Eingangsrechnungen automatisiert verarbeiten: IMAP, Portal, Upload
Eingangsrechnungen automatisiert verarbeiten: IMAP, Portal, Upload
Die manuelle Verarbeitung einer Eingangsrechnung kostet durchschnittlich 11-15 EUR – bei 500 Rechnungen pro Monat summiert sich das auf über 90.000 EUR Prozesskosten im Jahr. CERTISCAN reduziert diese Kosten um bis zu 80 % durch drei automatisierte Empfangswege: IMAP-Import, Lieferanten-Portal und manuellen Upload mit sofortiger XML-Validierung.
Das Problem: Manuelle Rechnungsverarbeitung
In vielen Unternehmen sieht der Prozess für Eingangsrechnungen noch so aus:
- Rechnung per E-Mail oder Post empfangen
- Rechnung ausdrucken oder in Ordner speichern
- Manuell Rechnungsdaten in Buchhaltung übertragen
- Rechnung zur Freigabe weiterleiten (oft per E-Mail)
- Freigabe einholen (oft mehrere Tage Wartezeit)
- Zahlung anweisen
- Beleg ablegen (oft ohne Revisionssicherheit)
| Problem | Auswirkung |
|---|---|
| Hohe Fehlerquote (3-5 %) | Falsche Buchungen, doppelte Zahlungen |
| Lange Durchlaufzeit (8-12 Tage) | Skontoverluste, Mahnungen |
| Keine Transparenz | Wo steckt die Rechnung gerade? |
| Keine GoBD-Konformität | Risiko bei Betriebsprüfung |
| Hohe Personalkosten | 11-15 EUR pro Rechnung |
| Keine XML-Validierung | Fehlerhafte E-Rechnungen werden nicht erkannt |
Die 3 Empfangswege in CERTISCAN
1. Automatischer IMAP-Import
Der IMAP-Import ist der effizienteste Weg, Eingangsrechnungen zu verarbeiten. Sie verbinden Ihr Rechnungspostfach einmalig mit CERTISCAN – danach läuft alles automatisch.
Einrichtung in 3 Schritten:
- Richten Sie ein dediziertes Rechnungspostfach ein (z.B. rechnung@firma.de)
- Hinterlegen Sie die IMAP-Zugangsdaten im CERTISCAN Dashboard
- CERTISCAN beginnt sofort mit dem Import
- CERTISCAN prüft das Postfach alle 5 Minuten auf neü E-Mails
- XRechnung: XML-Anhänge werden extrahiert und validiert
- ZUGFeRD: PDF-Anhänge werden analysiert, eingebettetes XML wird extrahiert
- Validierung: Automatische Prüfung gegen EN 16931
- Archivierung: GoBD-konform mit SHA-256-Hash
- Benachrichtigung: Sie erhalten eine Zusammenfassung neuer Rechnungen
| Kriterium | Manuell | CERTISCAN IMAP |
|---|---|---|
| Prüfintervall | Wenn jemand dran denkt | Alle 5 Minuten |
| Verarbeitungszeit | 12-18 Min. | Unter 30 Sek. |
| Fehlerquote | 3-5 % | Unter 0,1 % |
| Archivierung | Manuell (falls überhaupt) | Automatisch (GoBD) |
| Skontörfassung | Oft verpasst | Automatisch erkannt |
| Wochenende/Feiertag | Keine Verarbeitung | 24/7 aktiv |
2. Lieferanten-Portal
Nicht alle Lieferanten senden Rechnungen per E-Mail. Manche bevorzugen einen direkten Upload-Weg. Das CERTISCAN-Lieferantenportal bietet genau das:
Für Sie als Rechnungsempfänger:
- Erstellen Sie einen individuellen Upload-Link pro Lieferant
- Definieren Sie Pflichtfelder (z.B. Bestellnummer, Kostenstelle)
- Erhalten Sie sofortige Benachrichtigung bei neün Uploads
- Alle Rechnungen werden automatisch validiert und archiviert
Für Ihre Lieferanten:
- Kein CERTISCAN-Account nötig – nur den Upload-Link öffnen
- Drag & Drop für XRechnung (.xml) und ZUGFeRD (.pdf)
- Sofortige Validierung – der Lieferant sieht sofort, ob die Rechnung korrekt ist
- Statusverfolgung – der Lieferant kann den Bearbeitungsstatus einsehen
Das Portal ist besonders nützlich für Unternehmen mit vielen Lieferanten – zum Beispiel in der Facility-Management-Branche, wo Reinigungsmittel, Maschinen und Dienstleistungen von zahlreichen Partnern bezogen werden.
3. Manueller Upload
Für Einzelrechnungen oder den schnellen Einstieg bietet CERTISCAN einen manuellen Upload direkt im Dashboard:
- Drag & Drop: XRechnung (.xml) oder ZUGFeRD (.pdf) ins Browserfenster ziehen
- Sofortige Validierung: EN-16931-Konformität wird in Echtzeit geprüft
- Automatische Felderkennung: Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz, Fälligkeit
- GoBD-Archivierung: Sofort nach Upload, mit SHA-256-Hash
- OCR-Erkennung: Auch für gescannte Papierrechnungen
XML-Validierung: Der entscheidende Schritt
Jede E-Rechnung, die CERTISCAN empfängt, wird automatisch gegen die EN-16931-Spezifikation validiert. Die Validierung umfasst:
Schemavalidierung
- XML-Struktur korrekt?
- Alle Pflicht-Elemente vorhanden?
- Datentypen korrekt (Datum, Betrag, USt-ID)?
Geschäftsregelvalidierung
- Steuerberechnung korrekt? (Nettobetrag × Steuersatz = Steuerbetrag)
- Summen konsistent? (Summe Positionen = Gesamtbetrag)
- USt-ID formal gültig?
- Pflichtangaben nach UStG vorhanden?
Ergebnis der Validierung
| Status | Bedeutung | Aktion |
|---|---|---|
| Gültig | Alle Prüfungen bestanden | Automatische Weiterverarbeitung |
| Warnung | Nicht-kritische Auffälligkeiten | Verarbeitung mit Hinweis |
| Fehlerhaft | Kritische Fehler gefunden | Rechnung wird zurückgewiesen |
Workflow nach dem Empfang
Die Verarbeitung endet nicht mit dem Empfang. CERTISCAN bietet einen vollständigen Freigabe-Workflow:
- Empfang & Validierung: Automatisch (IMAP, Portal oder Upload)
- Kategorisierung: Automatische Zuordnung zu Kostenstelle/Projekt
- Freigabe: Digitaler Freigabe-Workflow mit konfigurierbaren Stufen
- Buchung: DATEV-Export für Ihren Steuerberater
- Zahlung: Zahlungsanweisung mit Skonto-Erinnerung
- Archivierung: GoBD-konform, 10 Jahre, SHA-256
Integration mit anderen CERTISCAN-Modulen
Die Eingangsrechnungsverarbeitung ist nahtlos in die CERTISCAN-Plattform integriert:
- Zeiterfassung: Rechnungen von Subunternehmern mit erfassten Arbeitsstunden abgleichen
- Lieferketten-Compliance: Lieferanten-Rechnungen mit LkSG-Prüfungen verknüpfen
- DATEV-Export: 1-Klick-Export aller Eingangsrechnungen als DATEV-Buchungsstapel
- Audit-Trail: Vollständige Nachvollziehbarkeit im Audit-Log
Kosten-Nutzen-Rechnung
| Szenario | Manuell (pro Monat) | CERTISCAN (pro Monat) | Ersparnis |
|---|---|---|---|
| 100 Rechnungen/Monat | 1.300 EUR Personalkosten | 39 EUR Lizenz | 1.261 EUR |
| 250 Rechnungen/Monat | 3.250 EUR Personalkosten | 39 EUR Lizenz | 3.211 EUR |
| 500 Rechnungen/Monat | 6.500 EUR Personalkosten | 39 EUR Lizenz | 6.461 EUR |
Nächste Schritte
Die E-Rechnungspflicht macht automatisierte Verarbeitung nicht nur wirtschaftlich sinnvoll, sondern praktisch unvermeidbar. Je früher Sie umstellen, desto mehr sparen Sie.
Häufig gestellte Fragen
Was kostet die manuelle Verarbeitung einer Eingangsrechnung?
Studien von IOFM und Billentis beziffern die Kosten einer manuell verarbeiteten Eingangsrechnung auf 11-15 EUR. Darin enthalten sind Personalkosten für Empfang, Prüfung, Erfassung, Freigabe und Archivierung. Bei automatisierter Verarbeitung sinken die Kosten auf 1-3 EUR pro Rechnung.
Wie funktioniert der IMAP-Import bei CERTISCAN?
Sie hinterlegen die IMAP-Zugangsdaten Ihres Rechnungspostfachs (z.B. rechnung@firma.de) in CERTISCAN. Das System prüft alle 5 Minuten auf neü E-Mails, extrahiert XML-Anhänge (XRechnung) oder analysiert PDF-Anhänge (ZUGFeRD), validiert die Daten gegen EN 16931 und archiviert alles GoBD-konform.
Können Lieferanten Rechnungen direkt hochladen?
Ja. Über das CERTISCAN-Lieferantenportal erhalten Ihre Geschäftspartner einen individuellen Upload-Link. Dort können sie E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD) direkt hochladen – ohne eigenen CERTISCAN-Account. Die Rechnungen werden sofort validiert und Ihnen zur Prüfung zugestellt.
Was passiert bei einer fehlerhaften Rechnung?
CERTISCAN validiert jede Eingangsrechnung automatisch gegen die EN-16931-Spezifikation. Bei Fehlern (z.B. fehlende Pflichtfelder, falsche Steuerberechnung, ungültige USt-ID) wird die Rechnung als fehlerhaft markiert und Sie erhalten eine detaillierte Fehlerliste. Bei IMAP-Import wird der Lieferant optional automatisch benachrichtigt.
Kann ich auch Papierrechnungen über CERTISCAN verarbeiten?
Ja. Sie können Papierrechnungen scannen und als PDF hochladen. CERTISCAN extrahiert die relevanten Daten per OCR und erstellt einen strukturierten Datensatz. Beachten Sie aber: Ab 2027/2028 müssen Ihre Lieferanten E-Rechnungen senden – Papierrechnungen werden dann zur Ausnahme.
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