CSRD & ESG-Berichtspflicht in der Gebäudereinigung: Was nach dem Omnibus-Paket bleibt

Das Wichtigste in 30 Sekunden

Für die allermeisten Gebäudereinigungs-Betriebe besteht keine direkte CSRD-Pflicht. Seit dem EU-Omnibus-Paket ist der Kreis der berichtspflichtigen Unternehmen drastisch geschrumpft.

• Was die CSRD verlangt: Große Unternehmen müssen einen Nachhaltigkeitsbericht nach den ESRS-Standards im Lagebericht veröffentlichen – geprüft von einem Wirtschaftsprüfer.
• Die Omnibus-Reduktion: Die Richtlinie (EU) 2026/470 ist am 18. März 2026 in Kraft getreten. Seitdem gilt die CSRD nur noch für Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden UND mehr als 450 Mio. € Umsatz (beide Kriterien zusammen). Rund 90 % der ursprünglich vorgesehenen Firmen fallen damit heraus – börsennotierte KMU vollständig.
• Realität für Reinigungs-KMU: Ein Betrieb mit 20–150 Beschäftigten ist nicht direkt CSRD-pflichtig. Punkt.
• Was bleibt: der freiwillige VSME-Standard (eine schlanke Alternative für KMU) und der „Trickle-down": große Auftraggeber fragen ESG-Kennzahlen entlang ihrer Wertschöpfungskette ab – als Anforderung im Vertrag, nicht als Gesetz.

Kurz: ESG ist für Reinigungs-KMU heute kein Pflicht-Thema mehr, sondern ein freiwilliger Differenzierer – relevant, wenn ein großer Kunde danach fragt. Dieser Leitfaden erklärt, was genau gilt und wo Sie sich wirklich vorbereiten sollten.

Was die CSRD ursprünglich verlangt hat

Die CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive, Richtlinie (EU) 2022/2464) ist die europäische Vorgabe zur Nachhaltigkeitsberichterstattung. Sie regelt, dass große Unternehmen einen strukturierten Nachhaltigkeitsbericht abgeben müssen – vergleichbar und prüfbar wie eine Finanzbilanz. Wichtig zur Einordnung: Die CSRD ist eine Berichtspflicht. Sie ist etwas anderes als das Lieferkettengesetz, das Sorgfaltspflichten in der Lieferkette regelt (dazu unser eigener Leitfaden weiter unten).

Kern der ursprünglichen CSRD-Pflicht:

• Bericht nach den ESRS: Der Nachhaltigkeitsbericht folgt den European Sustainability Reporting Standards (ESRS) – ein umfangreiches Regelwerk zu Umwelt (E), Sozialem (S) und Unternehmensführung (G).
• Im Lagebericht, digital: Der Bericht ist Teil des Lageberichts und wird in einem maschinenlesbaren Format (digitales Tagging) veröffentlicht.
• Doppelte Wesentlichkeit: Berichtet wird sowohl, wie Nachhaltigkeitsthemen das Unternehmen betreffen, als auch, wie das Unternehmen auf Umwelt und Gesellschaft wirkt.
• Prüfpflicht: Der Bericht wird durch einen Wirtschaftsprüfer geprüft (zunächst mit begrenzter Prüfsicherheit / „limited assurance").

Das war – nach der ursprünglichen Fassung – ein erheblicher Aufwand. Und genau deshalb hat die EU 2026 nachgesteuert.

Wer ist betroffen – und wer nicht mehr? (Das Omnibus-Paket)

Mit dem ersten Omnibus-Paket hat die EU die CSRD deutlich entschärft. Die entscheidende Änderungsrichtlinie – Richtlinie (EU) 2026/470 – wurde am 26. Februar 2026 im EU-Amtsblatt veröffentlicht und ist am 18. März 2026 in Kraft getreten. Ihr Herzstück ist eine massiv angehobene Schwelle.

Weitere Punkte des Omnibus-Pakets:

• Die ESRS werden verschlankt: weniger und weniger relevante Datenpunkte, Vorrang für quantitative Angaben, klarere Trennung zwischen verpflichtenden und freiwilligen Angaben.
• Berichtspflichten für die „zweite Welle" wurden zeitlich verschoben.
• Nationale Umsetzung: Die EU-Mitgliedstaaten müssen die Omnibus-Änderungen bis 19. März 2027 in nationales Recht umsetzen. Deutschland hatte die ursprüngliche CSRD bis dahin ohnehin noch nicht vollständig umgesetzt – die Reduktion kommt für viele Betriebe also, bevor die alte Pflicht praktisch je gegriffen hätte.

Für einen Gebäudereinigungs-Betrieb mit 20–150 Mitarbeitenden bedeutet das eindeutig: keine direkte CSRD-Pflicht. Die 1.000-Mitarbeitenden-Schwelle liegt um ein Vielfaches über der Größe eines typischen mittelständischen Reinigungsunternehmens.

Der VSME-Standard: die schlanke, freiwillige Alternative

Damit KMU trotzdem eine einheitliche, handhabbare Sprache für Nachhaltigkeitsangaben haben, gibt es den VSME – den „Voluntary Sustainability Reporting Standard for SMEs". Er wurde von der EFRAG (dem Standardsetzer hinter den ESRS) entwickelt, und die EU-Kommission hat am 30. Juli 2025 offiziell empfohlen, ihn anzuwenden.

Der VSME ist bewusst schlank und richtet sich an nicht börsennotierte KMU und Kleinstunternehmen:

• Freiwillig: Der VSME ist ein Angebot, keine Pflicht. Niemand muss ihn anwenden.
• Modularer Aufbau: ein Basismodul (B1–B11) als Einstieg mit Mindestangaben und ein umfassendes Modul (C1–C9) für Betriebe, die tiefer gehen wollen.
• Digital gedacht: Die EFRAG arbeitet an Vorlagen und einer XBRL-Taxonomie, damit VSME-Berichte europaweit vergleichbar und maschinenlesbar werden.

Der eigentliche Clou für kleine Zulieferer ist der „Value Chain Cap": Berichtspflichtige Großunternehmen sollen von ihren KMU-Zulieferern nicht mehr Kennzahlen verlangen dürfen, als der VSME umfasst. Damit setzt die EU eine Obergrenze gegen ausufernde ESG-Fragebögen. Für einen Reinigungsbetrieb heißt das: Wenn überhaupt ein großer Kunde nachfragt, ist der VSME der Maßstab dessen, was er verlangen darf – kein 100-seitiger Konzern-Fragebogen.

Die Realität für Reinigungs-KMU: der „Trickle-down"-Effekt

Wenn Sie also nicht direkt CSRD-pflichtig sind – warum begegnet Ihnen das Thema ESG trotzdem? Wegen des Trickle-down-Effekts entlang der Wertschöpfungskette.

Ein großer Auftraggeber – etwa ein Industriekonzern, ein Klinikbetreiber oder eine Immobilien-Gesellschaft – kann sehr wohl selbst berichtspflichtig sein oder sich freiwillig ehrgeizige Nachhaltigkeitsziele gesetzt haben. Um seine eigenen Zahlen zu belegen, fragt er bei seinen Dienstleistern nach: Reinigung, Sicherheit, Catering. So landet die ESG-Frage bei Ihnen – nicht als Gesetz, sondern als Einkaufs- oder Vertragsanforderung.

Typische Situationen, in denen ein Reinigungsbetrieb mit ESG in Berührung kommt:

• Ausschreibungen: Ein Nachhaltigkeits-Fragebogen oder ein Punktekriterium „Nachhaltigkeit" ist Teil der Vergabe.
• Rahmenverträge großer Konzerne: Der Einkauf verlangt periodische ESG-/Sozial-Kennzahlen als Anlage zum Vertrag.
• Lieferanten-Selbstauskünfte: Ein Code of Conduct oder ein Nachhaltigkeits-Rating (z. B. über eine Plattform) soll ausgefüllt werden.

Zwei wichtige Einordnungen dazu, ehrlich:

• Das ist keine gesetzliche Pflicht für Sie, sondern eine Anforderung Ihres Kunden. Ob Sie sie erfüllen, ist eine geschäftliche Entscheidung – aber sie kann über einen Auftrag entscheiden.
• Der Value Chain Cap begrenzt die Fragerei. Nach dem Omnibus-Paket darf ein berichtspflichtiger Kunde grundsätzlich nicht mehr von Ihnen verlangen, als der VSME abdeckt. Überzogene Fragebögen können Sie also mit guten Argumenten auf ein vernünftiges Maß zurückführen.

Und noch eine Abgrenzung: Diese ESG-Anfragen entstehen aus der Berichterstattung (CSRD/VSME). Die Sorgfaltspflichten in der Lieferkette (Lieferkettengesetz/CSDDD) sind ein eigenes Thema, das ebenfalls durch das Omnibus-Paket entschärft wurde – das behandeln wir im Leitfaden Lieferkettengesetz (LkSG) in der Gebäudereinigung.

ESG als freiwilliger Differenzierer – wann es sich lohnt

Weil keine Pflicht besteht, sollten Sie ESG nüchtern betrachten: nicht aus Angst, sondern als möglichen Wettbewerbsvorteil. Ein belastbarer Nachhaltigkeits-Nachweis kann bei bestimmten Kunden den Unterschied machen – bei den meisten anderen ist er schlicht kein Thema.

Es lohnt sich, wenn Sie …

• … Zulieferer großer, berichtspflichtiger Konzerne sind (oder werden wollen) und dort mit Nachhaltigkeits-Fragebögen rechnen müssen;
• … an öffentlichen oder konzerninternen Ausschreibungen teilnehmen, in denen Nachhaltigkeit ein Zuschlagskriterium ist;
• … sich in einem umkämpften Markt positiv abheben wollen und ein glaubwürdiger Nachweis Ihre Seriosität unterstreicht.

Es lohnt sich (noch) nicht, wenn Sie …

• … überwiegend für kleinere, private Auftraggeber arbeiten, die nie danach fragen;
• … gerade knappe Ressourcen lieber in echte Pflichten stecken sollten – Zeiterfassung (ArbZG/Zoll), E-Rechnung (ab 2027/28) oder den Hinweisgeberschutz sind harte gesetzliche Themen mit Bußgeldrisiko, ESG dagegen nicht.

Eine deutliche Warnung zum Schluss dieses Abschnitts: Wer mit runden, unbelegten Nachhaltigkeits-Aussagen wirbt („klimaneutral", „100 % nachhaltig"), riskiert eine Abmahnung wegen Greenwashing nach § 5 UWG. Ein ehrlicher Nachweis nennt nur, was tatsächlich belegbar ist – lieber „nicht verfügbar" als eine erfundene Zahl.

Wie CERTISCAN bei freiwilligen ESG-Nachweisen unterstützt

Vorab, ehrlich und klar: CERTISCAN erstellt keinen CSRD- oder ESRS-Bericht und macht Ihren Betrieb nicht „CSRD-konform". Das brauchen Sie als Reinigungs-KMU nach heutiger Rechtslage auch gar nicht. Was CERTISCAN kann, ist etwas anderes und viel Praktischeres: einen freiwilligen, belegbaren Nachweis bereitstellen, wenn ein Auftraggeber danach fragt.

Dafür gibt es das buchbare Portal-Add-on Nachhaltigkeits-Nachweis. Es lebt am Kundenportal (kein eigener App-Bereich) und funktioniert bewusst schlicht:

• Nur echte Betriebszahlen: Der Nachweis zieht seine Kennzahlen aus dem, was Sie ohnehin im System erfassen – jeweils mit Quelle und Zeitraum. Ist eine Quelle nicht gebucht, steht ehrlich „nicht verfügbar" statt einer erfundenen Zahl.
• Greenwashing-Schutz eingebaut: Ein Wortfilter blockiert überzogene Nachhaltigkeits-Claims vor der Ausgabe, ein Disclaimer ordnet den Nachweis auf jeder Seite korrekt ein – damit Sie nicht in die § 5 UWG-Falle laufen.
• Kein CO₂-, kein CSRD-, kein ESRS-Bericht: Das Add-on liefert einen ehrlichen Betriebskennzahlen-Nachweis als PDF – als Differenzierer für den Fall, dass ein großer Kunde ihn verlangt, nicht als Pflicht-Dokument.

Ehrlich eingeordnet: Für die meisten Reinigungs-KMU ist ESG heute kein Pflicht-Kaufgrund. Der Nachhaltigkeits-Nachweis ist genau dann sinnvoll, wenn ein konkreter Auftraggeber ihn fordert. Ihre knappen Ressourcen sind sonst besser in den echten gesetzlichen Pflichten aufgehoben – einen Überblick gibt der Leitfaden Compliance-Pflichten in der Gebäudereinigung 2026.