Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU): digitale Krankmeldung im Betrieb

Das Wichtigste in 30 Sekunden

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) hat den „gelben Schein" für den Arbeitgeber abgelöst. Seit 1. Januar 2023 gilt das Verfahren verbindlich:

• Der Arzt meldet, der Arbeitgeber ruft ab. Der Vertragsarzt übermittelt die Arbeitsunfähigkeit elektronisch an die Krankenkasse (§ 295 SGB V), die Krankenkasse stellt die Daten bereit, und der Arbeitgeber ruft sie dort selbst ab (§ 109 SGB IV). Für gesetzlich Versicherte gibt es keinen Papier-Schein mehr für den Betrieb.
• Krankmelden bleibt Pflicht. Der Beschäftigte muss die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer weiterhin unverzüglich anzeigen (§ 5 Abs. 1 EntgFG). Nur die Vorlage des Papiers beim Arbeitgeber entfällt (§ 5 Abs. 1a EntgFG).
• Den Abruf macht in der Praxis das Lohnbüro/der Steuerberater über die Entgeltabrechnungssoftware – nicht der Beschäftigte und meist nicht der Betrieb von Hand.
• Ausnahmen (Papier bleibt): Privatversicherte, Behandlung beim Privatarzt, Arbeitsunfähigkeit aus dem Ausland, Reha und Wiedereingliederung, Minijob im Privathaushalt, Erkrankung des Kindes.
• Die eAU nimmt dem Betrieb die Organisation nicht ab. Krankmeldung entgegennehmen, Fehlzeit dokumentieren und vor allem die Vertretung am Objekt organisieren – das bleibt Aufgabe des Betriebs.

Ehrlich vorweg: CERTISCAN ruft die eAU nicht bei der Krankenkasse ab – das läuft über das Lohnbüro. CERTISCAN dokumentiert die Krankheit als Fehlzeit, macht Abwesenheiten transparent und unterstützt die Vertretungsplanung.

Was ist die eAU – und was hat sich geändert?

Bis Ende 2022 lief eine Krankmeldung über den „gelben Schein" in dreifacher Ausfertigung: eine für die Krankenkasse, eine für den Arbeitgeber, eine für die eigenen Unterlagen. Der Beschäftigte musste das Blatt für den Arbeitgeber selbst einreichen.

Mit der eAU ist dieser Papierweg für gesetzlich Versicherte weggefallen. Der Ablauf sieht heute so aus:

1. Der/die Beschäftigte meldet sich krank und geht zum Arzt.
2. Der Vertragsarzt stellt die Arbeitsunfähigkeit fest und übermittelt die Daten elektronisch an die Krankenkasse (§ 295 Abs. 1 SGB V; für bestimmte Selektivverträge § 295a SGB V).
3. Die Krankenkasse erstellt aus den Daten eine Meldung zum Abruf.
4. Der Arbeitgeber ruft die AU-Daten bei der Krankenkasse ab (§ 109 SGB IV).

Das Verfahren war ursprünglich zum 1. Januar 2022 vorgesehen, wurde wegen technischer Anlaufprobleme aber verschoben und ist seit dem 1. Januar 2023 verbindlich. Über das 7. SGB-IV-Änderungsgesetz wurden auch stationäre Krankenhausaufenthalte in das Abrufverfahren einbezogen (§ 109 Abs. 3a SGB IV), sodass auch dafür kein Papier mehr nötig ist.

Wichtig für den Datenschutz: Der Arbeitgeber erhält über die eAU keine Diagnose. Übermittelt werden nur Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit, das Datum der ärztlichen Feststellung, ob es sich um eine Erst- oder Folgemeldung handelt und ein Kennzeichen für Arbeitsunfall/sonstigen Unfall (§ 109 Abs. 1 SGB IV). Was dem Mitarbeiter fehlt, geht den Betrieb weiterhin nichts an.

Melde- gegen Nachweispflicht: was bleibt, was entfällt

Das größte Missverständnis zur eAU: „Ich muss mich nicht mehr krankmelden, das macht ja jetzt der Arzt." Das ist falsch. Die eAU ersetzt nur den Nachweis, nicht die Meldung. Man muss beides sauber trennen:

Die Anzeigepflicht (§ 5 Abs. 1 EntgFG) ist der Kern: Wer krank ist, muss dem Arbeitgeber unverzüglich Bescheid geben – also so früh wie möglich, in aller Regel vor Schichtbeginn. Keine eAU der Welt informiert den Betrieb automatisch darüber, dass jemand ausfällt; die Krankenkasse liefert nur, was der Arbeitgeber gezielt abruft, und der Abruf setzt voraus, dass er von der Krankmeldung weiß.

Verletzt jemand die Anzeigepflicht wiederholt, sind arbeitsrechtliche Konsequenzen möglich (bis hin zur Abmahnung) – das ist unabhängig davon, dass der Nachweis heute elektronisch läuft. Der Arbeitgeber kann außerdem die ärztliche Feststellung schon ab dem ersten Krankheitstag verlangen; das muss sachlich und einheitlich geregelt sein (arbeitsrechtliche Beratung empfehlenswert).

So ruft der Arbeitgeber die eAU ab

Der Abruf ist ein elektronisches Meldeverfahren der Sozialversicherung. Er läuft nicht über eine Website „von Hand", sondern über eine systemgeprüfte Entgeltabrechnungssoftware (bzw. eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe) und den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherung. In den meisten Reinigungsbetrieben übernimmt das das Lohnbüro oder der Steuerberater als beauftragter Dritter.

So läuft es ab und darauf kommt es an:

• Anlassbezogen, nicht auf Vorrat. Abgerufen wird nur, wenn eine konkrete Krankmeldung vorliegt. Ein anlassloser Abruf „auf Verdacht" ist nicht zulässig.
• Der Zeitpunkt. Gilt die gesetzliche Regel (ärztliche Feststellung erst bei AU von mehr als drei Kalendertagen), ist der Abruf frühestens ab dem fünften Kalendertag nach der Krankmeldung sinnvoll. Verlangt der Betrieb ein Attest schon ab dem ersten Tag, ist der Abruf bereits ab dem zweiten Kalendertag sinnvoll.
• Die Rückmeldung. Die Krankenkasse antwortet grundsätzlich unverzüglich, spätestens am nächsten Arbeitstag nach der Anfrage.
• Zu früh abgerufen? Liegen die Daten beim Abruf noch nicht vor, meldet die Kasse „Nachweis liegt nicht vor". Dann muss später erneut abgerufen werden – ein häufiger Grund, warum Rückläufer nachgehalten werden müssen.
• 42-Tage-Frist beachten. Bereitgestellte Rückmeldungen werden nach 42 Tagen gelöscht. Wer den Abruf nicht automatisiert, sollte mindestens wöchentlich abrufen, damit keine Meldung verfällt.

Was am Ende in der Lohnabrechnung ankommt, sind die reinen AU-Daten (Zeitraum, Feststellungsdatum, Erst-/Folgemeldung, Unfall-Kennzeichen) – die Grundlage, um die Entgeltfortzahlung korrekt zu berechnen. Das Bußgeld- oder Nachzahlungsrisiko entsteht nicht durch die eAU selbst, sondern durch schlecht dokumentierte Fehlzeiten und verpasste Abrufe.

Wo die eAU nicht gilt: Papier bleibt

Das Abrufverfahren funktioniert nur, wenn die Arbeitsunfähigkeit von einem Vertragsarzt festgestellt und über die gesetzliche Krankenkasse bereitgestellt wird. In diesen Fällen greift es nicht – hier bleibt es beim Papier bzw. beim eigenen Nachweis:

Achtung, Falle für Reinigungsbetriebe – gewerbliche Minijobber: Für gewerbliche Minijobber (450-/Geringfügigkeitsgrenze, nicht im Privathaushalt) gilt die eAU sehr wohl. Damit der Abruf klappt, muss der Betrieb aber die Krankenkasse des Minijobbers kennen – die Minijob-Zentrale ist nicht die Krankenkasse. Diese Angabe gehört deshalb in die Stammdaten und sollte beim Onboarding aktiv erfragt werden.

Praxis Gebäudereinigung: früher Morgen, dezentrale Teams

In kaum einer Branche trifft die Krankmeldung so früh und so verstreut ein wie in der Gebäudereinigung. Objekte starten oft um 5 oder 6 Uhr, die Teams arbeiten dezentral über die Stadt verteilt, und die Krankmeldung kommt meist per Anruf oder Nachricht beim Objektleiter oder Vorarbeiter an – nicht im Büro.

Für den Betrieb heißt das: Die eAU regelt nur den Nachweis gegenüber der Lohnabrechnung. Die eigentliche Herausforderung ist eine andere und bleibt vollständig beim Betrieb:

• Krankmeldung geordnet entgegennehmen. Wer ist der feste Ansprechpartner am frühen Morgen? Über welchen Kanal läuft die Meldung – und wie kommt sie zuverlässig ins Büro? Ein unklarer Meldeweg ist der häufigste Grund für Chaos vor Schichtbeginn.
• Vertretung sofort organisieren. Das Objekt muss trotzdem gereinigt werden – der Auftraggeber erwartet Leistung, oft mit vertraglich zugesicherter Präsenz. Fällt eine Kraft aus, muss innerhalb von Minuten eine Vertretung stehen, ohne dabei Ruhezeiten (§ 5 ArbZG) oder die Höchstarbeitszeit der Vertretung zu reißen.
• Fehlzeit sauber dokumentieren. Damit das Lohnbüro die Entgeltfortzahlung korrekt rechnen und die eAU dem richtigen Zeitraum zuordnen kann, braucht es eine belastbare Fehlzeiten-Übersicht – nicht Zettel, Zuruf und Erinnerung.

Der Abruf der eAU selbst ist dabei Sache des Lohnbüros oder Steuerberaters. Der Betrieb konzentriert sich auf die drei Dinge oben – und genau hier setzt eine gute Personal- und Zeiterfassung an.

Was der Betrieb organisatorisch braucht – Checkliste

• Geklärt, wer abruft. Eigene Entgeltabrechnungssoftware mit eAU-Abruf oder Lohnbüro/Steuerberater, der den Abruf für Sie übernimmt. Halten Sie schriftlich fest, wer zuständig ist.
• Krankenkasse je Beschäftigtem hinterlegt. Ohne die richtige Krankenkasse kein Abruf. Besonders bei gewerblichen Minijobbern aktiv erfragen (die Minijob-Zentrale genügt nicht).
• Klarer Melde-Prozess. Fester Ansprechpartner, definierter Kanal, klarer Zeitpunkt („unverzüglich, vor Schichtbeginn") und eine geregelte Weitergabe ins Büro.
• Regelmäßiger Abruf / Wiedervorlage. Wegen der 42-Tage-Löschung und der „Nachweis liegt nicht vor"-Rückläufer den Abruf mindestens wöchentlich anstoßen oder automatisieren lassen.
• Vertretungsregelung je Objekt. Wer springt ein, ohne Ruhezeit und Höchstarbeitszeit zu verletzen? Das gehört vorab durchdacht, nicht erst um 5:30 Uhr am Ausfalltag.
• Fehlzeiten-Dokumentation für die Lohnabrechnung. Eine nachvollziehbare, revisionssichere Übersicht der Krankheitstage – Grundlage für Entgeltfortzahlung und für den korrekten eAU-Abruf.

Wie CERTISCAN rund um die Krankmeldung unterstützt

Zur Einordnung – und das ist uns wichtig, weil hier viel Werbung übertreibt: CERTISCAN ist keine Entgeltabrechnungssoftware und ruft die eAU nicht bei der Krankenkasse ab. Der eigentliche eAU-Abruf und die Entgeltfortzahlung laufen weiterhin über Ihr Lohnbüro oder Ihren Steuerberater bzw. dessen Entgeltsoftware. Das ersetzt CERTISCAN nicht.

Was CERTISCAN belegbar tut, ist die organisatorische Seite rund um die Krankmeldung – genau die drei Punkte, die beim Betrieb bleiben:

• Die Krankmeldung dokumentieren. Im Modul Zeiterfassung und in der Personalverwaltung wird „Krankheit" als Abwesenheitsart erfasst – auch nachträglich für einen bereits begonnenen Zeitraum – und bestätigt. Die Erfassung ist saldo-neutral (Krankheit ist kein Urlaub) und wird revisionssicher protokolliert (WORM-Audit: wer, wann, was). So liegt die Fehlzeit an einer Stelle statt auf Zetteln.
• Fehlzeiten transparent machen. Krankheitstage, Urlaubssaldo und offene Abwesenheiten sind auf einen Blick sichtbar – die saubere Grundlage, die Ihr Lohnbüro für die Entgeltfortzahlung und die Zuordnung der eAU braucht.
• Bei der Vertretung unterstützen. Das Modul Schichtplanung erkennt die eingetragene Abwesenheit und hilft, die frei gewordene Schicht neu zu besetzen – wobei harte ArbZG-Grenzen (Ruhezeit, Höchstarbeitszeit) ungeeignete Kräfte zuerst ausschließen. So reißt die Vertretung nicht die nächste Vorschrift.

Kurz gesagt: CERTISCAN dokumentiert die Krankmeldung, schafft Transparenz über Fehlzeiten und unterstützt die Vertretungsplanung. Der verbindliche Abruf der eAU bei der Krankenkasse bleibt beim Lohnbüro bzw. Steuerberater.

→ Passend dazu: die digitale Personalakte DSGVO-konform und der Überblick über alle Compliance-Pflichten in der Gebäudereinigung 2026.