DSGVO-Management-Tools für KMU im Vergleich: DataGuard, Proliance 360 (datenschutzexperte.de), heyData, Keyed und audatis MANAGER. Recherchierte Preise, Software vs. externer Datenschutzbeauftragter — neutral eingeordnet.
DSGVO-Management für KMU kostet 2026 zwischen rund 59 EUR/Monat (heyData Starter, bei zwei Jahren Laufzeit) und mehreren hundert Euro monatlich: Proliance/datenschutzexperte.de startet bei 125 EUR/Monat plus einmaligem Audit, Keyed kalkuliert individuell und beziffert die marktüblichen Kosten eines externen DSB in seinem Ratgeber mit ab 350 bis 800 EUR/Monat, DataGuard und audatis MANAGER bepreisen auf Anfrage. Die eigentliche Entscheidung ist aber nicht die Software, sondern das Modell: reines Tool zur Selbstverwaltung, Software plus externer Datenschutzbeauftragter (DSB) — oder beides kombiniert. Dieser Vergleich ordnet fünf Anbieter neutral ein.
Stand: Juli 2026 · Aktualisiert am 17.07.2026
Nein — die Pflichten gelten für alle, die Software nicht. Ein Kleinbetrieb mit wenigen, stabilen Verarbeitungen kann VVT, AVV-Liste und Löschkonzept auch mit sauber gepflegten Vorlagen führen. Software lohnt, sobald mehrere Systeme, Dienstleister und Standorte im Spiel sind oder regelmäßig Betroffenenanfragen eingehen — dann schlägt strukturierte Pflege mit Fristen jede Ordnerstruktur.
Reine Software (z. B. audatis MANAGER) passt, wenn intern jemand mit Datenschutz-Kompetenz die Verantwortung tragen kann und keine DSB-Pflicht besteht oder ein interner DSB benannt ist. Kombi-Angebote (heyData, Proliance, DataGuard, Keyed) lohnen, wenn die DSB-Pflicht greift und niemand im Haus die Rolle übernehmen kann oder darf — etwa wegen Interessenkonflikten bei Geschäftsführung oder IT-Leitung.
DSGVO-Pflichten hat jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet — also praktisch jedes: Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT), Auftragsverarbeitungsverträge (AVV), Informationspflichten, Betroffenenrechte, Löschkonzept, Meldeprozess für Datenpannen. Einen benannten Datenschutzbeauftragten braucht dagegen nicht jeder: In Deutschland gilt die Pflicht u. a. ab in der Regel 20 Personen, die ständig mit automatisierter Verarbeitung beschäftigt sind (§ 38 BDSG).
Daraus ergeben sich drei Modelle: Reine Software (z. B. audatis MANAGER) strukturiert VVT, TOMs und Fristen — die Verantwortung bleibt komplett im Haus. Software plus externer DSB (heyData, Proliance, DataGuard, Keyed) kombiniert das Tool mit Beratung und der benannten DSB-Rolle. Nur Beratung ohne Plattform wird seltener, weil die Dokumentation dann wieder in Word-Dateien zerfällt. Einen Einstieg in die Grundpflichten gibt der DSGVO-Leitfaden für kleine Unternehmen.
Alle Preise netto laut den offiziellen Preisseiten der Anbieter bzw. den angegebenen Quellen (Stand Juli 2026):
| Anbieter | Preis ab | Modell | Besonderheit |
|---|---|---|---|
| DataGuard | auf Anfrage | Plattform + externer DSB / Beratung | Modulare Compliance-Plattform (Datenschutz, Informationssicherheit); Preis individuell (Pläne Base/Pro/Enterprise) |
| Proliance 360 (datenschutzexperte.de) | ab 125 EUR/Monat (Basis) + 500 EUR einmaliges Audit; Software solo ab 118 EUR/Monat | Software + externer DSB | Pakete Basis/Medium/Premium mit gestaffelten Beratungsstunden |
| heyData | ab 59 EUR/Monat (Starter, jährlich, 2 Jahre Laufzeit) | Software + externer DSB | Externer DSB in allen Paketen enthalten laut Anbieter; Professional ab 99, Enterprise ab 169 EUR |
| Keyed | individuelles Angebot; marktübliche DSB-Kosten laut Keyed-Ratgeber ab 350–800 EUR/Monat | Beratung + Plattform | Preispolitik ohne zusätzliche Kosten laut Anbieter; 3 Monate Kündigungsfrist |
| audatis MANAGER | auf Anfrage (Standard/Group/Whitelabel) | Reine Datenschutz-Software | Mandantenfähig, auch für externe DSB und Unternehmensgruppen; E-Learning als zubuchbare Jahresflatrate |
<!-- Quellen: https://www.dataguard.de/ (keine öffentliche Preisliste; Preis nach Unternehmensgröße) · https://www.proliance.ai/preise (DSB Basis 125/Medium 275/Premium 450 EUR/Monat + Audit 500/1.500/2.000 EUR einmalig; Software Business 118, Enterprise 209 EUR/Monat) · https://heydata.eu/preise (Starter 59, Professional 99, Enterprise 169 EUR/Monat bei jährlicher Zahlung, 2 Jahre) · https://keyed.de/preise/ (DSMS-Software Starter ab 99 / Professional ab 299 EUR; DSB-Angebote individuell) · https://keyed.de/blog/datenschutzbeauftragter-kosten/ (marktübliche DSB-Kosten ab 350–800 EUR/Monat) · https://www.audatis-manager.de/preise/ (alle Editionen auf Anfrage) · Stand: 2026-07-17 -->
Transparenz: CERTISCAN ist Herausgeber dieses Vergleichs, aber in dieser Kategorie kein Anbieter: CERTISCAN hat kein eigenes DSGVO-Management-Modul (kein VVT-Generator, keine DSB-Dienstleistung). Preis- und Funktionsangaben zu den verglichenen Anbietern stammen von deren öffentlichen Websites (Stand: 17.07.2026) und können sich ändern — bitte vor einer Entscheidung direkt beim Anbieter prüfen.
DataGuard kombiniert eine Plattform für Datenschutz und Informationssicherheit mit Beratungs- und DSB-Leistungen und richtet sich vom KMU bis zum größeren Mittelstand. Öffentliche Listenpreise gibt es nicht; die Pläne Base, Pro und Enterprise unterscheiden sich nach Funktionsumfang und Support-Level, der Preis wird individuell angeboten.
Proliance (Marke datenschutzexperte.de) veröffentlicht seine Preise vergleichsweise transparent: Externer DSB inklusive Software ab 125 EUR/Monat (Basis) mit einmaligem Erst-Audit ab 500 EUR; die Pakete Medium (275 EUR) und Premium (450 EUR) enthalten mehr Zugänge, Beratungsstunden und kürzere Reaktionszeiten. Die Software Proliance 360 ist auch solo buchbar (Business 118 EUR/Monat).
heyData bündelt Software, externen DSB, Erst-Audit und Schulungen ab 59 EUR/Monat (Starter) — allerdings bei jährlicher Zahlung und zwei Jahren Vertragslaufzeit; der finale Preis richtet sich laut Anbieter nach Unternehmensgröße. Professional (ab 99 EUR) ergänzt Schulungen und schnelleren Rechtssupport, Enterprise (ab 169 EUR) u. a. Lieferanten-Risikomanagement.
Keyed positioniert sich als Beratungshaus mit Plattform und kalkuliert das DSB-Angebot individuell; als marktübliche Größenordnung nennt der eigene Ratgeber ab 350 bis 800 EUR/Monat je nach Unternehmensgröße. Der Anbieter wirbt mit einer Preispolitik ohne zusätzliche Kosten und drei Monaten Kündigungsfrist.
Der audatis MANAGER ist Datenschutz-Software ohne gebündelte DSB-Dienstleistung: VVT, TOMs, Risikomanagement, Datenschutz-Folgenabschätzung, Auditmanagement und E-Learning (als Jahresflatrate zubuchbar), mandantenfähig auch für Unternehmensgruppen und externe DSB. Preise nennt der Anbieter für alle Editionen auf Anfrage. Passend für Betriebe, die intern Kompetenz haben und nur Struktur brauchen.
Tipp: Klären Sie zuerst Ihren tatsächlichen Pflichtenstatus, dann das Budget: Der DSB-Pflicht-Check zeigt in zwei Minuten, ob Sie einen Datenschutzbeauftragten benennen müssen, der Löschfristen-Rechner liefert die Fristen für Ihr Löschkonzept — und der DSGVO-Bußgeldrechner macht das Risiko der Untätigkeit greifbar.
Achtung: DSGVO-Software erzeugt Dokumente — Konformität erzeugt sie nicht. Ein VVT, das nach dem Onboarding nie wieder angefasst wird, ist bei der ersten Anfrage der Aufsichtsbehörde wertlos, und ein Löschkonzept ohne technische Umsetzung in den Fachsystemen bleibt Papier. Planen Sie neben den Lizenzkosten feste interne Zuständigkeit ein (wer pflegt VVT, AVV-Liste und Löschläufe?), sonst kaufen Sie einen Dokumentenfriedhof im Abo.
Ehrlicherweise: CERTISCAN ist kein DSGVO-Management-Tool und tritt in diesem Vergleich nicht an. Relevant ist die Plattform an anderer Stelle — als eines der Fachsysteme, die ein Datenschutzkonzept abdecken muss: CERTISCAN wird in Deutschland gehostet (Hetzner), verschlüsselt sensible Personal- und Falldaten mit AES-256, protokolliert sicherheitsrelevante Aktionen revisionssicher und bringt Lösch- und Aufbewahrungskonzepte für die verarbeiteten Daten mit. Wer zusätzlich eine interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz braucht — Pflicht ab 50 Mitarbeitern —, findet diese im HinSchG-Modul; das ist ein eigenes Compliance-Thema neben dem Datenschutz, mit eigener Vertraulichkeitslogik.
In der Regel, wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (§ 38 BDSG) — dazu zählt schon die tägliche Arbeit mit CRM, HR- oder Kassensystemen. Unabhängig von der Kopfzahl gilt die Pflicht u. a. bei umfangreicher Verarbeitung besonderer Datenkategorien oder bei Verarbeitungen, die eine Datenschutz-Folgenabschätzung erfordern.
Nur teilweise: Die Tools liefern Struktur, Vorlagen und branchentypische Verarbeitungstätigkeiten zum Anpassen — welche Prozesse und Systeme Ihr Betrieb tatsächlich nutzt, müssen Sie selbst eintragen und aktuell halten. Gute Software erinnert an Reviews und fragt Änderungen (neue Tools, neue Dienstleister) aktiv ab; die inhaltliche Verantwortung nach Art. 30 DSGVO bleibt beim Unternehmen.
Eine doppelte: Erstens brauchen Sie mit jedem SaaS-Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO). Zweitens gilt bei Anbietern mit Datenverarbeitung außerhalb der EU das Drittlandtransfer-Regime (Art. 44 ff.) mit zusätzlichen Garantien wie Standardvertragsklauseln. EU- oder Deutschland-Hosting vereinfacht die Prüfung erheblich — es ersetzt aber weder AVV noch die Prüfung von Subdienstleistern.
Dieser Beitrag stellt allgemeine Informationen bereit und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.