E-Rechnung kostenlos erstellen & empfangen: Was geht gratis, wo Kosten entstehen (2026/2027)
E-Rechnungen empfangen ist heute komplett kostenlos möglich — erstellen in Grenzen auch. Wir zeigen die Gratis-Wege (DATEV-Plattform, Quba-Viewer, Online-Generatoren, Free-Tarife), ihre harten Grenzen und ab wann sich bezahlte Software vor der Pflicht 2027/2028 rechnet.
E-Rechnungen empfangen kostet Sie heute keinen Cent: Ein E-Mail-Postfach erfüllt die seit 2025 geltende Empfangspflicht, kostenlose Viewer wie Quba machen das XML lesbar, und der Empfang über die DATEV E-Rechnungsplattform ist laut DATEV derzeit kostenfrei (Stand Juli 2026). Auch einzelne XRechnungen erstellen geht gratis — über Online-Generatoren, PDF24 oder Free-Tarife wie easybill Free. Die Grenzen liegen woanders: GoBD-Archivierung, Automatisierung und Prozessanbindung leisten Gratis-Werkzeuge nicht. Dieser Beitrag zeigt, was wirklich kostenlos geht, wo Kosten entstehen — und ab wann sich Software vor der Ausstellungspflicht 2027/2028 rechnet.
Stand: Juli 2026 · Aktualisiert am 17.07.2026
Der rechtliche Rahmen in 60 Sekunden
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen B2B-Unternehmen E-Rechnungen (strukturierte Formate nach EN 16931, in der Praxis XRechnung und ZUGFeRD) empfangen können — dafür genügt laut BMF-FAQ bereits ein E-Mail-Postfach. Die Ausstellungspflicht kommt gestaffelt: ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle. Einzige dauerhafte Ausnahme: Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen weiter Papier oder PDF versenden — empfangen können müssen aber auch sie. Ob die Kleinunternehmerregelung für Sie greift, klärt unser Beitrag zur Kleinunternehmerregelung 2026.
<!-- Quellen: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html (BMF-FAQ: Empfangspflicht ab 01.01.2025, E-Mail-Postfach ausreichend) · https://de.ecovis.com/unternehmensberatung/elektronische-rechnung-kleinunternehmer/ (Kleinunternehmer: von Ausstellungspflicht befreit, Empfangspflicht bleibt) · Stand: 2026-07-17 -->
Transparenz: CERTISCAN ist Herausgeber dieses Beitrags und selbst Anbieter. Preise und Funktionsangaben zu Drittanbietern stammen von deren öffentlichen Websites (Stand: 17.07.2026) und können sich ändern — bitte vor einer Entscheidung direkt beim Anbieter prüfen.
Was komplett kostenlos geht
| Gratis-Weg | Kosten | Das leistet er | Die Grenze |
|---|---|---|---|
| E-Mail-Postfach als Empfangskanal | 0 EUR | erfüllt die Empfangspflicht formal | XML ist unlesbar, keine Prüfung, kein Archiv |
| Quba-Viewer (Open Source) | 0 EUR | zeigt XRechnung/ZUGFeRD lesbar an | nur Anzeige — keine Verbuchung, kein Workflow |
| DATEV E-Rechnungsplattform (Empfang) | 0 EUR | strukturierter Empfangskanal Richtung Kanzlei | Versand aus Fremdsystemen kostet 0,50 EUR/Rechnung |
| Online-Generatoren (z. B. kostenlose-erechnung.de) / PDF24 | 0 EUR | einzelne XRechnungen/ZUGFeRD manuell erstellen | Handarbeit je Rechnung, keine Stammdaten, kein Archiv |
| easybill Free | 0 EUR | XRechnung laut Anbieter auch im Free-Tarif | stark limitiert (wenige Kontakte/Dokumente) |
| ZRE / OZG-RE (Rechnungsportale des Bundes) | 0 EUR | B2G: Rechnungen an Bundesbehörden manuell erfassen oder hochladen | nur für öffentliche Auftraggeber, nicht für B2B |
<!-- Quellen: https://www.vgsd.de/linksammlung-kostenlose-e-rechnungs-tools/ (Quba-Viewer, PDF24, ZRE/OZG-RE) · https://www.zugferd-community.net/en/usegroup/produkt/quba-viewer · https://kostenlose-erechnung.de/xrechnung-generator/ · https://www.easybill.de (Preis-Leistungsverzeichnis, XRechnung in allen Tarifen inkl. Free) · https://www.datev.de (News „E-Rechnungsplattform: Empfang dauerhaft kostenfrei", Versand aus Fremdsystemen 0,50 EUR seit 07/2026) · Stand: 2026-07-17 -->
Für gelegentliche Rechnungen ist das ein legitimer Start: Wer als Kleinbetrieb zwei, drei B2B-Rechnungen im Monat schreibt, kann sie mit einem Gratis-Generator erzeugen und eingehende Rechnungen mit dem Quba-Viewer lesen. Ob eine erzeugte oder empfangene Datei wirklich normkonform ist, prüfen Sie vorab kostenlos mit unserem E-Rechnungs-Validator.
Wo aus „gratis" schleichend Kosten werden
Die Gratis-Wege haben drei strukturelle Lücken — und genau dort entstehen die eigentlichen Kosten:
- Archivierung: E-Rechnungen müssen acht Jahre unveränderbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden — das strukturierte XML-Original, nicht nur ein PDF-Abbild. Ein E-Mail-Ordner oder Download-Verzeichnis erfüllt das nicht. Ein revisionssicheres Archiv ist der erste Punkt, an dem Gratis-Lösungen enden.
- Handarbeit skaliert nicht: Online-Generatoren kennen keine Kundenstammdaten, keine Artikelpositionen, keine Rechnungsnummernkreise. Jede Rechnung wird neu getippt — ab etwa zehn Rechnungen pro Monat kostet das mehr Arbeitszeit, als eine Einstiegssoftware kostet.
- Kein Prozess: Eingehende E-Rechnungen müssen geprüft, freigegeben, bezahlt und verbucht werden. Ohne Workflow bleiben XML-Dateien in Mitarbeiter-Postfächern liegen — wie Sie den Eingangsprozess sauber automatisieren, zeigt unser Beitrag zur automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen.
Achtung: „Kostenlos empfangen" heißt nicht „kostenlos compliant". Die GoBD verlangen Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der Aufbewahrung. Wer E-Rechnungen nur im Mail-Postfach sammelt, riskiert bei der Betriebsprüfung Beanstandungen — im Ernstfall bis zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen.
Ab wann sich bezahlte Software rechnet
Als Faustregel aus den Marktpreisen (Stand Juli 2026): Einstiegstarife mit E-Rechnungs-Versand beginnen bei rund 8,90 EUR/Monat (sevdesk „Rechnung", 24-Monats-Abrechnung; E-Rechnungs-Empfang erst im höheren Tarif) bzw. 9 EUR/Monat (easybill Starter, jährlich — inkl. E-Rechnungs-Versand und -Empfang). Das entspricht dem Gegenwert von 10–15 Minuten Arbeitszeit — weniger, als das manuelle Erstellen von zwei Rechnungen im Generator dauert. Konkret lohnt Software, sobald einer dieser Punkte zutrifft:
- Sie schreiben regelmäßig B2B-Rechnungen (ab ca. 5–10 pro Monat) oder überschreiten 2026 die 800.000-EUR-Schwelle und fallen damit ab 1. Januar 2027 unter die Ausstellungspflicht.
- Sie brauchen ein GoBD-konformes Archiv statt eines E-Mail-Ordners.
- Ihre Rechnungen entstehen aus Leistungsdaten (Stunden, Aufträge, Objekte) — dann spart die Verzahnung von Leistungserfassung und Rechnung den größten Posten: die Übertragung von Hand.
<!-- Quellen: https://sevdesk.de/preise/ · https://www.easybill.de (Preis-Leistungsverzeichnis) · Stand: 2026-07-17 -->
Der dritte Punkt ist für Dienstleister der entscheidende: Bei CERTISCAN entsteht die E-Rechnung direkt aus erfassten Zeiten und Leistungsnachweisen, wird gegen die Norm validiert, versendet und revisionssicher archiviert — als Modul einer Plattform, die auch Zeiterfassung und weitere Pflichtthemen abdeckt. Preis: Flatrate-Modell, auf Anfrage.
Tipp: Nutzen Sie die Gratis-Werkzeuge als Brücke, nicht als Ziel: Empfang heute kostenlos absichern (Postfach + Viewer + Validator), parallel die Software-Entscheidung für 2027/2028 treffen — dann migrieren Sie ohne Zeitdruck und mit sauberem Archiv vom ersten Pflichttag an.
Fazit
Kostenlos geht 2026 mehr, als viele denken: Empfangen, Lesen, Validieren und das Erstellen einzelner XRechnungen sind gratis machbar. Nicht kostenlos zu haben sind revisionssichere Archivierung, Automatisierung und die Anbindung an Ihre Leistungsdaten — und genau das wird mit der Ausstellungspflicht 2027/2028 zum Tagesgeschäft. Kleinstbetriebe starten mit Gratis-Tools; wer regelmäßig fakturiert, fährt mit Software ab unter 10 EUR/Monat besser — und wer Leistungen am Objekt erbringt, mit einer Plattform, die Rechnung und Leistungsnachweis verzahnt.
Häufige Fragen (FAQ)
Kann ich die E-Rechnungs-Empfangspflicht ohne jede Software erfüllen?
Formal ja: Laut BMF-FAQ genügt für den Empfang ein E-Mail-Postfach. Praktisch brauchen Sie mindestens einen kostenlosen Viewer (z. B. Quba), um das XML zu lesen, und eine Lösung für die achtjährige, unveränderbare Aufbewahrung — spätestens hier stößt der reine Postfach-Ansatz an die GoBD-Grenzen.
Mit welchen kostenlosen Programmen lässt sich eine XRechnung erzeugen?
Browserbasierte Generatoren (etwa kostenlose-erechnung.de) und PDF24 erzeugen einzelne XRechnungen bzw. ZUGFeRD-Dateien ohne Kosten; easybill bietet XRechnung laut Anbieter auch im limitierten Free-Tarif. Für Rechnungen an Bundesbehörden können Lieferanten die Portale ZRE und OZG-RE kostenlos nutzen. Alle Wege sind Handarbeit je Rechnung — ohne Stammdaten, Nummernkreise und Archiv.
Bleibt der E-Rechnungs-Empfang über die DATEV-Plattform dauerhaft gratis?
Laut DATEV ist der Empfang über die E-Rechnungsplattform derzeit kostenfrei (Stand Juli 2026) — eine unbegrenzte Garantie ist das nicht, prüfen Sie die Konditionen vor Vertragsschluss. Kostenpflichtig ist seit Juli 2026 der Versand aus DATEV-fremden Systemen über die Plattform mit 0,50 EUR je Ausgangsrechnung — wer viel versendet, kalkuliert das gegen eine Software mit eigenem Versandweg.
Ab wie vielen Rechnungen pro Monat lohnt sich bezahlte E-Rechnung-Software?
Als Faustregel ab etwa 5–10 Ausgangsrechnungen monatlich: Einstiegstarife kosten rund 9 EUR/Monat und sparen pro Rechnung mehrere Minuten Handarbeit gegenüber Gratis-Generatoren — dazu kommen Archiv, Stammdaten und Nummernkreise, die Gratis-Tools nicht bieten. Unterhalb dieser Schwelle reicht die Kombination aus Generator, Viewer und geordneter Ablage übergangsweise aus.
Sind Kleinunternehmer auch 2028 noch von der E-Rechnungs-Pflicht ausgenommen?
Von der Ausstellungspflicht ja — Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen dauerhaft Papier- oder PDF-Rechnungen stellen. Die Empfangspflicht gilt aber uneingeschränkt auch für sie: Wer von B2B-Lieferanten Rechnungen erhält, muss XRechnung und ZUGFeRD annehmen, lesen und GoBD-konform aufbewahren können.
Dieser Beitrag stellt allgemeine Informationen bereit und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.