Eine professionelle Ausschreibung für Gebäudereinigung basiert auf einem DIN-77400-konformen Leistungsverzeichnis. Lotbildung, Eignungskriterien, Zuschlagskriterien und warum der Preis nicht allein entscheiden sollte. CERTISCAN Evidence Packs als Qualitätsnachweis in Vergabeverfahren.
Eine professionelle Ausschreibung für Gebäudereinigung beginnt mit einem präzisen Leistungsverzeichnis. Wer hier ungenau formuliert, bekommt Angebote, die nicht vergleichbar sind – und entscheidet am Ende nur über den Preis statt über Qualität. Die DIN 77400 liefert den Rahmen für ein strukturiertes Leistungsverzeichnis. CERTISCAN unterstützt Bieter mit Evidence Packs, die als digitaler Qualitätsnachweis in Vergabeverfahren überzeugen.
01Grundlagen: Vergaberecht in Deutschland
Die Rechtsgrundlage für Reinigungsausschreibungen hängt vom Auftraggeber ab:
Auftraggeber
Rechtsgrundlage
Schwellenwert (2026)
Verfahren
Häufige Fragen (FAQ)
Was muss in einem Leistungsverzeichnis für Gebäudereinigung stehen?
Ein Leistungsverzeichnis nach DIN 77400 enthält: Objektbeschreibung (Flächen, Bodenbeläge, Nutzungsart), Reinigungsarten (Unterhaltsreinigung, Grundreinigung, Glasreinigung), Reinigungsfrequenzen (täglich, wöchentlich, monatlich), Qualitätsanforderungen, Leistungskennzahlen (m²/h), Materialvorgaben und Kontrollmechanismen.
Wie bildet man Lose bei der Ausschreibung?
Lose können nach Gebäuden/Standorten, Reinigungsarten (Unterhalts-, Glas-, Sonderreinigung) oder Leistungsgruppen gebildet werden. §97 GWB verpflichtet öffentliche Auftraggeber zur Losaufteilung, um auch KMU die Teilnahme zu ermöglichen. In der Praxis sind Gebäude-Lose am häufigsten.
Transparenz: Alle Bieter erhalten dieselben Informationen
Gleichbehandlung: Keine Bevorzugung einzelner Bieter
Losaufteilung: Mittelstandsschutz durch Aufteilung in Lose (§97 GWB)
Wirtschaftlichkeit: Das wirtschaftlichste Angebot, nicht zwingend das billigste
02Das Leistungsverzeichnis nach DIN 77400
Die DIN 77400 (Reinigungsdienstleistungen – Anforderungen an die Auftragsvergabe) definiert den Standard für Leistungsverzeichnisse in der Gebäudereinigung:
Pflichtinhalte des Leistungsverzeichnisses
Abschnitt
Inhalt
Beispiel
1. Objektbeschreibung
Adresse, Nutzungsart, Flächen, Etagen
Bürogebäude, 3 Etagen, 4.500 m²
2. Raumverzeichnis
Raum-Nr., Fläche, Bodenbelag, Nutzung
R.101, 25 m², Linoleum, Büro
3. Reinigungsarten
Unterhalts-, Grund-, Glas-, Sonderreinigung
Unterhaltsreinigung täglich
4. Reinigungsfrequenz
Täglich, 3×/Woche, monatlich, jährlich
Büros 5×/Wo, WC 5×/Wo, Flure 5×/Wo
5. Leistungskennzahlen
m² pro Stunde nach Raumtyp
Büro: 250 m²/h, WC: 80 m²/h
6. Qualitätsanforderungen
Kontrolle, AQL-Werte, Stichproben
AQL 4,0 nach DIN 2859-1
7. Materialvorgaben
Umweltzeichen, Konzentratsysteme
EU Ecolabel oder RAL UZ 194
8. Personalanforderungen
Qualifikation, Sprache, Führungszeugnis
Grundschulung, Deutsch min. A2
9. Vertragslaufzeit
Festlaufzeit, Optionen, Kündigungsfrist
24 Monate + 2× 12 Monate Option
Abschnitt
1. Objektbeschreibung
Inhalt
Adresse, Nutzungsart, Flächen, Etagen
Beispiel
Bürogebäude, 3 Etagen, 4.500 m²
Abschnitt
2. Raumverzeichnis
Inhalt
Raum-Nr., Fläche, Bodenbelag, Nutzung
Beispiel
R.101, 25 m², Linoleum, Büro
Abschnitt
3. Reinigungsarten
Inhalt
Unterhalts-, Grund-, Glas-, Sonderreinigung
Beispiel
Unterhaltsreinigung täglich
Abschnitt
4. Reinigungsfrequenz
Inhalt
Reinigungsfrequenzen nach Raumtyp (Empfehlung)
Raumtyp
Unterhaltsreinigung
Grundreinigung
Glasreinigung
Büro (Einzelzimmer)
3-5×/Woche
2×/Jahr
2×/Jahr
Großraumbüro
5×/Woche
2×/Jahr
2×/Jahr
WC/Sanitär
5×/Woche (min.)
4×/Jahr
2×/Jahr
Flure/Treppenhäuser
5×/Woche
2-4×/Jahr
–
Konferenzräume
3×/Woche + nach Bedarf
2×/Jahr
2×/Jahr
Teeküche
5×/Woche
4×/Jahr
2×/Jahr
Eingangsbereich
5×/Woche
4×/Jahr
4×/Jahr
Kantine
Täglich
6×/Jahr
4×/Jahr
Serverraum
1×/Monat
1×/Jahr
–
Produktionshalle
Täglich
2×/Jahr
2×/Jahr
Raumtyp
Büro (Einzelzimmer)
Unterhaltsreinigung
3-5×/Woche
Grundreinigung
2×/Jahr
Glasreinigung
2×/Jahr
Raumtyp
Großraumbüro
Unterhaltsreinigung
5×/Woche
Grundreinigung
2×/Jahr
Glasreinigung
2×/Jahr
Raumtyp
WC/Sanitär
Unterhaltsreinigung
5×/Woche (min.)
Grundreinigung
4×/Jahr
Leistungskennzahlen (m²/h)
Die Richtwerte der BIV (Bundesinnungsverband des Gebäudereiniger-Handwerks) für die Unterhaltsreinigung:
Raumtyp
Leistung (m²/h)
Begründung
Büro (wenig möbliert)
250-350
Einfache Bodenreinigung, Schreibtische wischen
Büro (stark möbliert)
150-250
Mehr Hindernisse, längere Wege
WC/Sanitär
60-100
Desinfektion, Armaturen, Spiegel, Nachfüllen
Flure
300-500
Große Flächen, wenig Hindernisse
Treppenhäuser
100-200
Stufen, Handläufe, mehrere Ebenen
Konferenzräume
200-300
Tische, Stühle, Whiteboard
Kantine
80-150
Starke Verschmutzung, Fettfilm
Krankenhaus (Normal)
80-120
Desinfektion, strenge Hygieneauflagen
Krankenhaus (OP)
40-60
Höchste Desinfektionsstufe
Raumtyp
Büro (wenig möbliert)
Leistung (m²/h)
250-350
Begründung
Einfache Bodenreinigung, Schreibtische wischen
Raumtyp
Büro (stark möbliert)
Leistung (m²/h)
150-250
Begründung
Mehr Hindernisse, längere Wege
Raumtyp
WC/Sanitär
Leistung (m²/h)
60-100
Begründung
Desinfektion, Armaturen, Spiegel, Nachfüllen
Raumtyp
Flure
Leistung (m²/h)
03Lotbildung: Aufträge sinnvoll teilen
Lotbildung
Vorteile
Nachteile
Nach Gebäude/Standort
Klare Zuordnung, KMU-freundlich
Ggf. weniger Synergien
Nach Reinigungsart
Spezialisierung möglich (Glas, Sonder)
Mehr Koordination nötig
Nach Leistungsgruppe
Experten für komplexe Reinigung
Schnittstellen-Probleme
Gesamtvergabe
Einfache Steuerung, ein Ansprechpartner
Benachteiligt KMU, weniger Wettbewerb
Lotbildung
Nach Gebäude/Standort
Vorteile
Klare Zuordnung, KMU-freundlich
Nachteile
Ggf. weniger Synergien
Lotbildung
Nach Reinigungsart
Vorteile
Spezialisierung möglich (Glas, Sonder)
Nachteile
Mehr Koordination nötig
Lotbildung
Nach Leistungsgruppe
Vorteile
Experten für komplexe Reinigung
Nachteile
Schnittstellen-Probleme
Lotbildung
Gesamtvergabe
Vorteile
Praxisempfehlung: Für Objekte unter 10.000 m² empfiehlt sich eine Gesamtvergabe. Ab 10.000 m² oder bei mehreren Standorten sollte in Gebäude-Lose aufgeteilt werden.
04Eignungskriterien: Wer darf bieten?
Eignungskriterium
Nachweis
Pflicht/Optional
Handwerkskammer-Eintragung
HWK-Bescheinigung
Pflicht (Meisterpflicht!)
Betriebshaftpflicht
Police (min. 3 Mio. EUR)
Pflicht
Umsatz letzte 3 Jahre
Bestätigung Steuerberater
Üblich
05Zuschlagskriterien: Nicht nur der Preis zählt
Die UVgO (§43) und VgV (§58) ermöglichen Zuschlagskriterien jenseits des Preises:
Zuschlagskriterium
Gewichtung (Empfehlung)
Was wird bewertet?
Preis
50-60 %
Gesamtpreis nach Preisblatt
Qualitätskonzept
15-20 %
Kontrollsystem, Reklamationsmanagement
Personalkonzept
10-15 %
Schulungen, Sprachkenntnisse, Ausfallregelung
Qualitätskonzept bewerten
Ein gutes Qualitätskonzept enthält:
Stichprobenplan nach DIN 2859-1 (AQL-Wert, Prüfhäufigkeit)
Eigenkontrollen durch Vorarbeiter (dokumentiert)
Reklamationsmanagement mit definierten Reaktionszeiten
CERTISCAN-Nutzer haben hier einen klaren Vorteil: Das Evidence Pack dokumentiert jede Reinigung mit Foto, Zeitstempel, GPS-Koordinaten und CleanScore. Der Compliance-Score belegt die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes. Und das Kundenportal bietet dem Auftraggeber Echtzeit-Transparenz.
06Vertragslaufzeit und Preisanpassung
Aspekt
Empfehlung
Begründung
Festlaufzeit
24 Monate
Ausreichend für Einarbeitung
Verlängerungsoption
2× 12 Monate
Flexibilität für beide Seiten
Kündigungsfrist
3 Monate zum Laufzeitende
Genug Vorlauf für Neuausschreibung
07Häufige Fehler bei Ausschreibungen
Fehler
Folge
Lösung
Nur Preis als Kriterium
Billigster Anbieter, schlechteste Qualität
Qualitätskriterien min. 30 %
Kein Raumverzeichnis
Angebote nicht vergleichbar
DIN-77400-konformes Raumverzeichnis
Unrealistische m²/h-Werte
Anbieter können Leistung nicht erbringen
BIV-Richtwerte verwenden
08Preisblatt richtig gestalten
Das Preisblatt ist das Herzstück des Angebots. Ein gut strukturiertes Preisblatt ermöglicht dem Auftraggeber den direkten Vergleich:
Position
Einheit
Beispiel
Unterhaltsreinigung
EUR/m²/Monat
0,85 EUR
Grundreinigung
EUR/m²/Durchgang
2,50 EUR
Glasreinigung (außen)
EUR/m²/Durchgang
3,20 EUR
Tipp: Neben dem Gesamtpreis sollte auch der Stundenverrechnungssatz (SVS) angegeben werden. Liegt dieser unter dem kalkulatorischen Minimum (ca. 25-27 EUR netto für LG 1), ist das ein Warnsignal für den Auftraggeber: Der Bieter kann entweder nicht kostendeckend arbeiten oder wird bei der Leistung sparen.
09CERTISCAN als Wettbewerbsvorteil in Ausschreibungen
Bieter mit CERTISCAN können in Ausschreibungen punkten:
Evidence Packs: Digitale Reinigungsnachweise mit Foto, Zeitstempel und CleanScore
Kundenportal: Echtzeit-Transparenz für den Auftraggeber, ohne Zusatzaufwand
ArbZG-Compliance: Automatische Dokumentation der Arbeitszeitkonformität
ESG-Report: VSME-kompatibler Nachhaltigkeitsbericht als Anlage zum Angebot
12 Sprachen: Schulungsunterlagen und App in 12 Sprachen für multinationale Teams
10Fazit: Qualität ausschreiben, Qualität bekommen
Eine gute Ausschreibung definiert nicht nur, was gereinigt werden soll, sondern auch, wie Qualität gemessen und nachgewiesen wird. Wer digitale Dokumentation und ESG-Kriterien in die Zuschlagskriterien aufnimmt, bekommt bessere Angebote – und langfristig bessere Ergebnisse. CERTISCAN liefert die technische Grundlage für Bieter und Auftraggeber.
Der niedrigste Preis allein ist kein gutes Zuschlagskriterium. Empfehlenswert: Preis (50-60 %), Qualitätskonzept (20-25 %), Personal- und Schulungskonzept (10-15 %), Nachhaltigkeitskonzept (5-10 %). Die UVgO ermöglicht ausdrücklich das „wirtschaftlichste Angebot" statt des billigsten.
Wie weist man Qualität in einer Ausschreibung nach?
Qualitätsnachweise umfassen: Referenzen vergleichbarer Objekte, Zertifizierungen (ISO 9001, RAL GZ 902), Schulungsnachweise, Qualitätskontrollkonzept mit Stichprobenplänen. CERTISCAN Evidence Packs können als digitaler Qualitätsnachweis mit Fotos, CleanScore und Compliance-Daten beigefügt werden.
