E-Rechnung für FM-Dienstleister: Ab 2025 Pflicht – so bereiten Sie sich vor

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Ab 2027 wird auch der Versand für Unternehmen über 800.000 EUR Umsatz verpflichtend. Für FM-Dienstleister bedeutet das: Jetzt handeln, um nicht den Anschluss zu verlieren.

Stand: März 2026

Die E-Rechnungspflicht im Überblick

Das Wachstumschancengesetz hat die Einführung der E-Rechnungspflicht in mehreren Stufen festgelegt:

Zeitplan

• Ab 01.01.2025: Empfangspflicht für E-Rechnungen (alle Unternehmen)
• Ab 01.01.2027: Versandpflicht für Unternehmen > 800.000 EUR Umsatz
• Ab 01.01.2028: Versandpflicht für alle B2B-Unternehmen

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist kein PDF per E-Mail. Es handelt sich um ein strukturiertes XML-Format, das maschinell verarbeitet werden kann. In Deutschland sind zwei Formate anerkannt:

• ZUGFeRD 2.x: Hybrid-Format (PDF + eingebettetes XML)
• XRechnung: Reines XML-Format (Standard für öffentliche Auftraggeber)

Warum FM-Dienstleister besonders betroffen sind

Facility-Management-Unternehmen stellen typischerweise viele kleine Rechnungen: monatliche Pauschalbeträge, Einzelaufträge, Nachträge. Die manuelle Erstellung von E-Rechnungen für jeden einzelnen Vorgang ist zeitlich kaum machbar.

CERTISCAN löst dieses Problem, indem Leistungsnachweise (Reinigungen, Prüfungen) automatisch mit der Rechnungsstellung verknüpft werden. So entsteht ein durchgängig digitaler Prozess: Vom QR-Code-Scan bis zur ZUGFeRD-Rechnung.

FAQ

Muss ich als FM-Dienstleister E-Rechnungen versenden? Ab 01.01.2027 ja, wenn Ihr Umsatz über 800.000 EUR liegt. Ab 01.01.2028 gilt die Pflicht für alle. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen bereits seit 01.01.2025.

Welches Format soll ich nutzen? Für FM-Dienstleister empfehlen wir ZUGFeRD 2.x: Es enthält sowohl ein maschinenlesbares XML als auch ein lesbares PDF – ideal für Kunden, die noch nicht vollständig digitalisiert sind.