Angebot Gebäudereinigung erstellen: Von Aufmaß über Angebot zum Vertrag

Das Wichtigste in 30 Sekunden

Ein gutes Reinigungsangebot entsteht nicht am Schreibtisch mit einem Pauschalpreis, sondern in einem durchgängigen Prozess mit sechs Stationen:

• Aufmaß & Begehung: Flächen, Böden, Frequenz und Besonderheiten (Sanitär, Glas, Höhen) vor Ort erfassen – ohne belastbares Aufmaß ist jedes Angebot geraten.
• Leistungsverzeichnis (SOLL): Was genau, wie oft, in welchem Qualitätsniveau – klar beschrieben, damit später niemand über „nicht vereinbart" streitet.
• Kalkulation: Aus Flächenleistung (Richtwerten) und Vollkosten-Stundensatz den tragfähigen Preis rechnen – inklusive Mindestlohn, Zuschlägen, Material, Maschinen und Gemeinkosten.
• Angebot: Transparent aufgebaut (Leistung + Frequenz + Preis), professionell und nachvollziehbar.
• Auftrag & Vertrag: Das angenommene Angebot wird zu Auftrag und Vertrag – mit Laufzeit, Qualitätsniveau und ggf. SLA.
• Übergang ins Controlling: Die kalkulierten Werte werden zum SOLL, an dem sich die spätere Rentabilität (IST) messen lässt.

Kurz: Angebot und Vertrag sind kein isoliertes Dokument, sondern der Anfang einer Kette, die bis zur Objekt-Rentabilität reicht. Dieser Leitfaden zeigt den ganzen Weg.

Warum die Word-Vorlage der teuerste Fehler ist

Viele Betriebe erstellen Angebote mit einer alten Word- oder Excel-Vorlage: Objektname rein, Quadratmeterpreis mal Fläche, fertig. Das Problem zeigt sich erst Monate später – wenn das Objekt Geld verliert, ohne dass jemand weiß, warum.

Die Ursachen liegen fast immer im Prozess:

• Das Aufmaß war ungenau oder geschätzt → die Flächenleistung stimmt nicht.
• Die Kalkulationsgrundlagen (Mindestlohn, Zuschläge, Material, Maschinen) waren zu niedrig oder veraltet.
• Das Leistungsverzeichnis war schwammig → der Auftraggeber erwartet mehr, als kalkuliert wurde.
• Es gibt keine Verbindung zum Controlling → niemand vergleicht später SOLL und IST.

Ein sauberer Prozess schließt genau diese Lücken – und macht aus dem Angebot ein Werkzeug, das die Marge schützt statt sie zu verspielen.

Schritt 1: Objektbegehung und Aufmaß

Alles beginnt vor Ort. Ohne belastbare Zahlen zu Fläche und Aufwand ist jede spätere Kalkulation eine Wette. Erfassen Sie beim Objekttermin:

• Flächen nach Bodenart und Nutzung (Büro, Verkehrsfläche, Sanitär, Treppenhaus, Glas) – nicht nur die Gesamt-Quadratmeter.
• Reinigungsfrequenz je Bereich (täglich, mehrmals pro Woche, wöchentlich).
• Erschwernisse: Möblierungsgrad, Publikumsverkehr, Höhenarbeit, Zugangszeiten, Alleinarbeit, Sicherheitsauflagen.
• Rahmenbedingungen: Reinigungszeitfenster (früh/spät/nachts – relevant für Zuschläge), Materialgestellung, Anfahrt.

→ Beim Aufmaß hilft der Flächen-/Aufmaß-Rechner, bei der Zeit der Reinigungszeit-Rechner.

Schritt 2: Leistungsverzeichnis (das SOLL)

Das Leistungsverzeichnis beschreibt verbindlich, was geleistet wird. Es ist die Grundlage für Kalkulation, Angebot und später für die Qualitätsmessung. Ein gutes Leistungsverzeichnis benennt je Bereich:

• Tätigkeit (z. B. Böden feucht wischen, Papierkörbe leeren, Sanitär desinfizieren),
• Frequenz (wie oft),
• Qualitätsniveau / Ergebnis (was gilt als „sauber"),
• Sonderleistungen (Grund-/Bauendreinigung, Glas, Winterdienst) klar abgegrenzt.

Je präziser das SOLL, desto weniger Streit später – und desto belastbarer die Rentabilitätsmessung.

Schritt 3: Kalkulation – vom Aufwand zum Preis

Jetzt wird gerechnet. Aus Flächenleistung (Richtwerte: wie viel m² pro Stunde je Bereich) ergibt sich der Zeitbedarf, aus dem Zeitbedarf über den Vollkosten-Stundensatz der Preis. In den Stundensatz gehören:

• Lohnkosten inkl. Sozialabgaben – auf Basis des gültigen (Branchen-)Mindestlohns,
• Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit,
• Material und Maschinen (Verbrauch, Abschreibung, Wartung),
• Gemeinkosten (Verwaltung, Objektleitung, Fahrzeuge),
• Wagnis und Gewinn / Marge.

Der häufigste Kalkulationsfehler ist ein zu niedriger Lohnansatz. Der Branchenmindestlohn ist die Untergrenze – wer darunter kalkuliert, kalkuliert illegal und unrentabel zugleich.

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Schritt 4: Das Angebot

Aus der Kalkulation wird das Angebot. Ein überzeugendes Reinigungsangebot ist transparent und nachvollziehbar – nicht ein nackter Pauschalbetrag:

• Leistungspositionen aus dem Leistungsverzeichnis, je mit Frequenz,
• Preis pro Position bzw. transparente Monatspauschale,
• klar abgegrenzte Sonderleistungen (auf Abruf, gesondert berechnet),
• Laufzeit, Kündigungsfristen und Preisanpassungsklausel (z. B. bei Mindestlohnerhöhung),
• Qualitätsanspruch und – bei größeren Objekten – ein SLA-Bezug.

Wichtig: Die Preisanpassungsklausel ist in der Reinigung überlebenswichtig, weil Mindestlohn und Tariflöhne regelmäßig steigen. Ohne sie sitzen Sie bei einer Lohnerhöhung mitten in der Vertragslaufzeit auf den Mehrkosten.

→ Die Marge im Blick behalten: Marge-Rechner.

Schritt 5: Vom Auftrag zum Vertrag

Nimmt der Auftraggeber an, wird aus dem Angebot ein Auftrag und daraus ein Vertrag. Der Vertrag hält fest, was im Angebot stand – plus die kaufmännischen und rechtlichen Rahmenbedingungen:

• Vertragslaufzeit und Kündigung,
• vereinbartes Leistungsverzeichnis und Qualitätsniveau (SLA),
• Preis und Preisanpassung,
• Ansprechpartner, Objektzugang, Materialgestellung,
• Reklamations- und Eskalationsweg.

So entsteht eine lückenlose Linie: Was Sie kalkuliert haben, steht im Angebot, wird zum Vertrag – und ist damit auch die Referenz für die spätere Leistungskontrolle und Abrechnung.

Schritt 6: Der Kreis schließt sich im Controlling

Hier trennt sich der Profi vom Preisraten: Die kalkulierten Werte (Stunden, Kosten, Marge) werden zum SOLL. Im laufenden Betrieb liefern Zeiterfassung, Lohn und Rechnungen das IST. Der Vergleich zeigt objektgenau, ob der Auftrag die kalkulierte Marge bringt – oder schleichend Geld verliert.

Genau deshalb sollten Angebot/Kalkulation und Controlling nicht in getrennten Werkzeugen leben. Wenn die Kalkulation direkt ins Controlling überführt wird, sehen Sie Abweichungen früh – und können nachsteuern, bevor die Marge weg ist.

Wie CERTISCAN den Angebotsprozess durchgängig macht

CERTISCAN ist eine modulare Compliance- und Betriebsplattform für Gebäudereinigung, Handwerk und KMU. Zwei Module greifen hier ineinander:

• [Kalkulation](/module/kalkulation): erstellt Angebote mit flexibler Preis-Logik – Aufschlag, Marge oder Rabatt je Kunde individuell einstellbar – auf Basis von Flächen-, Zeit- und Kostendaten. So wird aus dem Aufmaß nachvollziehbar der Angebotspreis, statt aus dem Bauchgefühl.
• [Controlling](/module/controlling): übernimmt die kalkulierten Werte als SOLL und stellt sie dem IST aus Zeit-, Lohn- und Rechnungsdaten gegenüber – der Deckungsbeitrag je Objekt wird sichtbar.

Weil beide Module über den internen Daten-Bus verbunden sind, entsteht die durchgängige Linie Aufmaß → Kalkulation → Angebot → Auftrag → Controlling in einem System – nicht in fünf getrennten Excel-Dateien. Die passenden Rechner (Fläche, Zeit, Personalbedarf, Marge) sind frei zugänglich, sodass Sie einzelne Schritte auch vorab durchspielen können.