2026 darfst du im B2B noch Word- oder PDF-Rechnungen verschicken, solange der Empfänger zustimmt. Ab 1.1.2027 müssen Betriebe mit über 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 1.1.2028 alle. An Privatkunden bleiben PDF und Papier erlaubt, und Kleinunternehmer sind von der Ausstellung dauerhaft befreit — empfangen müssen sie trotzdem.
Panik ist unnötig, Abwarten aber auch: 2026 sind Word- und PDF-Rechnungen im B2B noch erlaubt, solange der Empfänger zustimmt. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle inländischen B2B-Rechnungen. Rechnungen an Privatkunden bleiben formfrei, und Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der Ausstellung dauerhaft befreit.
Stand: Juli 2026 · Aktualisiert am 18.07.2026
Die Nachricht "PDF-Rechnungen sind bald verboten" macht die Runde — und sorgt für Verunsicherung. Muss ich jetzt sofort umstellen? Darf ich meine gewohnte Rechnung aus Word oder dem Buchhaltungsprogramm überhaupt noch verschicken? Die kurze Antwort: Es kommt darauf an,
Keine Rechtsberatung – Angaben ohne Gewähr. Beträge, Fristen und Schwellen können sich ändern; im Zweifel Fachperson hinzuziehen.
Das eigentliche Problem ist nicht das Verbot an sich, sondern die Staffelung. Es gibt keinen einzelnen Stichtag, an dem für alle alles gleichzeitig gilt. Stattdessen laufen Übergangsfristen nebeneinander, abhängig von deinem Vorjahresumsatz und von der Art deiner Kunden. Wer das durcheinanderbringt, riskiert entweder eine überstürzte, teure Umstellung — oder verpasst den eigenen Stichtag und stellt plötzlich formell fehlerhafte Rechnungen aus.
Achtung: Die E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich inländische B2B-Umsätze — also Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland. An Privatkunden (B2C) darfst du weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen stellen.
Der Zeitplan lässt sich sauber ordnen — und genau das entscheidet, was du wann noch darfst:
| Wer / Wann | E-Rechnung ausstellen (B2B)? | Word/PDF noch erlaubt? |
|---|---|---|
| Alle, bis 31.12.2026 | noch keine Pflicht | ja, mit Zustimmung des Empfängers |
| Ab 1.1.2027, Vorjahresumsatz > 800.000 € | Pflicht | nein (inländisches B2B) |
| Ab 1.1.2027, Vorjahresumsatz ≤ 800.000 € | noch nicht | ja, mit Zustimmung, bis Ende 2027 |
| Ab 1.1.2028, alle B2B | Pflicht | nein |
| Kleinunternehmer (§19 UStG) | keine Ausstellungspflicht | ja (sonstige Rechnung) |
| Rechnungen an Privatkunden (B2C) | keine Pflicht | ja |
Verpasst du deinen Stichtag, stellst du eine Rechnung aus, die formell keine ordnungsgemäße E-Rechnung ist. Das ist kein Kavaliersdelikt: Dem Empfänger kann daraus ein Problem beim Vorsteuerabzug entstehen — mit der Folge, dass er auf einer korrekten Rechnung besteht, Zahlungen sich verzögern und du im schlimmsten Fall als unzuverlässiger Lieferant wahrgenommen wirst. Die Umstellung kostet dich also nichts, wenn du sie rechtzeitig angehst — aber Zeit, Geld und Vertrauen, wenn du sie verschläfst.
<!-- Quellen: §14 UStG i. d. F. Wachstumschancengesetz (E-Rechnungspflicht B2B, strukturiertes Format nach EN 16931); §27 UStG (Übergangsregelungen: Papier/sonstige elektronische Rechnung mit Zustimmung bis 31.12.2026 für alle; bis 31.12.2027 für Aussteller mit Vorjahresumsatz ≤ 800.000 €; ab 1.1.2028 ausnahmslos); §19 UStG (Kleinunternehmer: Befreiung von der Ausstellung, Empfangspflicht bleibt); E-Rechnungspflicht nur inländisches B2B; BMF-Schreiben zur E-Rechnung · Stand: 2026-07-18 -->
Das CERTISCAN-Modul E-Rechnung nimmt dir die Terminrechnerei ab. Ein Pflicht-Wecker (IssueObligationService) leitet aus deinem Vorjahresumsatz und der jeweils geltenden Schwelle automatisch ab, ab welchem Jahr dein Betrieb ausstellen muss — 2027 bei über 800.000 €, spätestens 2028 für alle. Du erfährst also, wann dein Stichtag kommt, statt ihn selbst im Kopf behalten zu müssen.
Ausgangsrechnungen laufen durch einen klaren Lebenszyklus (DRAFT → ISSUED → SENT). Vor dem Festschreiben prüft der offizielle KoSIT-Validator das XML autoritativ auf EN-16931-/XRechnung-Konformität — ist es nicht konform, wird der Versand blockiert, statt "im Zweifel" eine fehlerhafte Rechnung rauszuschicken. Der Versand erfolgt als echte E-Mail mit XML- bzw. Factur-X-Anhang. Weil die maßgeblichen Formatparameter jahres-versioniert und admin-pflegbar hinterlegt sind, wächst das System mit künftigen XRechnungs-Versionen mit — ohne dass du etwas umbauen musst.
Mehr auf der Modulseite E-Rechnung. Eine korrekte Rechnung inklusive Umsatzsteuer stellst du im Rechnungsrechner zusammen. Was ab 2027 beim Ausstellen gilt, erklärt der Beitrag E-Rechnung senden — Pflicht ab 2027; ob du unter die Kleinunternehmerregelung fällst, klärt Kleinunternehmerregelung 2026 — die Grenze.
Tipp: Warte mit der Umstellung nicht bis zum letzten Monat vor deinem Stichtag. Wer ein, zwei Quartale vorher freiwillig E-Rechnungen stellt, hat Format, Versandweg und Kundenreaktionen erprobt, bevor die Pflicht greift.