Ein Mitarbeiter verbraucht durchschnittlich 8.000 Blatt Papier pro Jahr. Die Umstellung auf ein papierloses Büro spart Geld, Zeit und Platz. So gelingt die Umstellung mit CERTISCAN in 10 Schritten.
Der durchschnittliche Büroangestellte in Deutschland verbraucht 8.000 Blatt Papier pro Jahr – das entspricht einem ganzen Baum. Ein papierloses Büro spart nicht nur Geld (15.000-25.000 EUR/Jahr bei 20 Mitarbeitern), sondern auch Zeit, Platz und Nerven. CERTISCAN ersetzt Papier in 5 Bereichen: Reinigungsprotokolle, Compliance-Nachweise, Zeiterfassung, E-Rechnung und Audit-Dokumentation.
| Kostenfaktor | Pro Mitarbeiter/Jahr | 20 Mitarbeiter/Jahr |
|---|---|---|
| Papier + Toner | 150 EUR | 3.000 EUR |
Ja, unter bestimmten Voraussetzungen. Nach den GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Dokumentation) dürfen Papierbelege nach dem Scannen vernichtet werden, wenn der Scan-Prozess dokumentiert ist (Verfahrensdokumentation) und die Scans unveränderbar archiviert werden. Ausnahme: Urkunden, notarielle Dokumente und Verträge mit Schriftformerfordernis müssen im Original aufbewahrt werden.
Ein durchschnittliches Unternehmen mit 20 Mitarbeitern spart durch die Umstellung auf ein papierloses Büro ca. 15.000-25.000 EUR pro Jahr. Die größten Posten: Papier und Toner (3.000 EUR), Drucker-Wartung (2.000 EUR), Archivraum (4.000 EUR), Arbeitszeit für Ablage und Suche (8.000 EUR), Porto (2.000 EUR).
| 100 EUR |
| 2.000 EUR |
| Archivraum (Miete) | 200 EUR | 4.000 EUR |
| Arbeitszeit (Ablage + Suche) | 400 EUR | 8.000 EUR |
| Porto + Versand | 100 EUR | 2.000 EUR |
| Aktenvernichtung (DSGVO) | 50 EUR | 1.000 EUR |
| Gesamt | 1.000 EUR | 20.000 EUR |
Dazu kommen indirekte Kosten: Dokumente gehen verloren, Informationen sind nicht auffindbar, Remote-Arbeit wird erschwert.
Bevor Sie umstellen, analysieren Sie den Ist-Zustand:
Praxistipp: Führen Sie eine Woche lang ein "Druck-Tagebuch" – jeder Mitarbeiter notiert, was und warum er druckt. Das Ergebnis überrascht fast immer.
Der Scanner ist das Herzstück des papierlosen Büros. Investieren Sie in einen guten Dokumentenscanner:
| Gerätetyp | Preis | Geschwindigkeit | Empfehlung für |
|---|---|---|---|
| Flachbettscanner | 200-500 EUR | 5-10 Seiten/Min | Einzelbelege, Bücher |
| Einzugsscanner | 300-800 EUR | 20-40 Seiten/Min | Rechnungen, Post |
| Netzwerkscanner (MFP) | 500-2.000 EUR | 30-60 Seiten/Min | Teams, hohe Volumina |
| Mobiler Scanner | 100-300 EUR | 8-15 Seiten/Min | Außendienst |
| Smartphone-App | Kostenlos | 1-3 Seiten/Min | Einzelbelege unterwegs |
Wichtig für GoBD-Konformität: Der Scan muss bildlich übereinstimmen, das Scanergebnis muss unveränderbar gespeichert werden, und der Scan-Prozess muss in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sein.
Ein DMS ist die zentrale Ablage für alle digitalen Dokumente. Wichtige Kriterien:
| Kriterium | Muss | Nice-to-have |
|---|---|---|
| GoBD-konforme Archivierung | X | |
| OCR-Texterkennung | X | |
| Volltextsuche | X | |
| Versionierung |
Für FM-Unternehmen bietet CERTISCAN bereits viele DMS-Funktionen: Alle Reinigungsprotokolle, Prüfberichte, Compliance-Nachweise und Rechnungen werden automatisch digital erfasst und revisionssicher archiviert.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Ab 2027 wird auch der Versand für die meisten Unternehmen Pflicht.
CERTISCAN Smart Invoicing erstellt E-Rechnungen im XRechnung-Format direkt aus dem System – kein Drucker, kein Papier, kein Porto.
Für die meisten Geschäftsvorgänge reicht eine einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur:
| Signaturlevel | Rechtswirkung | Einsatzbereich | Tools |
|---|---|---|---|
| Einfache Signatur | Anerkannt, aber anfechtbar | Interne Dokumente, Bestellungen | DocuSign, Adobe Sign |
| Fortgeschrittene Signatur | Dem Unterzeichner zuordenbar | Verträge, Angebote | DocuSign, sign-me |
Tipp: 95% aller Geschäftsdokumente benötigen keine qualifizierte elektronische Signatur. Eine einfache oder fortgeschrittene Signatur genügt.
Verlagern Sie Ihre Dateiablage in die Cloud:
DSGVO-Hinweis: Wählen Sie einen Cloud-Anbieter mit Rechenzentrum in Deutschland oder der EU. CERTISCAN hostet alle Daten auf Hetzner Cloud in Deutschland.
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Dokumentation (GoBD) gelten auch für digitale Dokumente. Die wichtigsten Anforderungen:
CERTISCAN erfüllt die GoBD-Anforderungen durch den WORM-Audit-Trail – einmal gespeicherte Daten können nicht mehr verändert oder gelöscht werden.
Die größte Hürde bei der Umstellung ist nicht die Technik, sondern die Gewohnheit. So nehmen Sie Ihre Mitarbeiter mit:
Entfernen Sie persönliche Drucker und stellen Sie auf einen zentralen Drucker pro Etage um. Viele Unternehmen berichten, dass allein diese Maßnahme das Druckvolumen um 30-40% senkt – weil der Weg zum Drucker eine natürliche Hürde darstellt.
Die schwierigste Frage: Was machen wir mit dem bestehenden Papierarchiv?
| Strategie | Vorgehen | Empfehlung |
|---|---|---|
| Alles scannen | Gesamtes Archiv digitalisieren | Nur bei < 10 Ordnern |
| On-Demand | Nur scannen, wenn gebraucht | Standard-Empfehlung |
| Ablaufdatum | Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichten | Am effizientesten |
Empfehlung: Digitalisieren Sie den Altbestand nicht komplett. Scannen Sie nur Dokumente, die tatsächlich benötigt werden (On-Demand), und vernichten Sie den Rest nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
| Bereich | Vorher (Papier) | Nachher (CERTISCAN) |
|---|---|---|
| Reinigungsprotokolle | Zettel am Objekt, Ordner im Büro | QR-Code-Scan, digitales Protokoll |
| Zeiterfassung | Stundenzettel, Excel | GPS-Stempeluhr, automatisch |
| Compliance-Nachweise | Ordner, Checklisten | Digitale Checklisten, Audit-Trail |
Die Umstellung auf ein papierloses Büro ist kein Sprint, sondern ein Marathon. Beginnen Sie mit den einfachsten Bereichen (E-Rechnung, digitale Zeiterfassung) und arbeiten Sie sich Schritt für Schritt vor. Mit CERTISCAN eliminieren Sie Papier in den 5 wichtigsten FM-Bereichen – und sparen dabei 15.000-25.000 EUR pro Jahr.
Für KMU eignen sich cloudbasierte DMS wie DocuWare, d.velop, ELO oder Amagno. Wichtig sind: GoBD-Konformität, revisionssichere Archivierung, OCR-Texterkennung, Integration mit Buchhaltung und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. CERTISCAN ersetzt in den Bereichen FM, Compliance und E-Rechnung ein separates DMS.
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie in Ihrem Unternehmen Belege erfasst, verarbeitet und archiviert werden. Sie ist nach den GoBD für jedes Unternehmen Pflicht, wird aber selten geprüft. Bei einer Betriebsprüfung kann das Fehlen jedoch dazu führen, dass die Buchführung verworfen wird – mit erheblichen steuerlichen Nachteilen.
Die Aufbewahrungsfristen sind identisch mit Papierdokumenten: Buchungsbelege und Rechnungen 10 Jahre, Geschäftsbriefe und Verträge 6 Jahre (§147 AO, §257 HGB). Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde.
| Berechtigungssystem | X |
| Cloud-Zugriff | X |
| Workflow-Automatisierung | X |
| E-Mail-Archivierung | X |
| DATEV-Integration | X |
| Gleichwertig mit Handunterschrift |
| Grundstücke, Bürgschaften, GmbH-Gründung |
| D-Trust, sign-me |
| Scan-Dienstleister beauftragen |
| Ab 50+ Ordnern |
| Papierrechnung, Briefversand |
| E-Rechnung (XRechnung) |
| Prüfberichte | Handschriftlich, Kopien | Digitaler Bericht, PDF-Export |