HR-Software für KMU: 6 Anbieter im Vergleich 2026
HR-Software für kleine und mittlere Unternehmen im Vergleich: Personio, HRworks, Kenjo, Sage HR, rexx systems und CERTISCAN. Preise, Funktionsumfang, digitale Personalakte — und warum HR-Daten und Compliance zusammengehören.
HR-Software für KMU reicht 2026 von Modul-Baukästen ab rund 4,50 EUR je Mitarbeiter und Monat (Sage HR) bis zu individuell bepreisten Suiten wie Personio oder HRworks, die ihre Listenpreise nur auf Anfrage nennen. Wichtiger als der Preis ist die Frage, was das System können muss: Wer vor allem Stammdaten, Verträge und eine digitale Personalakte sucht, braucht keine Recruiting-Suite — wer hunderte Bewerbungen im Jahr verarbeitet, schon. Dieser Vergleich ordnet sechs Anbieter ein und sagt ehrlich, wofür welcher gebaut ist.
Stand: Juli 2026 · Aktualisiert am 17.07.2026
Was ein KMU von HR-Software wirklich braucht
Ein Betrieb mit 20 bis 150 Mitarbeitenden hat andere HR-Probleme als ein Konzern: Verträge und Dokumente liegen in Papierordnern, Onboarding läuft per Zuruf, ablaufende Nachweise (Führerschein, Gesundheitszeugnis, Zertifikate) fallen erst auf, wenn es zu spät ist. Die Kernaufgaben sind Personalstammdaten, digitale Personalakte, Vertrags- und Dokumentenverwaltung, Abwesenheiten und ein sauberes Onboarding — wie das in fünf Minuten je Mitarbeiter aussehen kann, zeigt der Beitrag Onboarding neuer Mitarbeiter.
Recruiting, Performance-Management und Talent-Analytics sind dagegen Kür: nützlich ab einer gewissen Einstellungsfrequenz, aber kein Grund, dafür dauerhaft je Mitarbeiter zu zahlen. Und ein Thema wird oft unterschätzt: Personalakten enthalten hochsensible Daten — was Arbeitgeber dabei speichern dürfen, behandelt der Beitrag Datenschutz bei Mitarbeiterdaten.
Die 6 Anbieter im Überblick
Alle Preise netto laut den offiziellen Preisseiten bzw. den angegebenen Marktübersichten (Stand Juli 2026):
| Anbieter | Preis ab | Kernfunktionen | Besonderheit |
|---|---|---|---|
| CERTISCAN (People-Modul) | auf Anfrage (Flatrate nach Standorten/Mitarbeitern) | Personalstamm, verschlüsselte Personalakte, Verträge, Onboarding, Qualifikations-Ampel | HR-Basis als Teil einer Compliance-Plattform (Zeiterfassung, E-Rechnung, HinSchG) |
| Personio | auf Anfrage (Preis je Mitarbeiter, individuell) | HR-Suite: Stammdaten, Abwesenheiten, Recruiting, Performance, Payroll-Option | Marktbreite Suite; feste Preispakete werden nicht mehr öffentlich genannt |
| HRworks | auf Anfrage (mind. 20 Nutzer werden berechnet) | Personalverwaltung, Reisekosten, Zeiterfassung, Lohn-Vorbereitung | Reisekosten-Wurzeln; ohne Mindestlaufzeit laut Anbieter |
| Kenjo | auf Anfrage (Preisrechner; Tarife Starter/Growth/Connect) | Stammdaten, Dienstplan, Zeiterfassung, Dokumente, Workflows | Fokus auf gewerbliche Teams; Recruiting als Add-on |
| Sage HR | ca. 4,50 EUR/MA/Monat (Basis) + Module je 1,50–2,50 EUR | Basis + Abwesenheiten; Module für Zeit, Schicht, Performance, Ausgaben | Modul-Baukasten; Recruiting als Pauschale (175 EUR/Monat) laut Marktübersicht |
| rexx systems | Cloud-Richtpreise öffentlich: z. B. Personalmanagement Basis 3,70 EUR/MA/Monat (100 MA, sinkend bis 0,70 EUR bei 5.000 MA, zzgl. MwSt.) | Personalmanagement, Talent, Zeitwirtschaft, Analytics | Skalierbare Suite bis Konzern; Einstiegspakete mit Beratungskontingent |
<!-- Quellen: https://www.personio.de/preise/ (keine öffentlichen Listenpreise; vgl. https://www.taxandbytes.de/tools/personalmanagement/personio/preise) · https://www.hrworks.de/preise/ (auf Anfrage, mind. 20 Nutzer) · https://www.kenjo.io/de/preise (Preisrechner, keine Listenpreise) · https://trusted.de/sage-hr (Sage-HR-Modulpreise 4,50/2,50/1,50/175 EUR zzgl. MwSt.) · https://www.rexx-systems.com/preise/ (Cloud-Richtpreise je MA/Monat, PM Basis 3,70→0,70 EUR; Einstiegspakete mit 32 Beratungs-/8 Schulungsstunden) · Stand: 2026-07-17 -->
Transparenz: CERTISCAN ist Herausgeber dieses Vergleichs und selbst Anbieter. Preis- und Funktionsangaben zu Drittanbietern stammen von deren öffentlichen Websites bzw. den genannten Marktübersichten (Stand: 17.07.2026) und können sich ändern — bitte vor einer Entscheidung direkt beim Anbieter prüfen.
CERTISCAN: HR-Basis in der Compliance-Plattform
Das People-Modul von CERTISCAN deckt die HR-Grundausstattung ab: Personalstammdaten, Verträge (Vollzeit, Minijob, Werkstudent) mit Wochensoll und Urlaubsanspruch, Onboarding-Checklisten, HR-Dokumente mit Ablaufdatum und eine Qualifikations-Ampel für ablaufende Nachweise. Sensible Personalaktendaten wie Steuer-ID, IBAN und SV-Nummer sind AES-256-verschlüsselt; für Löschbegehren gibt es einen geprüften Löschpfad nach Art. 17 DSGVO. Ehrlich gesagt: Ein Recruiting-Vollsystem oder Bewerbermanagement ist CERTISCAN nicht — die Stärke liegt in der Verzahnung mit Zeiterfassung, Schichtplanung, Lohn-Vorbereitung und Compliance-Pflichten in einer Plattform. Preis: Flatrate auf Anfrage.
Personio: Die breite HR-Suite
Personio deckt vom Recruiting über Stammdaten und Abwesenheiten bis zur Payroll-Option den gesamten HR-Lebenszyklus ab und richtet sich an Unternehmen von etwa 10 bis 2.000 Mitarbeitenden. Konkrete Listenpreise veröffentlicht der Anbieter nicht mehr; der Preis wird je Mitarbeiterzahl, Modulen und Laufzeit individuell kalkuliert.
HRworks: Personalverwaltung mit Reisekosten-Stärke
HRworks kombiniert Personalverwaltung, Zeiterfassung und Reisekostenabrechnung. Preise gibt es nur auf Anfrage; laut Anbieter werden mindestens 20 Nutzer berechnet, dafür gibt es keine Mindestlaufzeit. Für Betriebe mit vielen Dienstreisen ein naheliegender Kandidat.
Kenjo: HR für gewerbliche Teams
Kenjo positioniert sich laut Anbieter für Unternehmen mit gewerblichen Belegschaften (Schichtbetrieb, verteilte Standorte) und bündelt Stammdaten, Dienstplan, Zeiterfassung und Workflows in den Tarifen Starter, Growth und Connect. Preise entstehen über einen Rechner nach Unternehmensgröße; Listenpreise sind nicht öffentlich.
Sage HR: Der Modul-Baukasten
Sage HR startet laut Marktübersicht mit einem Basismodul (Stammdaten + Abwesenheiten) um 4,50 EUR je Mitarbeiter und Monat; Arbeitszeit, Schichtplanung und Performance kosten je 2,50 EUR, Ausgaben 1,50 EUR extra, Recruiting pauschal 175 EUR/Monat. Wer nur wenig braucht, zahlt wenig — wer alles braucht, sollte die Summe der Module gegen Paketpreise anderer Anbieter rechnen.
rexx systems: Die skalierbare Suite
rexx systems bedient mit Personalmanagement, Talent Management und Zeitwirtschaft auch komplexe Strukturen bis in den Konzern. Anders als viele Wettbewerber veröffentlicht rexx eine Cloud-Preisübersicht je Mitarbeitendem und Monat (z. B. Personalmanagement Basis 3,70 EUR bei 100 Mitarbeitenden, sinkend auf 0,70 EUR bei 5.000; zzgl. MwSt., konfigurationsabhängig); für kleinere Unternehmen gibt es laut Anbieter vorkonfigurierte Einstiegspakete mit 32 Beratungs- und 8 Schulungsstunden.
Tipp: Rechnen Sie vor der Anbieterwahl Ihre tatsächlichen Personalkosten durch — Software rechnet sich dort, wo sie Verwaltungszeit spart. Unser Personalkosten-Rechner zeigt die Vollkosten je Mitarbeiter, der Fluktuations-Rechner die Kosten jedes ungeplanten Abgangs — beides Zahlen, die in keinem Software-Angebot stehen, aber über den Nutzen entscheiden.
Worauf KMU bei der Auswahl achten sollten
- Pflicht vor Kür: Stammdaten, Personalakte, Verträge, Abwesenheiten zuerst — Recruiting und Performance nur, wenn wirklich Bedarf besteht.
- Preistransparenz: Viele Anbieter nennen keine Listenpreise mehr. Lassen Sie sich das Angebot inklusive aller Module, Mindestnutzer und Laufzeiten schriftlich geben.
- Datenschutz: Personalakten enthalten besonders schützenswerte Daten. Fragen Sie nach Verschlüsselung, Hosting-Standort und Löschkonzept (Art. 17 DSGVO).
- Nachweisverwaltung: Erinnert das System aktiv an ablaufende Dokumente und Qualifikationen?
- Anbindung an Zeit und Lohn: Fließen Vertragsdaten (Wochensoll, Urlaubsanspruch) direkt in Zeiterfassung und Lohn-Vorbereitung — oder pflegen Sie zwei Systeme?
- Arbeitsrechtliche Pflichtangaben: Seit der NachwG-Reform müssen Vertragsbedingungen dokumentiert sein — Details im Beitrag Arbeitsvertrag-Pflichtangaben.
Achtung: Wer HR-Software nach dem Einstiegspreis je Mitarbeiter auswählt, unterschätzt die Gesamtkosten: Mindestnutzerzahlen (z. B. 20 bei HRworks), Modul-Zuschläge und mehrjährige Laufzeiten können den effektiven Preis deutlich erhöhen. Und ein Systemwechsel nach zwei Jahren kostet mehr als jede Preisdifferenz — die Datenmigration von Personalakten ist aufwendig und datenschutzrechtlich heikel.
Fazit: Unsere Empfehlung
Für reine HR-Arbeit mit hoher Einstellungsfrequenz sind Suiten wie Personio oder rexx systems gebaut; Sage HR punktet mit kleinteiliger Modulwahl, HRworks bei Reisekosten, Kenjo bei gewerblichen Teams. Wer dagegen einen Betrieb mit Schichtarbeit, Objektstruktur und Compliance-Pflichten führt — etwa in Gebäudereinigung oder Facility Management — für den ist HR selten ein Insel-Thema: Vertragsdaten, Zeiterfassung, Zuschläge und Pflichtnachweise gehören auf eine Datenbasis. Genau das ist der CERTISCAN-Ansatz: HR-Basis plus Compliance-Plattform statt vierter Einzellösung. Sprechen Sie mit uns, wenn das Ihre Situation ist.
Häufige Fragen (FAQ)
Ab welcher Mitarbeiterzahl lohnt sich HR-Software für ein KMU?
Als Faustregel ab etwa 15 bis 20 Mitarbeitenden: Ab dieser Größe kosten Papierakten, Excel-Urlaubslisten und manuelles Onboarding messbar Zeit, und Fristen (Probezeit, ablaufende Nachweise, Vertragsänderungen) werden ohne System unzuverlässig. Einige Anbieter setzen diese Schwelle faktisch selbst: HRworks berechnet laut Anbieter mindestens 20 Nutzer.
Was unterscheidet eine digitale Personalakte von einer vollen HR-Software?
Die digitale Personalakte ist ein Baustein: strukturierte Ablage von Verträgen, Nachweisen und Dokumenten je Mitarbeiter mit Zugriffskontrolle. Eine HR-Software ergänzt Prozesse darum herum — Onboarding-Workflows, Abwesenheitsanträge, Erinnerungen, Auswertungen. Wer nur revisionssichere Ablage braucht, sollte nicht für eine volle Suite zahlen; wer Prozesse digitalisieren will, kommt mit reiner Dokumentenablage nicht aus.
Wie müssen Personalaktendaten in HR-Software technisch geschützt sein?
Nach Art. 32 DSGVO risikoangemessen — bei Steuer-ID, IBAN, Sozialversicherungsnummer und Gesundheitsdaten heißt das praktisch: Verschlüsselung der Inhalte (nicht nur der Übertragung), rollenbasierte Zugriffe, Protokollierung und ein funktionierender Löschpfad. Fragen Sie Anbieter konkret, ob sensible Felder einzeln verschlüsselt sind (z. B. AES-256) und wie ein Löschbegehren nach Art. 17 DSGVO technisch umgesetzt wird.
Braucht ein kleines Unternehmen ein Recruiting-Modul in der HR-Software?
Meist nicht von Anfang an: Wer zwei bis fünf Stellen im Jahr besetzt, verwaltet Bewerbungen auch ohne Bewerbermanagement rechtskonform — wichtig sind vor allem Löschfristen für Bewerberdaten. Ein Recruiting-Modul lohnt ab regelmäßig parallelen Ausschreibungen mit vielen Bewerbungen; bei Sage HR kostet es beispielsweise pauschal 175 EUR/Monat laut Marktübersicht, bei anderen Anbietern steckt es in höheren Tarifen.
Kann eine Compliance-Plattform eine spezialisierte HR-Suite ersetzen?
Für die HR-Grundausstattung ja, für Spezialdisziplinen nein: Eine Plattform wie CERTISCAN deckt Stammdaten, verschlüsselte Personalakte, Verträge, Onboarding und Qualifikationsnachweise ab und verzahnt sie mit Zeiterfassung und Lohn-Vorbereitung. Recruiting-Pipelines, Performance-Zyklen oder Talent-Analytics bleiben Domäne der HR-Suiten. Die richtige Frage ist deshalb nicht „welches Tool ist besser", sondern welches Problem im Betrieb tatsächlich ansteht.
Dieser Beitrag stellt allgemeine Informationen bereit und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.