Ausschreibung Gebäudereinigung: Leistungsverzeichnis
Eine professionelle Ausschreibung für Gebäudereinigung basiert auf einem DIN-77400-konformen Leistungsverzeichnis. Lotbildung, Eignungskriterien, Zuschlagskriterien und warum der Preis nicht allein entscheiden sollte. CERTISCAN Evidence Packs als Qualitätsnachweis in Vergabeverfahren.
Eine professionelle Ausschreibung für Gebäudereinigung beginnt mit einem präzisen Leistungsverzeichnis. Wer hier ungenau formuliert, bekommt Angebote, die nicht vergleichbar sind – und entscheidet am Ende nur über den Preis statt über Qualität. Die DIN 77400 liefert den Rahmen für ein strukturiertes Leistungsverzeichnis. CERTISCAN unterstützt Bieter mit Evidence Packs, die als digitaler Qualitätsnachweis in Vergabeverfahren überzeugen.
Grundlagen: Vergaberecht in Deutschland
Die Rechtsgrundlage für Reinigungsausschreibungen hängt vom Auftraggeber ab:
| Auftraggeber | Rechtsgrundlage | Schwellenwert (2026) | Verfahren |
|---|---|---|---|
| Bund, Länder, Kommunen (überregional) | GWB + VgV | ab 221.000 EUR netto | Offenes/Nicht-offenes Verfahren |
| Bund, Länder, Kommunen (unterhalb Schwelle) | UVgO | bis 221.000 EUR netto | Öffentliche Ausschreibung |
| Private Unternehmen | Frei | – | Formfrei, meist 3-5 Angebote |
| Krankenhäuser (öffentlich) | GWB + VgV + KRINKO | ab 221.000 EUR netto | Wie öffentliche AG |
Die wichtigsten Vergabegrundsätze
- Wettbewerb: Mindestens 3 Angebote einholen (UVgO §8)
- Transparenz: Alle Bieter erhalten dieselben Informationen
- Gleichbehandlung: Keine Bevorzugung einzelner Bieter
- Losaufteilung: Mittelstandsschutz durch Aufteilung in Lose (§97 GWB)
- Wirtschaftlichkeit: Das wirtschaftlichste Angebot, nicht zwingend das billigste
Das Leistungsverzeichnis nach DIN 77400
Die DIN 77400 (Reinigungsdienstleistungen – Anforderungen an die Auftragsvergabe) definiert den Standard für Leistungsverzeichnisse in der Gebäudereinigung:
Pflichtinhalte des Leistungsverzeichnisses
| Abschnitt | Inhalt | Beispiel |
|---|---|---|
| 1. Objektbeschreibung | Adresse, Nutzungsart, Flächen, Etagen | Bürogebäude, 3 Etagen, 4.500 m² |
| 2. Raumverzeichnis | Raum-Nr., Fläche, Bodenbelag, Nutzung | R.101, 25 m², Linoleum, Büro |
| 3. Reinigungsarten | Unterhalts-, Grund-, Glas-, Sonderreinigung | Unterhaltsreinigung täglich |
| 4. Reinigungsfrequenz | Täglich, 3×/Woche, monatlich, jährlich | Büros 5×/Wo, WC 5×/Wo, Flure 5×/Wo |
| 5. Leistungskennzahlen | m² pro Stunde nach Raumtyp | Büro: 250 m²/h, WC: 80 m²/h |
| 6. Qualitätsanforderungen | Kontrolle, AQL-Werte, Stichproben | AQL 4,0 nach DIN 2859-1 |
| 7. Materialvorgaben | Umweltzeichen, Konzentratsysteme | EU Ecolabel oder RAL UZ 194 |
| 8. Personalanforderungen | Qualifikation, Sprache, Führungszeugnis | Grundschulung, Deutsch min. A2 |
| 9. Vertragslaufzeit | Festlaufzeit, Optionen, Kündigungsfrist | 24 Monate + 2× 12 Monate Option |
Reinigungsfrequenzen nach Raumtyp (Empfehlung)
| Raumtyp | Unterhaltsreinigung | Grundreinigung | Glasreinigung |
|---|---|---|---|
| Büro (Einzelzimmer) | 3-5×/Woche | 2×/Jahr | 2×/Jahr |
| Großraumbüro | 5×/Woche | 2×/Jahr | 2×/Jahr |
| WC/Sanitär | 5×/Woche (min.) | 4×/Jahr | 2×/Jahr |
| Flure/Treppenhäuser | 5×/Woche | 2-4×/Jahr | – |
| Konferenzräume | 3×/Woche + nach Bedarf | 2×/Jahr | 2×/Jahr |
| Teeküche | 5×/Woche | 4×/Jahr | 2×/Jahr |
| Eingangsbereich | 5×/Woche | 4×/Jahr | 4×/Jahr |
| Kantine | Täglich | 6×/Jahr | 4×/Jahr |
| Serverraum | 1×/Monat | 1×/Jahr | – |
| Produktionshalle | Täglich | 2×/Jahr | 2×/Jahr |
Leistungskennzahlen (m²/h)
Die Richtwerte der BIV (Bundesinnungsverband des Gebäudereiniger-Handwerks) für die Unterhaltsreinigung:
| Raumtyp | Leistung (m²/h) | Begründung |
|---|---|---|
| Büro (wenig möbliert) | 250-350 | Einfache Bodenreinigung, Schreibtische wischen |
| Büro (stark möbliert) | 150-250 | Mehr Hindernisse, längere Wege |
| WC/Sanitär | 60-100 | Desinfektion, Armaturen, Spiegel, Nachfüllen |
| Flure | 300-500 | Große Flächen, wenig Hindernisse |
| Treppenhäuser | 100-200 | Stufen, Handläufe, mehrere Ebenen |
| Konferenzräume | 200-300 | Tische, Stühle, Whiteboard |
| Kantine | 80-150 | Starke Verschmutzung, Fettfilm |
| Krankenhaus (Normal) | 80-120 | Desinfektion, strenge Hygieneauflagen |
| Krankenhaus (OP) | 40-60 | Höchste Desinfektionsstufe |
Lotbildung: Aufträge sinnvoll teilen
| Lotbildung | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Nach Gebäude/Standort | Klare Zuordnung, KMU-freundlich | Ggf. weniger Synergien |
| Nach Reinigungsart | Spezialisierung möglich (Glas, Sonder) | Mehr Koordination nötig |
| Nach Leistungsgruppe | Experten für komplexe Reinigung | Schnittstellen-Probleme |
| Gesamtvergabe | Einfache Steuerung, ein Ansprechpartner | Benachteiligt KMU, weniger Wettbewerb |
Praxisempfehlung: Für Objekte unter 10.000 m² empfiehlt sich eine Gesamtvergabe. Ab 10.000 m² oder bei mehreren Standorten sollte in Gebäude-Lose aufgeteilt werden.
Eignungskriterien: Wer darf bieten?
| Eignungskriterium | Nachweis | Pflicht/Optional |
|---|---|---|
| Handwerkskammer-Eintragung | HWK-Bescheinigung | Pflicht (Meisterpflicht!) |
| Betriebshaftpflicht | Police (min. 3 Mio. EUR) | Pflicht |
| Umsatz letzte 3 Jahre | Bestätigung Steuerberater | Üblich |
| Referenzen (vergl. Objekte) | Min. 3 Referenzen, < 3 Jahre | Empfohlen |
| ISO 9001 / RAL GZ 902 | Zertifikat (gültig) | Optional |
| ISO 14001 (Umwelt) | Zertifikat | Optional, zunehmend gefragt |
| Tariftreueerklärung | Eigenerklärung | Pflicht (je nach Landesgesetz) |
| Führungszeugnisse | Konzept für Mitarbeiter-Checks | Bei sicherheitsrelevanten Objekten |
Zuschlagskriterien: Nicht nur der Preis zählt
Die UVgO (§43) und VgV (§58) ermöglichen Zuschlagskriterien jenseits des Preises:
| Zuschlagskriterium | Gewichtung (Empfehlung) | Was wird bewertet? |
|---|---|---|
| Preis | 50-60 % | Gesamtpreis nach Preisblatt |
| Qualitätskonzept | 15-20 % | Kontrollsystem, Reklamationsmanagement |
| Personalkonzept | 10-15 % | Schulungen, Sprachkenntnisse, Ausfallregelung |
| Nachhaltigkeitskonzept | 5-10 % | Reinigungsmittel, Energieeffizienz, ESG-Bericht |
| Digitalisierungskonzept | 5-10 % | Dokumentation, Echtzeit-Reporting, Kundenportal |
Qualitätskonzept bewerten
Ein gutes Qualitätskonzept enthält:
- Stichprobenplan nach DIN 2859-1 (AQL-Wert, Prüfhäufigkeit)
- Eigenkontrollen durch Vorarbeiter (dokumentiert)
- Reklamationsmanagement mit definierten Reaktionszeiten
- Digitale Dokumentation (Fotos, Zeitstempel, Unterschrift)
- Regelmäßige Objektbegehungen mit dem Auftraggeber
CERTISCAN-Nutzer haben hier einen klaren Vorteil: Das Evidence Pack dokumentiert jede Reinigung mit Foto, Zeitstempel, GPS-Koordinaten und CleanScore. Der Compliance-Score belegt die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes. Und das Kundenportal bietet dem Auftraggeber Echtzeit-Transparenz.
Vertragslaufzeit und Preisanpassung
| Aspekt | Empfehlung | Begründung |
|---|---|---|
| Festlaufzeit | 24 Monate | Ausreichend für Einarbeitung |
| Verlängerungsoption | 2× 12 Monate | Flexibilität für beide Seiten |
| Kündigungsfrist | 3 Monate zum Laufzeitende | Genug Vorlauf für Neuausschreibung |
| Preisanpassungsklausel | Tarifsteigerung + Materialindex | Schutz vor Kostensteigerung |
| Probezeit | 3-6 Monate | Sonderkündigungsrecht bei Schlechtleistung |
Häufige Fehler bei Ausschreibungen
| Fehler | Folge | Lösung |
|---|---|---|
| Nur Preis als Kriterium | Billigster Anbieter, schlechteste Qualität | Qualitätskriterien min. 30 % |
| Kein Raumverzeichnis | Angebote nicht vergleichbar | DIN-77400-konformes Raumverzeichnis |
| Unrealistische m²/h-Werte | Anbieter können Leistung nicht erbringen | BIV-Richtwerte verwenden |
| Keine Probezeit vereinbart | Bei Schlechtleistung 24 Monate gebunden | 3-6 Monate Sonderkündigungsrecht |
| Vertragslaufzeit >4 Jahre | Kein Wettbewerbsdruck | Max. 24 + 24 Monate |
Preisblatt richtig gestalten
Das Preisblatt ist das Herzstück des Angebots. Ein gut strukturiertes Preisblatt ermöglicht dem Auftraggeber den direkten Vergleich:
| Position | Einheit | Beispiel |
|---|---|---|
| Unterhaltsreinigung | EUR/m²/Monat | 0,85 EUR |
| Grundreinigung | EUR/m²/Durchgang | 2,50 EUR |
| Glasreinigung (außen) | EUR/m²/Durchgang | 3,20 EUR |
| Glasreinigung (innen) | EUR/m²/Durchgang | 1,80 EUR |
| Sonderreinigung | EUR/Stunde | 38,00 EUR |
| Vorarbeiter-Stunde | EUR/Stunde | 42,00 EUR |
| Objektleiter-Stunde (pauschal) | EUR/Monat | 450,00 EUR |
Tipp: Neben dem Gesamtpreis sollte auch der Stundenverrechnungssatz (SVS) angegeben werden. Liegt dieser unter dem kalkulatorischen Minimum (ca. 25-27 EUR netto für LG 1), ist das ein Warnsignal für den Auftraggeber: Der Bieter kann entweder nicht kostendeckend arbeiten oder wird bei der Leistung sparen.
CERTISCAN als Wettbewerbsvorteil in Ausschreibungen
Bieter mit CERTISCAN können in Ausschreibungen punkten:
- Evidence Packs: Digitale Reinigungsnachweise mit Foto, Zeitstempel und CleanScore
- Kundenportal: Echtzeit-Transparenz für den Auftraggeber, ohne Zusatzaufwand
- ArbZG-Compliance: Automatische Dokumentation der Arbeitszeitkonformität
- ESG-Report: VSME-kompatibler Nachhaltigkeitsbericht als Anlage zum Angebot
- 12 Sprachen: Schulungsunterlagen und App in 12 Sprachen für multinationale Teams
Fazit: Qualität ausschreiben, Qualität bekommen
Eine gute Ausschreibung definiert nicht nur, was gereinigt werden soll, sondern auch, wie Qualität gemessen und nachgewiesen wird. Wer digitale Dokumentation und ESG-Kriterien in die Zuschlagskriterien aufnimmt, bekommt bessere Angebote – und langfristig bessere Ergebnisse. CERTISCAN liefert die technische Grundlage für Bieter und Auftraggeber.
Häufige Fragen (FAQ)
Was muss in einem Leistungsverzeichnis für Gebäudereinigung stehen?
Ein Leistungsverzeichnis nach DIN 77400 enthält: Objektbeschreibung (Flächen, Bodenbeläge, Nutzungsart), Reinigungsarten (Unterhaltsreinigung, Grundreinigung, Glasreinigung), Reinigungsfrequenzen (täglich, wöchentlich, monatlich), Qualitätsanforderungen, Leistungskennzahlen (m²/h), Materialvorgaben und Kontrollmechanismen.
Wie bildet man Lose bei der Ausschreibung?
Lose können nach Gebäuden/Standorten, Reinigungsarten (Unterhalts-, Glas-, Sonderreinigung) oder Leistungsgruppen gebildet werden. §97 GWB verpflichtet öffentliche Auftraggeber zur Losaufteilung, um auch KMU die Teilnahme zu ermöglichen. In der Praxis sind Gebäude-Lose am häufigsten.
Welche Zuschlagskriterien sind sinnvoll?
Der niedrigste Preis allein ist kein gutes Zuschlagskriterium. Empfehlenswert: Preis (50-60 %), Qualitätskonzept (20-25 %), Personal- und Schulungskonzept (10-15 %), Nachhaltigkeitskonzept (5-10 %). Die UVgO ermöglicht ausdrücklich das „wirtschaftlichste Angebot" statt des billigsten.
Wie weist man Qualität in einer Ausschreibung nach?
Qualitätsnachweise umfassen: Referenzen vergleichbarer Objekte, Zertifizierungen (ISO 9001, RAL GZ 902), Schulungsnachweise, Qualitätskontrollkonzept mit Stichprobenplänen. CERTISCAN Evidence Packs können als digitaler Qualitätsnachweis mit Fotos, CleanScore und Compliance-Daten beigefügt werden.