pflicht entfällt: die Verdienstgrenzen der MiLoDokV

Die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV) nimmt gut verdienende Beschäftigte aus der Aufzeichnungspflicht heraus. Die zwei Schwellen (Stand 2025/2026):

• Die Aufzeichnungspflicht des § 17 Abs. 1 und 2 MiLoG entfällt, wenn das verstetigte regelmäßige Monatsentgelt mehr als 4.461 € brutto beträgt.
• Sie entfällt bereits ab mehr als 2.974 € brutto, wenn dieses Entgelt für die letzten vollen 12 Monate nachweislich gezahlt wurde.

Diese Grenzen werden per Verordnung regelmäßig angepasst – prüfen Sie daher zum Jahreswechsel den aktuellen Stand. Für die meisten Reinigungskräfte in Teilzeit oder auf Minijob-Basis liegen die Entgelte unter diesen Grenzen – die Pflicht greift also in aller Regel. Wer sich auf die Ausnahme beruft, muss die Überschreitung der Grenze nachweisen können (Unterlagen im Inland, in deutscher Sprache). Die Ausnahme ist damit kein Freibrief, sondern selbst dokumentationspflichtig.

Was der Zoll darüber hinaus sehen will

Die § 17-Aufzeichnung ist der Kern, aber nicht das Einzige. Weil die Reinigung auf der § 2a-Liste steht, kommen weitere Pflichten hinzu, die bei einer Kontrolle der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) relevant werden:

• Sofortmeldung (§ 28a SGB IV): Der Beginn eines Beschäftigungsverhältnisses ist mit Aufnahme der Beschäftigung sofort an die Sozialversicherung zu melden – mit Name, Versicherungsnummer, Betriebsnummer und Tag der Aufnahme.
• Mitführungs- und Vorlagepflicht von Ausweispapieren (§ 2a SchwarzArbG): Beschäftigte müssen am Einsatzort Personalausweis, Pass oder Ersatzpapiere mitführen und dem Zoll auf Verlangen vorlegen.
• Unterrichtungspflicht des Arbeitgebers: Sie müssen Ihre Beschäftigten schriftlich über diese Mitführungspflicht informieren, die Unterrichtung für die Dauer der Beschäftigung aufbewahren und dem Zoll auf Verlangen vorlegen.

→ Wie eine FKS-Kontrolle konkret abläuft und welche Unterlagen sofort bereitliegen müssen, zeigt der Leitfaden Zoll-Prüfung in der Gebäudereinigung.

Was Verstöße kosten (§ 21 MiLoG)

Das Mindestlohngesetz unterscheidet beim Bußgeld zwei Ebenen:

Der entscheidende Punkt: Schon der Dokumentationsmangel allein ist eine Ordnungswidrigkeit – unabhängig davon, ob der Mindestlohn eingehalten wurde. Wer korrekt zahlt, aber nicht sauber aufzeichnet, hat trotzdem ein 30.000-€-Problem und kann die korrekte Zahlung im Zweifel nicht beweisen. Zusätzlich drohen bei Mindestlohn-Verstößen Nachzahlungen und der Ausschluss von öffentlichen Aufträgen – für eine Branche, die stark von Ausschreibungen lebt, ein empfindlicher Nebeneffekt.

Ihr Bußgeldrisiko können Sie mit dem Bußgeld-Rechner Zeiterfassung grob einordnen; die Lohnhöhe prüft der Mindestlohn-Rechner.

Der häufigste Fehler: Aufzeichnung ≠ Lohnabrechnung

Ein weit verbreiteter Irrtum lautet: „Ich habe doch eine Lohnabrechnung, damit ist alles dokumentiert." Das stimmt nicht. Die Lohnabrechnung zeigt das Ergebnis (Monatslohn), aber nicht die tägliche Arbeitszeit mit Beginn, Ende und Dauer. Genau diese Zeit-Dokumentation ist aber die Grundlage, an der der Zoll den effektiven Stundenlohn nachrechnet.

Ohne die § 17-Aufzeichnung fehlt dem Betrieb die Basis, um zu beweisen, dass der Mindestlohn eingehalten wurde. In der Prüfung dreht sich die Lage dann schnell: Kann der Betrieb die Stunden nicht belegen, schätzt der Zoll – und Schätzungen fallen selten zugunsten des Betriebs aus.

Wie CERTISCAN die § 17-Pflicht automatisiert

CERTISCAN ist eine modulare Compliance- und Betriebsplattform für Gebäudereinigung, Handwerk und KMU. Rund um die Dokumentationspflicht greifen mehrere Bausteine ineinander:

• Im Modul Zeiterfassung erfassen Ihre Kräfte Beginn, Ende und Dauer direkt am Objekt – per App/Terminal. Die Erfassung erfolgt tagesaktuell, die 7-Tage-Frist ist damit strukturell eingehalten statt nachträglich rekonstruiert.
• Das Compliance-Cockpit bündelt den Nachweis: Auf Knopfdruck lässt sich für einen Beschäftigten oder ein Objekt das prüffeste Zeitpaket für den geforderten Zeitraum erzeugen – der sogenannte „Zoll-Knopf".
• Revisionssichere Ablage: Aufzeichnungen werden unveränderbar mit Audit-Trail gespeichert und über die 2-Jahres-Frist hinaus vorgehalten. Nachträgliche Änderungen (etwa Korrekturen durch einen Verwalter) werden protokolliert (wer/wann/was/alt→neu).
• Grenzwert-Logik statt Hardcode: Ob ein Beschäftigter unter die Aufzeichnungspflicht fällt (Verdienstgrenzen der MiLoDokV), lässt sich als gepflegter, jahres-versionierter Wert abbilden – ändert der Verordnungsgeber die Grenze, tragen Sie den neuen Betrag ein, kein Software-Update nötig.

Ehrlich eingeordnet: CERTISCAN stellt die technische Grundlage für eine § 17-konforme Dokumentation und den Zoll-Nachweis bereit. Die abschließende sozial- und arbeitsrechtliche Bewertung eines Einzelfalls bleibt Sache Ihres Lohnbüros bzw. Steuerberaters.