Was kostet ein Mitarbeiter wirklich? Die versteckten Lohnnebenkosten
Der Stundenlohn ist nur die Spitze. Auf den Bruttolohn kommen rund 21 % Arbeitgeber-Sozialabgaben plus Umlagen und Berufsgenossenschaft — und von rund 2.080 bezahlten Jahresstunden sind nach Urlaub, Feiertagen und Krankheit oft nur etwa 1.600 produktiv. Wer seine echten Vollkosten je Stunde nicht kennt, kalkuliert Objekte systematisch zu billig.
CSChristoph Schulz4 Min. LesezeitAktualisiert: 18. Juli 2026
Ein Mitarbeiter kostet dich weit mehr als seinen Stundenlohn. Auf den Bruttolohn kommen rund 21 % Arbeitgeber-Anteil zur Sozialversicherung, dazu Umlagen und der Beitrag zur Berufsgenossenschaft. Und von rund 2.080 bezahlten Jahresstunden bleiben nach Urlaub, Feiertagen und Krankheit oft nur etwa 1.600 produktiv. Rechnet man beides zusammen, liegt die echte Vollkosten-Stunde grob beim Anderthalbfachen des reinen Stundenlohns — wer damit nicht kalkuliert, verliert an jedem Objekt Geld.
Stand: Juli 2026 · Aktualisiert am 18.07.2026
rund 21 %
gesetzlicher SV-Arbeitgeberanteil zusätzlich zum Bruttolohn (2026)
~1.600 Std
produktive Jahresstunden von rund 2.080 bezahlten (nach Urlaub/Feiertag/Krankheit)
~1,5×
so viel höher liegt die Vollkosten-Stunde grob gegenüber dem reinen Stundenlohn
01Das Problem
„Die Kraft kostet 14 Euro die Stunde" — mit diesem Satz beginnt in der Reinigung mancher Angebotsverlust. Denn der Stundenlohn ist nur der Ausgangspunkt. Obendrauf kommt der
Keine Rechtsberatung – Angaben ohne Gewähr. Beträge, Fristen und Schwellen können sich ändern; im Zweifel Fachperson hinzuziehen.
Häufige Fragen
Was kostet ein Mitarbeiter über den Bruttolohn hinaus wirklich?
Grob gerechnet kommen rund 21 % Arbeitgeber-Sozialabgaben plus mehrere Prozent für Umlagen und Berufsgenossenschaft auf den Bruttolohn. Zusätzlich verteilen sich die Jahreskosten auf weniger produktive Stunden, weil Urlaub, Feiertage und Krankheit bezahlt, aber nicht am Objekt geleistet werden. Zusammen liegt die produktive Vollkosten-Stunde grob beim Anderthalbfachen des Stundenlohns.
Warum reicht der Bruttostundenlohn nicht als Kalkulationsbasis?
Weil er zwei Dinge ausblendet: die Arbeitgeber-Nebenkosten und die Tatsache, dass du mehr Stunden bezahlst, als produktiv geleistet werden. Kalkulierst du mit dem reinen Lohn, setzt du deinen Angebotspreis auf einer zu niedrigen Kostenbasis auf — und der scheinbare Gewinn ist in Wahrheit schon durch die Nebenkosten aufgezehrt.
Wie hoch ist der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung 2026?
Der Arbeitgeber trägt die Sozialversicherungsbeiträge grundsätzlich zur Hälfte, was zusammen rund 21 % des Bruttolohns ausmacht — verteilt auf Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung. Der genaue Wert schwankt leicht mit dem kassenindividuellen Zusatzbeitrag und regionalen Besonderheiten bei der Pflegeversicherung.
Was sind die Umlagen U1, U2 und U3?
U1 erstattet dem Arbeitgeber einen Teil der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (für kleinere Betriebe), U2 die Arbeitgeberaufwendungen bei Mutterschaft, und U3 ist die Insolvenzgeldumlage. Sie machen jeweils nur einen kleinen Prozentsatz aus, gehören aber zu den Arbeitgeberkosten, die viele in der Kalkulation vergessen.
Sind die Löhne meiner Mitarbeiter im System für alle sichtbar?
Nein. Stundensätze und Monatslöhne sind AES-256-verschlüsselt gespeichert, und nach außen — etwa an andere Module oder Auswertungen — geht nur die Information, dass ein Satz hinterlegt ist, nicht seine Höhe. Das Lohngeheimnis bleibt gewahrt, während die Kalkulation trotzdem mit den Kosten arbeiten kann.
Wie fließt der Vollkostensatz in mein Angebot?
Die Vollkosten-Stunde ist die Basis, auf die du Reinigungsfrequenz, Leistungswerte und schließlich Wagnis und Gewinn aufschlägst. Nur so ist sichergestellt, dass jede kalkulierte Stunde auch tatsächlich alle Kosten deckt — der Beitrag zur Kalkulation zeigt, wie aus dem Kostensatz ein belastbarer Angebotspreis wird.
*Dieser Beitrag stellt allgemeine Informationen bereit und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.*
(Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung), zusammen rund ein Fünftel des Bruttolohns. Dazu die
Umlagen
U1 (Erstattung bei Krankheit), U2 (Mutterschaft) und U3 (Insolvenzgeld) sowie der Beitrag zur
Berufsgenossenschaft
, der in der Reinigung wegen der Gefahrklasse spürbar ist.
Der zweite, oft übersehene Hebel ist die produktive Zeit. Bezahlt werden rund 2.080 Stunden im Jahr — aber bezahlt heißt nicht produktiv. Urlaub (in der Gebäudereinigung tariflich großzügig), gesetzliche Feiertage und Krankheitstage sind bezahlte, aber nicht am Objekt geleistete Stunden. Real bleiben häufig nur etwa 1.600 produktive Stunden. Das bedeutet: Die Vollkosten des gesamten Jahres verteilen sich auf deutlich weniger Stunden, als du bezahlst — und die einzelne produktive Stunde wird entsprechend teurer.
Achtung: Wer mit dem reinen Bruttostundenlohn kalkuliert, unterschätzt seine Kosten je produktiver Stunde grob um die Hälfte. Bei einem Objekt mit tausenden Stunden im Jahr summiert sich dieser Denkfehler zu einem echten Verlust.
02Was es kostet, wenn du nichts tust
Hier droht kein Bußgeld — der Schaden ist betriebswirtschaftlich und dauerhaft. Diese Blöcke kommen oben auf den Bruttolohn:
Solange du die Vollkosten nicht kennst, kalkulierst du im Blindflug. Ein Objekt, das auf dem Papier Gewinn abwirft, kann in Wahrheit unter Kosten laufen — und du merkst es erst, wenn die Marge des Gesamtbetriebs nicht stimmt und niemand sagen kann, woran es liegt. Das ist teurer als jede einmalige Strafe, weil es sich Monat für Monat wiederholt.
<!-- Quellen: SV-Beitragssätze 2026 (Rentenversicherung 18,6 %, Arbeitslosenversicherung 2,6 %, Krankenversicherung 14,6 % zzgl. kassenindividueller Zusatzbeitrag, Pflegeversicherung 3,6 %; Arbeitgeberanteil grundsätzlich hälftig ⇒ rund 21 % oben auf den Bruttolohn); §1 AAG (Umlagen U1/U2), §358 SGB III (Insolvenzgeldumlage U3); §150 SGB VII (Beitrag Berufsgenossenschaft, Gefahrklasse); Ausfallzeiten aus BUrlG/Rahmentarifvertrag Gebäudereinigung (Urlaub), Feiertagen und durchschnittlichen Krankentagen — die ~1,5×-Faustregel ist ein Rechenbeispiel, kein amtlicher Wert · Stand: 2026-07-18 -->
03Die Lösung
CERTISCAN trennt sauber, was oft vermischt wird: Der Personalkosten-Rechner liefert die Zahl, das Modul Personalverwaltung hält die Daten dahinter strukturiert und sicher.
Vollkosten sichtbar machen. Der Personalkosten-Rechner setzt Bruttolohn, Arbeitgeber-Sozialabgaben, Umlagen und Ausfallzeiten zur echten Vollkosten-Stunde zusammen — die Zahl, mit der du kalkulieren solltest.
Strukturierte Personalstammdaten. Verträge mit Beschäftigungsart (Vollzeit, Minijob, Werkstudent), Wochensoll und Urlaubsanspruch bilden die Grundlage jeder Kostenrechnung.
Kostenstellen und Abteilungen. Über Kostenstellen und Abteilungen ordnest du Personalkosten dorthin zu, wo sie anfallen — die Basis, um Objekte betriebswirtschaftlich zu bewerten.
Lohngeheimnis geschützt. Stundensätze und Monatslöhne liegen AES-256-verschlüsselt; nach außen geht nur die Information, dass ein Satz hinterlegt ist, nicht die Höhe.
Das Modul rechnet die Vollkosten nicht selbst aus — das ist ehrlich so gesagt; dafür ist der Rechner da. Es sorgt aber dafür, dass die Daten, auf denen die Kalkulation aufsetzt, sauber und geschützt vorliegen. Mehr auf der Modulseite Personalverwaltung. Die konkrete Zahl ermittelst du im Personalkosten-Rechner. Wie du daraus einen tragfähigen Stundensatz machst, zeigt der Beitrag Gebäudereinigung: Kalkulation und Stundensatz.
Tipp: Kalkuliere nie mit dem Bruttostundenlohn, sondern immer mit der Vollkosten-Stunde. Erst darauf gehören Wagnis und Gewinn — sonst arbeitest du „mit Gewinn" und machst trotzdem Minus.
04So gehst du vor
Bruttolohn festlegen: Tariflicher oder vereinbarter Stundenlohn als Ausgangswert.
Arbeitgeberkosten aufschlagen: SV-Anteil, Umlagen und Berufsgenossenschaft ergänzen.
Produktive Stunden bestimmen: Bezahlte Stunden minus Urlaub, Feiertage und Krankheit.
Vollkosten-Stunde berechnen: Jahres-Vollkosten durch produktive Stunden — das ist deine Kalkulationsbasis.
Ins Angebot übernehmen: Erst auf die Vollkosten-Stunde Wagnis und Gewinn aufschlagen.