Manuelle Rechnungsverarbeitung kostet 11-15 EUR pro Rechnung. CERTISCAN automatisiert den gesamten Prozess: IMAP-Import aus dem Postfach, Lieferanten-Portal für direkten Upload und manuelle Erfassung mit XML-Validierung.
Die manuelle Verarbeitung einer Eingangsrechnung kostet durchschnittlich 11-15 EUR – bei 500 Rechnungen pro Monat summiert sich das auf über 90.000 EUR Prozesskosten im Jahr. CERTISCAN reduziert diese Kosten um bis zu 80 % durch drei automatisierte Empfangswege: IMAP-Import, Lieferanten-Portal und manuellen Upload mit sofortiger XML-Validierung.
01Das Problem: Manuelle Rechnungsverarbeitung
In vielen Unternehmen sieht der Prozess für Eingangsrechnungen noch so aus:
Rechnung per E-Mail oder Post empfangen
Rechnung ausdrucken oder in Ordner speichern
Manuell Rechnungsdaten in Buchhaltung übertragen
Rechnung zur Freigabe weiterleiten (oft per E-Mail)
Freigabe einholen (oft mehrere Tage Wartezeit)
Zahlung anweisen
Beleg ablegen (oft ohne Revisionssicherheit)
Dieser Prozess hat gravierende Schwächen:
Häufige Fragen (FAQ)
Was kostet die manuelle Verarbeitung einer Eingangsrechnung?
Studien von IOFM und Billentis beziffern die Kosten einer manuell verarbeiteten Eingangsrechnung auf 11-15 EUR. Darin enthalten sind Personalkosten für Empfang, Prüfung, Erfassung, Freigabe und Archivierung. Bei automatisierter Verarbeitung sinken die Kosten auf 1-3 EUR pro Rechnung.
Wie funktioniert der IMAP-Import bei CERTISCAN?
Sie hinterlegen die IMAP-Zugangsdaten Ihres Rechnungspostfachs (z.B. rechnung@firma.de) in CERTISCAN. Das System prüft alle 5 Minuten auf neü E-Mails, extrahiert XML-Anhänge (XRechnung) oder analysiert PDF-Anhänge (ZUGFeRD), validiert die Daten gegen EN 16931 und archiviert alles GoBD-konform.
Der IMAP-Import ist der effizienteste Weg, Eingangsrechnungen zu verarbeiten. Sie verbinden Ihr Rechnungspostfach einmalig mit CERTISCAN – danach läuft alles automatisch.
Einrichtung in 3 Schritten:
Richten Sie ein dediziertes Rechnungspostfach ein (z.B. rechnung@firma.de)
Benachrichtigung: Sie erhalten eine Zusammenfassung neuer Rechnungen
Vergleich: IMAP-Import vs. manueller E-Mail-Check
Kriterium
Manuell
CERTISCAN IMAP
Prüfintervall
Wenn jemand dran denkt
Alle 5 Minuten
Verarbeitungszeit
12-18 Min.
Unter 30 Sek.
Fehlerquote
3-5 %
Unter 0,1 %
Archivierung
Manuell (falls überhaupt)
Automatisch (GoBD)
Skontörfassung
Oft verpasst
Automatisch erkannt
Wochenende/Feiertag
Keine Verarbeitung
24/7 aktiv
Kriterium
Prüfintervall
Manuell
Wenn jemand dran denkt
CERTISCAN IMAP
Alle 5 Minuten
Kriterium
Verarbeitungszeit
Manuell
12-18 Min.
CERTISCAN IMAP
Unter 30 Sek.
Kriterium
Fehlerquote
Manuell
3-5 %
CERTISCAN IMAP
Unter 0,1 %
Kriterium
Archivierung
Manuell
2. Lieferanten-Portal
Nicht alle Lieferanten senden Rechnungen per E-Mail. Manche bevorzugen einen direkten Upload-Weg. Das CERTISCAN-Lieferantenportal bietet genau das:
Für Sie als Rechnungsempfänger:
Erstellen Sie einen individuellen Upload-Link pro Lieferant
Definieren Sie Pflichtfelder (z.B. Bestellnummer, Kostenstelle)
Erhalten Sie sofortige Benachrichtigung bei neün Uploads
Alle Rechnungen werden automatisch validiert und archiviert
Für Ihre Lieferanten:
Kein CERTISCAN-Account nötig – nur den Upload-Link öffnen
Drag & Drop für XRechnung (.xml) und ZUGFeRD (.pdf)
Sofortige Validierung – der Lieferant sieht sofort, ob die Rechnung korrekt ist
Statusverfolgung – der Lieferant kann den Bearbeitungsstatus einsehen
Das Portal ist besonders nützlich für Unternehmen mit vielen Lieferanten – zum Beispiel in der Facility-Management-Branche, wo Reinigungsmittel, Maschinen und Dienstleistungen von zahlreichen Partnern bezogen werden.
3. Manueller Upload
Für Einzelrechnungen oder den schnellen Einstieg bietet CERTISCAN einen manuellen Upload direkt im Dashboard:
Drag & Drop: XRechnung (.xml) oder ZUGFeRD (.pdf) ins Browserfenster ziehen
Sofortige Validierung: EN-16931-Konformität wird in Echtzeit geprüft
Bei fehlerhaften Rechnungen erhalten Sie eine detaillierte Fehlerliste mit konkreten Hinweisen – und optional wird der Lieferant automatisch über den Fehler informiert.
04Workflow nach dem Empfang
Die Verarbeitung endet nicht mit dem Empfang. CERTISCAN bietet einen vollständigen Freigabe-Workflow:
Empfang & Validierung: Automatisch (IMAP, Portal oder Upload)
Kategorisierung: Automatische Zuordnung zu Kostenstelle/Projekt
Freigabe: Digitaler Freigabe-Workflow mit konfigurierbaren Stufen
Buchung: DATEV-Export für Ihren Steuerberater
Zahlung: Zahlungsanweisung mit Skonto-Erinnerung
Archivierung: GoBD-konform, 10 Jahre, SHA-256
05Integration mit anderen CERTISCAN-Modulen
Die Eingangsrechnungsverarbeitung ist nahtlos in die CERTISCAN-Plattform integriert:
[Zeiterfassung](/blog/zeiterfassung-pflicht-2026-was-arbeitgeber-wissen-müssen): Rechnungen von Subunternehmern mit erfassten Arbeitsstunden abgleichen
Lieferketten-Compliance: Lieferanten-Rechnungen mit LkSG-Prüfungen verknüpfen
DATEV-Export: 1-Klick-Export aller Eingangsrechnungen als DATEV-Buchungsstapel
Audit-Trail: Vollständige Nachvollziehbarkeit im Audit-Log
06Kosten-Nutzen-Rechnung
Szenario
Manuell (pro Monat)
CERTISCAN (pro Monat)
Ersparnis
100 Rechnungen/Monat
1.300 EUR Personalkosten
39 EUR Lizenz
1.261 EUR
250 Rechnungen/Monat
3.250 EUR Personalkosten
39 EUR Lizenz
3.211 EUR
Dazu kommen indirekte Einsparungen: weniger Skontoverluste, weniger Mahnungen, weniger Fehler bei der Betriebsprüfung.
07Nächste Schritte
Die E-Rechnungspflicht macht automatisierte Verarbeitung nicht nur wirtschaftlich sinnvoll, sondern praktisch unvermeidbar. Je früher Sie umstellen, desto mehr sparen Sie.
Ja. Über das CERTISCAN-Lieferantenportal erhalten Ihre Geschäftspartner einen individuellen Upload-Link. Dort können sie E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD) direkt hochladen – ohne eigenen CERTISCAN-Account. Die Rechnungen werden sofort validiert und Ihnen zur Prüfung zugestellt.
Was passiert bei einer fehlerhaften Rechnung?
CERTISCAN validiert jede Eingangsrechnung automatisch gegen die EN-16931-Spezifikation. Bei Fehlern (z.B. fehlende Pflichtfelder, falsche Steuerberechnung, ungültige USt-ID) wird die Rechnung als fehlerhaft markiert und Sie erhalten eine detaillierte Fehlerliste. Bei IMAP-Import wird der Lieferant optional automatisch benachrichtigt.
Kann ich auch Papierrechnungen über CERTISCAN verarbeiten?
Ja. Sie können Papierrechnungen scannen und als PDF hochladen. CERTISCAN extrahiert die relevanten Daten per OCR und erstellt einen strukturierten Datensatz. Beachten Sie aber: Ab 2027/2028 müssen Ihre Lieferanten E-Rechnungen senden – Papierrechnungen werden dann zur Ausnahme.
