E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was §-19-UStG-Betriebe wirklich müssen

Das Wichtigste in 30 Sekunden

„Als Kleinunternehmer bin ich doch von der E-Rechnung befreit" – dieser Satz ist halb richtig und halb gefährlich falsch. Man muss zwei Dinge trennen: Empfangen und Ausstellen.

• Empfangen (Pflicht seit 1.1.2025): Jeder inländische Unternehmer – auch der Kleinunternehmer nach § 19 UStG – muss eine E-Rechnung im strukturierten Format empfangen, lesen und archivieren können. Diese Pflicht gilt ohne Übergangsfrist und unabhängig vom Umsatz.
• Ausstellen (befreit): Von der Pflicht, selbst strukturierte E-Rechnungen auszustellen, sind Kleinunternehmer nach § 34a UStDV befreit. Sie dürfen weiter eine „sonstige Rechnung" schreiben – also Papier oder PDF (mit Zustimmung des Empfängers). Freiwillig E-Rechnungen ausstellen dürfen sie natürlich trotzdem.
• Achtung Empfangsseite: Ihre Geschäftskunden (B2B) dürfen Ihnen ab 2025 E-Rechnungen schicken – und tun es zunehmend. Wer sie nicht empfangen/lesen kann, hat ein Problem mit dem Vorsteuer- bzw. Betriebsausgabenabzug und der Archivierung.

Kurz: Sie müssen keine E-Rechnung schreiben, aber Sie müssen jede E-Rechnung empfangen und aufbewahren können. Dieser Leitfaden erklärt beides – und was der Kleinunternehmerstatus 2026 sonst noch bedeutet.

Der Systemwechsel 2025: Was sich für Kleinunternehmer geändert hat

Zum 1. Januar 2025 haben sich für Kleinunternehmer zwei Dinge parallel geändert – das sorgt für Verwirrung:

1. Neue Umsatzgrenzen und Steuerbefreiung (§ 19 UStG neu). Der Kleinunternehmerstatus gilt seit 2025 bei einem Vorjahresumsatz bis 25.000 € (vorher 22.000 €) und einem laufenden Jahresumsatz bis 100.000 € (neu). Die Umsätze sind seither steuerbefreit (vorher: Steuer wurde „nicht erhoben"). Wichtig: Die 100.000-€-Grenze ist eine feste Grenze – wird sie im laufenden Jahr überschritten, endet die Kleinunternehmer-Eigenschaft ab diesem Zeitpunkt (kein Prognose-Spielraum mehr).
2. E-Rechnungs-Empfangspflicht (§ 14 UStG). Unabhängig vom Kleinunternehmerstatus muss seit 1.1.2025 jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können.

Beide Änderungen treffen kleine Reinigungsbetriebe gleichzeitig. Der Kleinunternehmerstatus schützt Sie vor der Ausstellungs-Pflicht, aber nicht vor der Empfangs-Pflicht.

Empfangen: die Pflicht, die niemand umgeht

Das ist der Teil, den viele übersehen. Seit dem 1. Januar 2025 gilt für alle inländischen Unternehmer – vom Konzern bis zum nebenberuflichen Ein-Objekt-Reiniger:

Wer in Deutschland Unternehmer im Sinne des UStG ist, muss in der Lage sein, eine E-Rechnung im strukturierten Format zu empfangen, zu archivieren und maschinell zu verarbeiten.

Praktisch heißt das: Wenn Ihr Auftraggeber, Ihr Reinigungsmittel-Lieferant oder Ihr Fuhrpark-Dienstleister Ihnen eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung schickt, müssen Sie diese entgegennehmen und korrekt aufbewahren können. Ein einfaches „Bitte schicken Sie mir das als PDF" ist rechtlich kein Anspruch mehr – der Rechnungssteller darf die E-Rechnung senden, und der Empfang liegt in Ihrer Verantwortung.

Reicht dafür ein E-Mail-Postfach? Zum reinen Entgegennehmen technisch ja – aber eine XRechnung ist ein XML-Datensatz, den Sie ohne passende Software weder lesen noch prüfen noch revisionssicher archivieren können. Und archivieren müssen Sie: E-Rechnungen unterliegen der GoBD-konformen, unveränderbaren Aufbewahrung über die gesetzliche Frist. Ein XML als PDF auszudrucken und abzuheften genügt dafür nicht.

→ Was der Unterschied zwischen den Formaten ist, erklärt XRechnung oder ZUGFeRD?

Ausstellen: hier gilt die Befreiung

Jetzt die gute Nachricht für die Rechnungsseite. Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurde in § 34a UStDV klargestellt: Kleinunternehmer sind nicht verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Sie dürfen ihre Ausgangsrechnungen weiterhin als „sonstige Rechnung" stellen – also auf Papier oder als PDF (Letzteres mit Zustimmung des Empfängers).

Das ergibt Sinn: Der Gesetzgeber wollte kleine Betriebe nicht mit der technischen Ausstellungslast belegen. Zwei Punkte müssen Kleinunternehmer bei ihren Rechnungen aber weiterhin beachten:

• Der Hinweis auf den Kleinunternehmerstatus gehört auf jede Rechnung – seit 2025 ergänzt um einen Hinweis auf die Steuerbefreiung (§ 34a UStDV). Statt „im Preis ist keine Umsatzsteuer enthalten" ist der Bezug zur Steuerbefreiung nach § 19 UStG aufzunehmen.
• Freiwillig dürfen Kleinunternehmer sehr wohl E-Rechnungen ausstellen. Wer viele öffentliche oder große Auftraggeber hat, für den kann die E-Rechnung sogar Vorteil sein (schnellere Bearbeitung, weniger Rückfragen).

Für die typische Kleinbetragsrechnung bis 250 € (§ 33 UStDV) und für Fahrausweise gilt ohnehin eine generelle Ausnahme von der E-Rechnungs-Ausstellungspflicht – auch für Nicht-Kleinunternehmer.

Der Sonderfall: Wenn der Kleinunternehmer wächst

Reinigung ist eine Branche, in der aus einem Ein-Objekt-Start schnell ein Betrieb mit mehreren Aufträgen wird. Genau dann wird die feste 100.000-€-Grenze relevant: Überschreiten Ihre Umsätze diese Schwelle im laufenden Jahr, endet die Kleinunternehmer-Eigenschaft ab diesem Umsatz – ab dann sind Sie regelbesteuerter Unternehmer und unterliegen der allgemeinen E-Rechnungs-Ausstellungspflicht (mit deren Übergangsfristen).

Deshalb ist es klug, die E-Rechnungs-Fähigkeit nicht erst beim Überschreiten der Grenze aufzubauen, sondern von Anfang an eine Lösung zu nutzen, die mit dem Betrieb mitwächst: heute empfangen, morgen bei Bedarf auch ausstellen – ohne Systemwechsel.

→ Den großen Überblick über alle Fristen (2025 Empfang, 2027/2028 Ausstellung) gibt E-Rechnungs-Pflicht 2025 / 2027 / 2028.

Empfang vs. Ausstellung – die Übersicht

Wie CERTISCAN kleine Betriebe absichert

CERTISCAN ist eine modulare Compliance- und Betriebsplattform für Gebäudereinigung, Handwerk und KMU. Das Modul E-Rechnung deckt genau die Kleinunternehmer-Realität ab:

• Empfang zuerst gedacht: Eingehende E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X nach EN 16931) werden eingelesen, lesbar dargestellt, geprüft und GoBD-konform, revisionssicher archiviert – mit Audit-Trail. So erfüllen Sie die Empfangspflicht, auch wenn Sie selbst gar keine E-Rechnungen schreiben. Der Eingang läuft heute über ein Lieferanten-Portal oder per Upload; ein automatischer Abruf direkt aus dem Mail-Postfach ist in Vorbereitung.
• Sonstige Rechnung sauber erstellen: Ausgangsrechnungen inklusive des korrekten Kleinunternehmer-/Steuerbefreiungs-Hinweises lassen sich als PDF erstellen – und der Rechnungsrechner hilft bei der schnellen Betragsprüfung.
• Mitwachsend: Überschreiten Sie später die Kleinunternehmer-Grenze, ist die Ausstellung von KoSIT-geprüften E-Rechnungen im selben System angelegt – Sie müssen nicht die Software wechseln. (Ausgehende E-Rechnungen werden vor dem Versand vom offiziellen KoSIT-Validator geprüft; ist die Rechnung nicht konform oder der Prüfer nicht erreichbar, wird der Versand fail-closed blockiert.)
• DATEV-Export übergibt Belege ans Lohnbüro/den Steuerberater.

Ehrlich eingeordnet: Für den Empfang und die revisionssichere Archivierung ist das Modul einsatzfähig; die vollständige ZUGFeRD-PDF/A-3-Erzeugung wird schrittweise ausgebaut. Die abschließende steuerliche Bewertung bleibt Sache Ihres Steuerberaters.