Zeiterfassung für Minijobber: Pflicht, Grenze & DATEV-Export
Zeiterfassung für Minijobber ist seit 2022 besonders streng geregelt. Die 538-EUR-Grenze, Aufzeichnungspflicht am selben Tag und automatische Warnungen – so geht es richtig.
Die Zeiterfassung für Minijobber ist seit dem Mindestlohngesetz (MiLoG) besonders streng geregelt. Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit spätestens am siebten Tag nach der Arbeitsleistung aufzeichnen – und die 538-EUR-Grenze im Blick behalten. CERTISCAN automatisiert beides ab 29 EUR/Monat und warnt, bevor die Grenze überschritten wird.
Warum ist Zeiterfassung bei Minijobs besonders wichtig?
Minijobs gehören zu den sogenannten "Risikogruppen" des Mindestlohngesetzes. Der Gesetzgeber hat für diese Beschäftigungsverhältnisse verschärfte Dokumentationspflichten eingeführt, weil:
- Mindestlohn-Kontrolle: Nur durch exakte Stundenerfassung lässt sich prüfen, ob der Mindestlohn (12,82 EUR/h seit 2026) eingehalten wird
- Grenzüberschreitung verhindern: Zu viele Stunden führen zur Überschreitung der 538-EUR-Grenze
- Schwarzarbeit bekämpfen: Der Zoll (FKS) prüft Minijobs besonders häufig
Die 538-EUR-Grenze: So berechnen Sie richtig
| Stundensatz | Max. Stunden/Monat | Max. Stunden/Woche |
|---|---|---|
| 12,82 EUR (Mindestlohn) | 41,97 h | 10,49 h |
| 13,50 EUR | 39,85 h | 9,96 h |
| 14,00 EUR | 38,43 h | 9,61 h |
| 15,00 EUR | 35,87 h | 8,97 h |
Rechenbeispiel: Ein Minijobber mit 13 EUR/h arbeitet 4 Wochen × 10,5 Stunden = 42 Stunden × 13 EUR = 546 EUR. Die 538-EUR-Grenze ist überschritten – aus dem Minijob wird ein sozialversicherungspflichtiges Verhältnis.
Aufzeichnungspflicht: Was genau dokumentiert werden muss
Nach §17 Abs. 1 MiLoG müssen Arbeitgeber für jeden Minijobber folgendes aufzeichnen:
- Beginn der täglichen Arbeitszeit
- Ende der täglichen Arbeitszeit
- Dauer der täglichen Arbeitszeit
- Frist: Spätestens am siebten Tag nach der Arbeitsleistung
CERTISCAN erfasst all diese Daten automatisch beim Stempeln per QR-Code oder App. Die Aufzeichnungen werden revisionssicher gespeichert und sind für Prüfungen sofort verfügbar.
Konsequenzen bei Verstößen
| Verstoß | Bußgeld |
|---|---|
| Keine Aufzeichnung | Bis 30.000 EUR (§21 MiLoG) |
| Verspätete Aufzeichnung (>7 Tage) | Bis 30.000 EUR |
| Überschreitung 538 EUR ohne Anmeldung | SV-Nachzahlung + Saeumniszuschläge |
| Unterschreitung Mindestlohn | Bis 500.000 EUR (§21 MiLoG) |
So hilft CERTISCAN bei Minijobs
- Automatische Stundenberechnung: Erfasste Stunden × Stundensatz = aktueller Monatsverdienst
- Grenz-Warnung: Gelbe Warnung bei 80% der 538-EUR-Grenze, rote Warnung bei 95%
- DATEV-Export mit Lohnart 1060: Minijob-spezifische Exportformate für den Steuerberater
- Sofort-Dokumentation: Stempeln per QR-Code am Einsatzort, dokumentiert am selben Tag
- Prüfungssichere Berichte: PDF-Export aller Arbeitszeiten für Zoll- und Behördenprüfungen
Lesen Sie auch: Arbeitszeitgesetz einfach erklärt
DATEV-Export für Minijobs
CERTISCAN exportiert Minijob-Daten in der Lohnart 1060 (Minijob-Pauschale). Der Steuerberater erhält:
- Personalfragebogen-Nummer des Mitarbeiters
- Geleistete Stunden im Abrechnungszeitraum
- Bruttoverdienst
- Kostenstelle (falls hinterlegt)
Mehr zum Thema: DATEV-Export aus der Zeiterfassung
Fazit
Minijob-Zeiterfassung ist kein optionales Extra, sondern gesetzliche Pflicht. Mit CERTISCAN dokumentieren Ihre Minijobber ihre Arbeitszeit per QR-Code – Sie behalten die 538-EUR-Grenze im Blick und haben für jede Prüfung die richtigen Unterlagen parat.
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Häufige Fragen (FAQ)
Müssen Minijobber ihre Arbeitszeit erfassen?
Ja, sogar strenger als reguläre Mitarbeiter. Nach §17 MiLoG müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit von Minijobbern spätestens am siebten Tag nach der Arbeitsleistung aufzeichnen.
Was passiert wenn ein Minijobber die 538-EUR-Grenze überschreitet?
Überschreitet der Verdienst regelmäßig 538 EUR/Monat, entfällt die Geringfügigkeitsgrenze. Der Minijob wird zum sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis mit vollen SV-Beiträgen.
Wie warnt CERTISCAN vor der Minijob-Grenze?
CERTISCAN berechnet automatisch: Erfasste Stunden × Stundensatz. Nähert sich der Wert der 538-EUR-Grenze, erhält der Manager eine Warnung im Dashboard.