Digitale Reinigungsnachweise per QR-Code ersetzen Papierlisten und bieten rechtssichere Dokumentation. QR-Code am Raum scannen, Checkliste abarbeiten, Foto machen – fertig ist das Evidence-Pack PDF für Kunden.
Digitale Reinigungsnachweise per QR-Code reduzieren den Verwaltungsaufwand um 85 % und eliminieren Reklamations-Streitigkeiten nahezu vollständig. CERTISCAN verwandelt einen einfachen QR-Code-Scan in einen rechtssicheren Leistungsnachweis mit Checkliste, Foto, GPS und Zeitstempel – und generiert daraus automatisch ein Evidence-Pack PDF für Ihre Kunden.
Traditionelle Reinigungsnachweise auf Papier haben gravierende Nachteile:
| Problem | Papierliste | Digitaler Nachweis (CERTISCAN) |
|---|---|---|
| Fälschbarkeit | Leicht (Unterschrift vordatierbar) |
Die Reinigungskraft scannt den QR-Code am Raum mit der CERTISCAN-App, arbeitet die digitale Checkliste ab, macht ein Foto nach der Reinigung und bestätigt mit digitaler Unterschrift. Alle Daten werden automatisch mit GPS-Koordinaten und Zeitstempel gespeichert.
Das Evidence-Pack ist ein automatisch generiertes PDF-Dokument, das alle Reinigungsnachweise eines Zeitraums zusammenfasst: Protokolle, Fotos, CleanScore-Bewertungen, Inspektionsergebnisse und Kundenfeedback. Es dient als rechtssicherer Leistungsnachweis gegenüber Auftraggebern.
| Lesbarkeit | Oft unleserlich | Immer klar strukturiert |
| Archivierung | Ordner, Platzverbrauch | Cloud, unbegrenzt |
| Auswertbarkeit | Manuell, zeitaufwändig | Automatisch, in Echtzeit |
| Beweiskraft | Gering | Hoch (Foto + GPS + Zeitstempel) |
| Kundenübergabe | Kopieren, versenden | Ein Klick: PDF oder Kundenportal |
| Sprachen | Nur Deutsch | 12 Sprachen |
| Kosten | Druck, Papier, Ordner | Im Tarif enthalten |
Jedes Jahr gehen in Deutschland schätzungsweise 12 % aller Reinigungsverträge durch unzureichende Dokumentation verloren – entweder durch Reklamationen ohne Gegenbeweis oder durch mangelnde Transparenz.
Jeder Raum oder Bereich erhält einen wetterfesten QR-Code-Aufkleber. Die Reinigungskraft scannt diesen mit der CERTISCAN-App. Das System erkennt automatisch:
Je nach Raumtyp erscheint eine vorkonfigurierte Checkliste:
Beispiel Sanitärraum:
Checklisten werden in der Sprache des Mitarbeiters angezeigt (12 Sprachen verfügbar). Jeder Punkt wird per Tap bestätigt.
Nach Abschluss der Checkliste macht die Reinigungskraft ein Foto. Dieses wird automatisch:
Optional kann eine digitale Unterschrift auf dem Bildschirm geleistet werden – besonders relevant für Sonderreinigungen oder Abnahmen.
Alle Daten werden sofort in die Cloud übertragen. Bei fehlender Internetverbindung (Keller, Tiefgarage) werden die Daten lokal gespeichert und bei nächster Verbindung automatisch synchronisiert.
Das Evidence-Pack ist das Herzstuck der CERTISCAN-Dokumentation. Es fasst alle Reinigungsnachweise eines Zeitraums in einem professionellen PDF zusammen:
QR-Codes an jedem Raum, Checklisten nach Raumtyp, tägliche Fotos, wöchentliches Evidence-Pack für den Auftraggeber.
Erweiterte Checklisten mit Desinfektionsprotokoll, Hygiene-Score, Chargennummer der Desinfektionsmittel, lückenlose Dokumentation für Hygienebeauftragte.
Sonderreinigungsnachweise mit Gefahrstoff-Dokumentation, Vorher/Nachher-Fotos, digitale Abnahme durch den Auftraggeber.
Standardisierte Tagesreinigung mit QR-Code-Scan, Checkliste und Foto. Monatliches Evidence-Pack als Leistungsnachweis.
| Kostenart | Papier (30 Objekte) | CERTISCAN (30 Objekte) |
|---|---|---|
| Druckkosten | 150 EUR/Monat | 0 EUR |
| Archivierung | 200 EUR/Monat (Lager) | 0 EUR (Cloud) |
| Verwaltung | 12h/Woche x 25 EUR = 1.300 EUR | 1h/Woche x 25 EUR = 100 EUR |
Ersparnis: Über 21.000 EUR pro Jahr bei 30 Objekten.
CERTISCAN speichert alle Daten DSGVO-konform auf deutschen Servern (Hetzner Cloud, Standort Deutschland):
Digitale Reinigungsnachweise per QR-Code sind kein Nice-to-have mehr, sondern Wettbewerbsvoraussetzung. Auftraggeber erwarten transparente, nachvollziehbare Dokumentation. CERTISCAN liefert genau das – mit minimalem Aufwand für Ihre Reinigungskräfte und maximalem Nutzen für Ihr Unternehmen.
Ja, ein einfaches Smartphone mit Kamera genügt. Die CERTISCAN-App läuft auf Android ab Version 8 und iOS ab Version 14. Alternativ können geteilte Geräte pro Team eingesetzt werden.
Ja. Die CERTISCAN-App speichert Checklisten und Fotos lokal und synchronisiert automatisch, sobald wieder eine Internetverbindung besteht. Ideal für Keller, Tiefgaragen oder ländliche Gebiete.
| 8h/Monat x 35 EUR = 280 EUR |
| 1h/Monat x 35 EUR = 35 EUR |
| Gesamt | 1.930 EUR/Monat | 135 EUR/Monat |
| Jährlich | 23.160 EUR | 1.620 EUR |